5 stappen naar impactvolle HR-analyses en -rapporten

Stel op basis van de algemene doelen en key performance indicators (KPI's) van je onderneming de HR-metrics voor die deze KPI's het meest zullen beïnvloeden. Afhankelijk van je KPI's kunnen verschillende maatstaven verschillende dingen meten. Enkele voorbeelden:

• Verzuim kan worden gebruikt om de productiviteit te meten of inzicht te bieden in de algehele gezondheid en/of de tevredenheid van werknemers.
• Data over personeelsverloop kunnen worden gebruikt om een plan op te stellen om de kwaliteit van aanwervingen te verbeteren of om hiaten in de werknemersbeleving op te sporen die ertoe leiden dat mensen vertrekken.
• Personeelskosten, de productiviteit van het personeel en de tijdsbesteding van werknemers kunnen aangeven hoe doeltreffend je bedrijf is in het genereren van omzet door werknemers.
• De efficiëntie van talentmanagement kan worden geëvalueerd door analyse van prestatieverbetering, testscores en opwaartse overstappen in de functies van je werknemers binnen je bedrijf na het bieden van opleidingsmogelijkheden.
• Data over personeelsplanning en capaciteit kunnen helpen bij het vaststellen van de afwezigheid van een specifieke vaardigheid om een nieuw type job in te vullen of het gebrek aan gekwalificeerde werknemers voor bijvoorbeeld leidinggevende functies. 
• Data over diversiteit en inclusie kunnen je niet alleen helpen om je aanwervingsstrategie te verfijnen, maar kunnen je ook informeren over de doeltreffendheid van je reputatie als werkgever.

Niet elke HR-metric moet met dezelfde frequentie worden opgevolgd. Bepaal vooraf zorgvuldig de frequentie van rapportering om onder- of overanalyse te voorkomen. Aspecten die op korte termijn een impact hebben op je activiteiten (zoals verzuim, productiviteit en tijdsbesteding van personeel, of personeelsplanning en -capaciteit) kunnen beter wekelijks of maandelijks worden gerapporteerd. Voor ontwikkelingen op de lange termijn kan het beter zijn om per kwartaal of zelfs jaarlijks te rapporteren, zoals opleiding en talentontwikkeling, personeelskosten, personeelswelzijn en personeelsverloop.

Gebruiksvriendelijke visualisatie is essentieel bij de rapportering van HR analytics. Verschillende tools en platforms kunnen je helpen dit proces te standaardiseren door je gegevens te presenteren met behulp van statische en dynamische boordtabellen, grafieken, diagrammen en andere visuele elementen. Het is echter belangrijk om de juiste balans te vinden tussen aangepaste en gestandaardiseerde rapportering. De mogelijkheid om ad-hocrapporten aan te maken, kan immers handig zijn om inzicht te verschaffen in specifieke gevallen.

In HR analytics worden rapporten momenteel meestal op een beschrijvende, diagnostische of voorspellende manier gebruikt. Om van dit soort rapportering over te gaan naar besluitvorming en actie, is het essentieel dat je je analytics vergelijkt met gestandaardiseerde gegevens van andere bedrijven in je sector. Je moet de gegevens ook vergelijken met je eigen nulmetingen en/of je eigen interne benchmarks (bv. tussen afdelingen, vergelijken met historische gegevens). Dit is een krachtige methode om best practices te onthullen en gebieden voor voortdurende verbetering vast te stellen.

Afhankelijk van de beschikbare technologie kun je er ook voor kiezen om simulatieve of prescriptieve rapporten te gebruiken, waarbij de aanbevolen acties automatisch voor je worden gegenereerd.

De return on investment van HR en people analytics aantonen is de sleutel om de leidinggevenden in je bedrijf te overtuigen van de voordelen op lange termijn. Zorg ervoor dat je communiceert hoe de analytics aansluiten bij de doelen en doelstellingen die het bedrijf in zijn geheel ten goede komen, zoals het verbeteren van talentwerving en personeelsbehoud, het verhogen van de productiviteit, het ontdekken van lacunes in vaardigheden, enz.

Bovendien kan de interne communicatie van deze resultaten ook helpen om het engagement van werknemers te vergroten en te behouden. Want door te laten zien hoe hun gegevens en feedback worden gebruikt in het voordeel van iedereen, geef je hun motivatie misschien wel een boost. Bovendien kan het gebruik van data om een verhaal te vertellen en te visualiseren bijdragen aan de effectiviteit van je communicatie.