Waarom verzuimrapporten een must zijn voor je bedrijf

Weet je hoe gezond je organisatie werkelijk is? Om die vraag te beantwoorden, kijken de meeste bedrijven vooral naar kortstondig ziekteverzuim. De kosten van zo’n korte afwezigheid springen meteen in het oog. Maar de jongste jaren komen andere vormen van verzuim – zoals langdurige afwezigheden door stress of een burn-out – almaar meer onder de aandacht. En daarvan zijn de impact en oorzaken minder evident.

Verzuimcijfers opvolgen en correct interpreteren, is dan ook geen sinecure. Waarom zou je als bedrijf de moeite doen? Het antwoord is simpel: verzuim opvolgen betekent zoveel als verzuim voorkomen, wat dan weer je kosten doet dalen. En of ik die stelling ook kan hardmaken!

De financiële impact van verzuim

 

Maar liefst 972,51 euro per medewerker. Dat was in 2016 de gemiddelde jaarlijkse kost van alleen al het gewaarborgd loon bij afwezigheid door ziekte. En dat is maar het topje van de ijsberg. Ziekteverzuim brengt nog veel andere directe kosten met zich mee. Denk aan werkgeversbijdragen, pensioenbijdragen, bonussen en private ziekteverzekeringen.

Aan die lijst moet je ook een rits indirecte kosten toevoegen voor vervanging en opvolging:

• Wordt de afwezige intern vervangen, dan is de kans groot dat zijn of haar collega’s dure overuren moeten draaien of bijkomende opleidingen nodig hebben.
• Een externe vervanging betekent dan weer extra kosten voor interims, aanwervingen en opleidingen.
• Verder draait de personeelsdienst op volle toeren om ziektebriefjes op te volgen, verzuimgesprekken te organiseren enzovoort. Ook de kost van die extra administratieve en hr-gerelateerde taken is niet te onderschatten.

Verzuim heeft ook een niet-meetbare impact. Door afwezigheden neemt de werkdruk voor de overgebleven medewerkers toe en loeren fouten om de hoek. Het gevolg: de kwaliteit van je dienstverlening deelt in de klappen, waardoor ook de tevredenheid van je klanten een deuk krijgt. In bedrijven met relatief hoge verzuimcijfers is er bovendien een verhoogde kans dat andere medewerkers ook uitvallen of hun motivatie en betrokkenheid verliezen. Met mogelijk nog meer verzuim als gevolg.

Het verzuimrapport als basis voor concrete actie

Zo’n sneeuwbaleffect voorkomen vergt concrete acties om het verzuim binnen je organisatie in te perken. Relevante ziekte-indicatoren verzamelen in een verzuimrapport is een goede eerste stap om te achterhalen hoe en voor wie je initiatieven op poten moet zetten. Een overzicht:

1. Het ziekteverzuimpercentage

Het ziekteverzuimpercentage – het aandeel verzuimdagen in het totale aantal te werken dagen – is een relatief makkelijk op te volgen indicator. Het geeft een algemeen signaal over de gezondheid van je organisatie. Verder verfijnen kan door de duur van het verzuim te analyseren:

• kort ziekteverzuim – minder dan een maand;
• lang ziekteverzuim – meer dan een maand, minder dan een jaar;
• het totale ziekteverzuim – alle ziekteperiodes van minder dan een jaar.

2. Het percentage verzuimers

Verzuimers zijn medewerkers die minimum één dag afwezig zijn door ziekte. Door deze indicator op te volgen, ontdek je de schaal van de verzuimproblematiek. Om een genuanceerd beeld te verkrijgen, loont het om dit percentage ook op te splitsen volgens de duur van het verzuim.

3. De Bradfordfactor

Met de Bradfordfactor neem je verzuim op individueel niveau onder de loep. Het geeft een inschatting van de mate waarin de afwezigheid van een medewerker hinder veroorzaakt op de werkvloer. Daarvoor wordt het aantal ziektedagen afgewogen tegenover de ziektefrequentie. Die laatste indicator weegt het zwaarst door in de berekening: want hoe frequenter een medewerker uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt om de afwezigheid op te vangen.

Op naar een gericht verzuimbeleid

De volgende stap: weeg deze ziekte-indicatoren af tegenover parameters zoals leeftijd, anciënniteit, geslacht, statuut, werkregime en afdeling. Zo dient het cijfermateriaal als een handige graadmeter voor de gezondheid van je bedrijf. Wel is het opletten geblazen voor overhaaste conclusies of foutieve verbanden.

Koppel je verzuimrapport dus aan verder kwalitatief onderzoek – een contextanalyse, verzuimgesprekken – om de mogelijke oorzaken met zekerheid bloot te leggen. Voorbeelden zijn:

• de bedrijfscultuur in bepaalde afdelingen;
• de management- en communicatiestijl van leidinggevenden;
• de organisatie van het werk en de werkmethodes;
• de individuele werklast;
• bedrijfsgebonden obstakels voor bepaalde medewerkersgroepen;
• de emotionele, fysieke of mentale gezondheid van medewerkers.

Op basis van deze afweging weet je precies waar de verzuimproblematiek het meest prangend is binnen je bedrijf. Dat vormt het vertrekpunt om een gerichter verzuimbeleid op te stellen, met actiepunten voor specifieke medewerkersgroepen, afdelingen enzovoort. Deze oefening periodiek herhalen, is vervolgens de boodschap. Zo breng je de evolutie in kaart en kun je nagaan of je beleid het verzuim ook effectief doet dalen.

Aanvullende externe benchmarking

Naast je eigen cijfermateriaal kun je ook veel opsteken van een externe benchmarking. SD Worx beschikt daarvoor over een grote hoeveelheid data omtrent verzuim in België. En dat voor verschillende parameters zoals sector, bedrijfsgrootte, geslacht, leeftijd, anciënniteit enzovoort. Op basis van die inzichten kun je nagaan of het verzuim binnen je organisatie bijvoorbeeld relatief hoog of laag ligt, en gericht op zoek gaan naar mogelijke oorzaken.