Het niet-naleven van de regels is vaak te wijten aan menselijke fouten die zelfs je zorgvuldigste medewerkers kunnen maken. Mensen maken nu eenmaal fouten tussen alle taken door: betaalbewijzen verzamelen, je proberen te herinneren wie er met jou aan tafel zat en verschillende onkosten tegelijkertijd ingeven.
Heel wat fouten kunnen worden vermeden met een mobiele app waarmee je onkosten op het moment zelf kunt registreren. Dat kan heel eenvoudig: neem een foto van de rekening van het diner en voeg de tafelgasten toe tijdens je taxirit naar het hotel. En klaar!
Met de geautomatiseerde goedkeuring op basis van uitgavencategorieën en -limieten en de digitale meldingen krijgen je medewerkers bijna onmiddellijk feedback of wat ze registreren in lijn ligt met het beleid. Dit maakt het leven van je zakenreizigers én van zij die dit moeten controleren zo veel eenvoudiger.
Tot slot: is een tool met een voorafgaande goedkeuring nu niet het beste wat er bestaat? Op die manier zorg je ervoor dat de regels en het beleid duidelijk zijn en bespaar je kosten.
De reisplannen van je medewerkers worden automatisch goedgekeurd als ze binnen het voorziene budget vallen. Dat betekent dus dat ze nu kunnen profiteren van die speciale Eurostar-prijs en niet moeten wachten tot later om dan de volle pot moeten betalen. Je krijgt meer controle over de uitgaven, zonder te moeten inboeten op de kwaliteit van het reizen. Een win-winsituatie.