Migratie van SAP On-Premise naar SAP SuccessFactors: ervaar de kracht van cloudgebaseerde hr-transformatie

In de digitale wereld van vandaag zijn bedrijven voortdurend op zoek naar nieuwe manieren om efficiënter te werken en te groeien. Een belangrijke verandering op dat vlak is dat de ondersteuning voor lokale SAP HCM-systemen in 2027 stopt. Dat wil zeggen dat bedrijven hun bestaande systemen voor het zover is naar de cloud moeten verhuizen. Sommige bedrijven zijn met dat proces al gestart. Wie die stap nog niet heeft gezet, moet beseffen dat te lang wachten kan leiden tot problemen, zoals tekort aan middelen of hogere kosten.

Bedrijven wegen momenteel dus hun opties af en kijken naar nieuwe technologieën, zoals cloudgebaseerde oplossingen. SAP adviseert ERP HCM-klanten om over te stappen naar SAP SuccessFactors. Ook is het tijd om te bekijken hoe hun huidige SAP HCM-systeem past in de IT-strategie van het bedrijf, ook wat betreft kosten, hardware en onderhoud. En ze moeten nagaan of de hr- en payrollsystemen klaar zijn voor transitie.

De tijd begint te dringen: bedrijven moeten binnenkort beslissen welke migratiestrategie ze gaan kiezen voor hun lokale SAP HCM. Dat lijkt misschien een hele klus, maar geen zorgen: we vertellen je alles wat je moet weten en stippen enkele belangrijke punten aan waar je bij de migratie rekening mee moet houden.

Migratie naar SAP SuccessFactors kan bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. SAP SuccessFactors en SAP SuccessFactors Employee Central Payroll bieden tal van voordelen, met functies zoals realtime loonverwerking, automatisering, duidelijker zicht op payrollkosten en compliancemanagement, gestroomlijnde belastingaangiftes en verbeterde selfservicefuncties voor medewerkers. Door over te stappen van SAP On-Premise naar SAP SuccessFactors Payroll spaar je niet alleen tijd en geld, het biedt je ook een beter zicht op de zaak, meer nauwkeurigheid, een betere compliance en verbeterde selfservicefuncties voor medewerkers.

• SAP SuccessFactors Core HR: één betrouwbaar, consistent registratiesysteem voor alle persoonsgerelateerde gegevens.
• SAP SuccessFactors Time Tracking: verhoogde gegevensnauwkeurigheid voor per uur betaalde medewerkers, waarmee je medewerkers kunt geven wat ze willen: een simpele, nauwkeurige, individuele urenstaat.
• Employee Central Payroll (ECP): krijg alle payrollaspecten efficiënt verwerkt dankzij een uitgebreide waaier van functies, een geweldige gebruikservaring en mobiele mogelijkheden.

Voor de migratie van SAP On-Premise hebben bedrijven twee opties:

1. h4S4, de tussenstap: 

Overschakelen naar h4S4 kan dienen als overgangsfase. Maar vergeet niet dat het geen langetermijnoplossing is. Je moet het echt zien als tussenstap naar het cloudgebaseerde SAP SuccessFactors-platform.

2. ECP, de eindbestemming: 

De echte oplossing is het verhuizen van het traditionele, lokale SAP ERP HCM naar het moderne, cloudgebaseerde SAP SuccessFactors-platform. Met die stap garandeer je op lange termijn de schaalbaarheid, flexibiliteit en toekomstbestendigheid van je hr-processen.

“Het onderhoud van lokale SAP HCM-systemen stopt in 2027 (verlengd onderhoud tot 2030). Maar SAP S/4HANA-compatibiliteitspakketten (H4S4) worden slechts ondersteund tot december 2025. 

Dat verkort de break-even-periode en maakt dat het geen realistische optie is. De migratie van lokaal naar de cloud is essentieel om je systeem live, up-to-date en veilig te houden. 

Steeds meer bedrijven zetten de stap naar cloudgebaseerde systemen, en dus is het belangrijk te begrijpen hoe de migratie van oudere systemen naar de cloud in elkaar zit.” - Jeroen Wielens, Global Product Manager SAP Payroll

Nu bedrijven steeds meer de voordelen inzien van het verhuizen van hun processen naar de cloud, is het cruciaal dat ze een goed zicht hebben op wat de migratie naar SAP SuccessFactors inhoudt. Om een succesvolle transitie te garanderen, moeten organisaties het volgende doen:

• Start met plannen: tijdig een planning opstellen is cruciaal voor een vlotte transitie. Check de verschillende cloudproviders, ga na wat je behoeften zijn en kies de juiste leverancier die je kan helpen bij het uitwerken van een solide migratieplan.
• Maak je huiswerk: de ene cloudprovider is de andere niet. Vergelijk functies, prijzen en mogelijkheden om de leverancier te selecteren die het best beantwoordt aan de vereisten van je organisatie. Check of die goed weet wat jouw precieze behoeften zijn en kan zorgen voor een naadloze transitie.
• Communiceer met je team: goed communiceren met je team is essentieel voor een succesvolle cloudmigratie. Met de hulp van een expert ter zake zorg je ervoor dat alle stakeholders binnen het bedrijf mee zijn met het plan en dat de transitie naar de cloud succesvol is. Dankzij goede communicatie blijft iedereen ook op de hoogte van de vorderingen, en het helpt bij het nemen van belangrijke beslissingen tijdens het hele proces.

