VF Europe zet in op slimme oplossingen voor korte afwezigheden en re-integratie

VF Europe, bekend van merken als Vans, Eastpak, The North Face en Timberland, pakt ziekteverzuim en re-integratie doelgericht aan in zijn Europese distributiecentrum. In een logistieke omgeving met sterke piekperiodes zet het bedrijf in op een combinatie van nauwgezette opvolging en flexibiliteit van vaste en uitzendkrachten om continuïteit te garanderen. Door dagelijkse monitoring van aanwezigheid en performantie, aangevuld met individuele zorggesprekken, slaagt VF Europe erin zowel onverwachte afwezigheden te beperken als de motivatie van medewerkers te versterken. Tegelijk creëert het bedrijf concrete perspectieven via 40 specifieke werkposten voor aangepast werk, gericht op re-integratie en op het langer inzetten van ervaren medewerkers. Die geïntegreerde aanpak, dankzij een nauwe samenwerking tussen HR en operations, vormt volgens VF Europe de sleutel tot duurzame inzetbaarheid op de werkvloer.

De percentages voor kort en middellang verzuim geven aan welk deel van de te werken dagen verloren ging door ziekte: per 100 te werken dagen waren dat 2,87 dagen kort verzuim en 2,86 dagen middellang verzuim. De percentages bij de verzuimers geven aan welk deel van de werknemers in september minstens één keer afwezig was wegens dat type verzuim. Zo was 13,91% van de werknemers afwezig wegens kort verzuim, tegenover 15,73% in september vorig jaar.

VF Europe beheert de Europese distributie en merkontwikkeling van bekende lifestylemerken zoals Vans, Eastpak, The North Face en Timberland. Vanuit het distributiecentra in Sint-Niklaas coördineren de medewerkers de volledige distributie voor de Europese markt. Zo maken ze vanuit het centrale distributiepunt in Sint-Niklaas dagelijks duizenden producten verzendklaar, een logistieke uitdaging van formaat, gedragen door een nauwe samenwerking tussen HR en Operations. 

Debby Janssens, Senior Manager, Human Resources Belgium en Alain Van Peteghem, Operational Director bij VF Europe, expert in de logistiek, geven tekst en uitleg bij de uitdagingen en aanpak qua staffing en zoomen in op hun best practices:  “Onze sector van logistiek voor mode kenmerkt zich door twee grote piekmomenten: van januari tot maart voor de zomercollectie en van juli tot oktober voor de winterkleding. Hierdoor is er een wisselende behoefte aan tijdelijke magazijnmedewerkers zoals orderpickers. Om die reden werken we met 250 vaste werknemers tot 200 uitzendkrachten met hoofdzakelijk weekcontracten in piekperiodes. In 2019 hebben we het ‘long term contract’ in het leven geroepen: dit is een zes maanden uitzendcontract en meteen meer werkzekerheid voor wie een uitmuntende evaluatie krijgt, op het eind van elk seizoen. Het kan ook een springplank zijn naar een vaste job. Iedereen krijgt bij ons alle kansen op basis van drie parameters: aanwezigheid, performantie en attitude”.

Alain duidt op het belang voor ziekteverzuim: “Een nauwgezette opvolging is key bij ziekteverzuim. Meten is weten. Onze First Line Managers sturen op zowel prestaties als attitude, terwijl HR en ik de aan- en afwezigheden nauw opvolgen, zodat we een consequent beleid hanteren dat breed gedragen wordt binnen de verschillende afdelingen. Ook bij onze uitzendpartner: via periodieke opvolgmomenten via de maatwerkapplicatie Aplyq van SD Worx Jobs houden we de communicatielijnen kort.

We houden steeds de output voor onze klanten en brands voor ogen en willen vermijden dat onverwachte afwezigheden dit verstoren. De opvolging van het team gebeurt daarom dagelijks, zowel van vaste medewerkers als van uitzendkrachten. Daarnaast investeren we bewust in individuele functionerings– en zorggesprekken met de werknemers.  Deze gesprekken versterken de motivatie en dragen bij aan een daling van zowel de onwettige afwezigheden als het totale aantal afwezigheden. 

Een bijkomende praktische maatregel die hieraan bijdraagt, is extra vakantieflexibiliteit. Door tijdens schoolvakanties en brugdagen soepeler om te gaan met verlofaanvragen, kunnen we anticiperen op noden en zo onverwachte afwezigheden voorkomen. Tenslotte laat vakantie zich beter voorspellen dan onverwachte ziektedagen. Het team van de retourzendingen wordt flexibel ingezet en kan zo bijspringen op andere afdelingen om afwezigheden op te vangen. Met een groep van 25 medewerkers beschikken we over voldoende capaciteit om hierin te ondersteunen. Dit geeft ons extra ruimte om afwezigheden op een haalbare manier toe te staan”.

“We zijn tevreden met de beslissing van de regering om de regel rond maximaal drie ziektedagen zonder ziekteattest terug te brengen naar 2 ziektedagen zonder attest. Helaas zagen we dat dit heel vaak werd gebruikt en niet altijd om de juiste redenen. Ook dit zal helpen om het ziekteverzuim beter onder controle te houden”, Debby Janssens, Senior Manager Human Resources Belgium.

Alain voegt er graag zijn analyse aan toe: “Het wegvallen van het medisch attest voor de eerste ziektedag tot driemaal per jaar, zorgde bij ons voor een toename van eendaagse afwezigheden en (ten dele) een afname van de meerdaagse afwezigheden. Dat laatste is positief, maar maakt het eerste effect niet goed. Meer nog: wie voorheen niet ziek was, was plots drie dagen afwezig. Ook al gaat het totaal aantal ziektedagen niet stijgen: de eendaagse plotse afwezigheden zijn veel moeilijker op te vangen op de werkvloer, dan de meerdaagse, want daarvoor kunnen we vervanging voorzien. Een zeer ongewenst neveneffect, dat je perfect zou kunnen keren mocht de eerste ziektedag voor iedereen onbetaald zijn, de zogenoemde ‘carensdag’. Zowel arbeiders en bedienden zouden dan minder snel thuisblijven”. 

“De gestegen onvoorziene eendagsafwezigheden hebben een zwaardere impact op de arbeidsorganisatie” Alain Van Peteghem, Operational Director bij VF Europe.

“We zijn fier dat we als organisatie actief bouwen aan oplossingen die medewerkers opnieuw perspectief bieden. Re-integratie is voor ons een gezamenlijke inspanning, gedragen door iedereen binnen de organisatie”, Debby Janssens, Senior Manager Human Resources Belgium.