Internationale tewerkstelling: de aandachtspunten bij dienstreizen binnen de EU

"Mijn werknemer werkt niet internationaal. Hij gaat af en toe naar het buitenland voor een vergadering, een beurs of een klantenbezoek." Deze uitspraak krijgen we regelmatig te horen. Toch klopt ze juridisch gezien niet helemaal.

Alles wat een werknemer doet in dienst van de werkgever, wordt beschouwd als arbeid. Zodra die werkzaamheden over de landsgrenzen heen plaatsvinden, is er sprake van internationale tewerkstelling, ook wanneer het slechts om een korte buitenlandse dienstreis gaat.

Veel werkgevers associëren internationale tewerkstelling met langdurige buitenlandse opdrachten, of werknemers die permanent en structureel in meerdere landen actief zijn. Maar ook een dag op een beurs in Duitsland of een meeting in Frankrijk kan aanleiding geven tot bepaalde verplichtingen.

de aanvraag van een A1-document. Dit document bewijst in welk land een werknemer sociaal verzekerd is.

De RSZ zegt zelf: “Om als Belgische werkgever een werknemer te laten werken in het buitenland, heeft u bepaalde attesten nodig, zoals een A1-attest of een Certificate of Coverage, een zogenaamd 'attesten betreffende de toepasselijke wetgeving'.”

Bron: Werken in het buitenland – Werkgevers (A1-attest of Certificate of Coverage) - Sociale zekerheid

Bij een controle door een buitenlandse inspectiedienst kan de werknemer hiermee aantonen dat hij niet illegaal of zonder sociale dekking aan het werk is. We merken zelfs dat sommige ondernemingen controleren of bezoekers over een geldig A1-document beschikken voordat zij toegang geven tot hun vestiging.

Momenteel zijn er geen vrijstellingen op de A1-verplichting. Voor elke dag tewerkstelling in het buitenland moet dit in principe aangevraagd worden.

De aanvraag van het A1-document is een verplichting van de werkgever, en gebeurt via een online toepassing van de Belgische RSZ. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen twee types:

• Gelijktijdige tewerkstelling: van toepassing als een werknemer op structurele basis in meerdere landen werkt. Het gaat daarbij niet noodzakelijk om wekelijkse buitenlandse prestaties, regelmatige prestaties in een specifiek land volstaan. Een A1-document voor gelijktijdige tewerkstelling wordt door de RSZ afgeleverd voor 12 maanden, en is onbeperkt verlengbaar.
• Detachering: van toepassing wanneer een werknemer tijdelijk en eerder ad hoc werkzaamheden verricht in een ander land. Typische voorbeelden zijn een eenmalige opdracht, project of dienstreis. Het A1-document wordt dan enkel afgeleverd per afzonderlijke dienstreis.

In theorie klinkt het onderscheid logisch, toch is het in de praktijk niet altijd gemakkelijk te maken. Neem bijvoorbeeld een werknemer die drie keer per jaar voor één dag naar Nederland reist. Is dat een structurele activiteit, of eerder een occasionele verplaatsing?

In de praktijk wordt ervan uitgegaan dat als een werknemer minstens 5% van zijn activiteiten in een bepaald land verricht, het om structurele activiteiten gaat. Dit wordt steeds beoordeeld per periode van 12 maanden.

Enkele praktische voorbeelden:

• Een werknemer reist vier keer per jaar gedurende drie dagen naar Duitsland. Dit komt neer op ongeveer 5% van zijn arbeidstijd, de activiteiten worden dan ook als structureel beschouwd. Er kan een A1-document voor gelijktijdige tewerkstelling worden aangevraagd.
• Een werknemer reist één keer per jaar voor drie dagen naar Duitsland, één keer per jaar voor vijf dagen naar Polen en één keer per jaar voor twee dagen naar Denemarken. Er is geen structurele aanwezigheid in een land buiten België. Voor elke afzonderlijke reis zal dan ook een A1-document voor detachering aangevraagd moeten worden.
• Een werknemer reist maandelijks voor twee dagen naar Frankrijk. Daarnaast reist hij één keer per jaar voor een week naar Spanje. Aangezien de tewerkstelling in Frankrijk structureel is, kan hiervoor een A1 gelijktijdige tewerkstelling aangevraagd worden. De opdracht in Spanje is occasioneel, hiervoor zal een apart A1-document voor detachering aangevraagd moeten worden.

Bij de aanvraag van een A1-document maak je steeds een inschatting van de activiteiten tijdens de komende 12 maanden.

De werkelijkheid kan uiteraard anders verlopen: een werknemer kan uiteindelijk meer of minder reizen dan initieel voorzien. Dit vormt op zich geen probleem. De RSZ zal er geen probleem van maken als achteraf zou blijken dat bepaalde voorziene buitenlandse prestaties uiteindelijk toch niet hebben plaatsgevonden.

Maak jaarlijks een overzicht van werknemers die naar verwachting regelmatig in meerdere landen actief zullen zijn. Voor deze groep kunnen de A1-documenten voor gelijktijdige tewerkstelling dan meteen aangevraagd worden. Op die manier ben je meteen in orde voor de rest van het jaar, en hoef je enkel nog de occasionele buitenlandse opdrachten afzonderlijk op te volgen.

Naast de verplichting om over een A1-document te beschikken, gelden in veel landen nog bijkomende formaliteiten. Het gaat daarbij meestal over een meldplicht voorafgaand aan de werkzaamheden, de aanstelling van een verbindingspersoon, en de verplichting om bepaalde documenten te kunnen voorleggen.

De invulling van deze verplichtingen kan verschillen van land tot land. Hoewel voor korte dienstreizen vaak uitzonderingen bestaan, is het toch aangewezen om dit vooraf na te kijken.

Landen als Frankrijk en het Groot-Hertogdom Luxemburg staan ervoor bekend om hoge administratieve boetes op te leggen wanneer verplichte formaliteiten niet tijdig worden vervuld.

Internationale dienstreizen zijn vandaag een vast onderdeel van de bedrijfsrealiteit. Toch wordt vaak onderschat dat ook korte buitenlandse opdrachten juridische en administratieve gevolgen kunnen hebben.

Door tijdig na te gaan welke formaliteiten van toepassing zijn en proactief A1-documenten aan te vragen, vermijd je onaangename verrassingen tijdens een controle. Zo kunnen je werknemers met een gerust gevoel de grens oversteken.