Steeds meer bedrijven kiezen voor migratie naar de cloud. Essentieel daarbij is dat alle cruciale hr-functies geïntegreerd worden.

Waarom overstappen naar Employee Central Payroll?

Twijfel je nog waarom je zou kiezen voor Employee Central Payroll? Dit zijn 3 belangrijke voordelen: 

1. Laat je investeringen in SAP Payroll niet verloren gaan
   •  Oplossingen voor kortetermijnbehoeften zonder grote veranderingen 
   • Reeds gedane payrollinvesteringen gaan niet verloren
   • Loonberekeningen en -configuraties overdoen hoeft niet meer
   •  Maak optimaal gebruik van de mogelijkheid om bestaande gegevens te migreren, medewerkersgegevens en payrollresultaten bijvoorbeeld
2. Lagere Total Cost of Ownership (TCO) op lange termijn 
   • Eenvoudige upgrades die weinig kosten 
   • Lagere kosten voor veranderingsbeheer (geen fysieke infrastructuur nodig)
   • Lagere technische (basis)kosten omdat minder onderhoud nodig is
   • Verbeterde integratie met Employee Central (minder onderhoud, betere systeemprestaties)
3. Maak je systeem futureproof en eenvoudiger
   • Blijf mee met de nieuwste ontwikkelingen, dankzij innovaties tweemaal per jaar 
   • Eigen payrolllandschap dat je naar wens kunt updaten 
   • Geen tijdslimieten
   • Herbekijk oude processen en ga voor standaardisering, verbetering en automatisering 
   • Doe je voordeel met modernere tools, zoals Payroll Control Center 
   • Maak komaf met dure, onnodige aanpassingen

Daarnaast moeten bedrijven bekijken welke aanpassingen en standaardisering nodig zijn voor de migratie. Als je een gedetailleerde studie maakt van bestaande personalisaties van het oude systeem en nagaat of je die kunt vervangen door Employee Central-functies, kun je onnodige aanpassingen en duur bijkomend werk voorkomen.

Met het oog op een vlotte transitie en continue ondersteuning kunnen bedrijven ervoor kiezen de clouddiensten te laten beheren door een partner (= Partner-Managed Cloud services, PMC). Die partner is een leverancier aan wie bedrijven bepaalde bedrijfsprocessen kunnen uitbesteden (BPO, Business Process Outsourcing). In dit geval gaat het om verschillende hr-functies, waaronder payroll, financiën, belastingen en rekrutering. Cloudoplossingen van partners, zoals die van SD Worx, bieden flexibiliteit, schaalbaarheid en uitgebreide payrollexpertise binnen een infrastructuur op hyperschaal.

De migratie van een lokale SAP-oplossing naar SAP SuccessFactors is een cruciale stap voor bedrijven die hun transformatie naar gedigitaliseerde hr-processen willen versnellen. Door de voordelen van cloudgebaseerde oplossingen optimaal te benutten, kunnen organisaties hun hr-processen stroomlijnen, de gegevensnauwkeurigheid verbeteren en hun activiteiten futureproofen. Met een zorgvuldig plan, een deskundige partner en een precies uitgerolde migratiestrategie kunnen ze alle vruchten van SAP SuccessFactors plukken en hun hr-activiteiten een efficiëntere, meer wendbare toekomst tegemoet sturen.

Advies- en implementatiediensten: 

Vertrouw op SD Worx, je deskundige partner voor alles wat met hr-technologie te maken heeft. Wij bieden uitgebreide advies- en implementatiediensten waarmee je je hr-investeringen optimaliseert: we helpen bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, gegevensconversie en -migratie, programmering op maat, bepalen van gebruikersconcepten en testen en validatie.

Applicatiebeheerdiensten: 

SD Worx, jouw hr-partner, levert applicatiebeheerdiensten, voor een vlot verloop van de bedrijfsprocessen en maximale efficiëntie van het hr-systeem. Tot de standaard applicatiebeheerdiensten behoren proactieve monitoring, transportbeheer, EWA-analyse (applicatiespecifieke en software-updatecontroles) en meer. Aanvullende beheerdiensten zijn functionele ondersteuning, onderhoud van op maat geschreven programmering, onderhoudsdiensten, precies afregelen van applicatieprestaties en onderhoud van gebruikersrollen en -profielen. 

Aanvullende technische diensten (niet-terugkerend):

We bieden ook aanvullende applicatiebeheerdiensten om alles vlot te laten verlopen. Het gaat dan om functionele ondersteuning, onderhoud van op maat geschreven programmering, onderhoudsdiensten, precies afregelen van applicatieprestaties en onderhoud van gebruikersrollen en -profielen. Wij helpen je de efficiëntie van je hr-systeem te optimaliseren.