Gebrek aan kennis van lokale wetgeving is de grootste uitdaging voor correcte loonberekening bij internationale bedrijven

Het gebrek aan kennis van de lokale wetgeving is vandaag de grootste uitdaging voor wereldwijde payrollafdelingen. Dat blijkt uit onderzoek door de Global Payroll Association en HR-dienstenleverancier SD Worx. De studie onderzocht de uitdagingen waarmee payrollmedewerkers van wereldwijd actieve bedrijven te kampen hebben en hoe ze die aanpakken.

Payrollafdelingen die in meerdere landen actief zijn, botsen vaak op een gebrek aan kennis over de nationale regels in arbeidsrecht, sociale zekerheidsrecht en fiscaliteit. Liefst 39% van de respondenten vindt dit vandaag ook de grootste uitdaging bij het rekruteren van payrollpersoneel.

30% van de respondenten noemt een gebrek aan payrollvaardigheden als een andere grote uitdaging bij het werven van personeel.

Beide uitdagingen verklaren waarom organisaties elders ondersteuning zoeken. Uit het onderzoek blijkt een duidelijk verband tussen een stijging van het aantal organisaties dat gebruikmaakt van een mix van interne en externe ondersteuning (van bijna 30% in 2016 naar net geen 50% in 2019) en een aanzienlijke daling van de interne payrollondersteuning (van 30% naar 18%) over dezelfde periode.

"De globalisering van bedrijven brengt nieuwe uitdagingen mee voor hun payrolladministratie en -beheer", zegt Els Hanssens, International Sales Director SD Worx Global Solutions. "Om tot een succesvol wereldwijd payroll beheer te komen, is het stimuleren van opleiding en ontwikkeling binnen de eigen lokale payrollafdeling cruciaal. Alleen zo blijven payroll medewerkers op de hoogte van de laatste lokale ontwikkelingen en wetgeving, zodat ze op internationaal niveau kunnen opereren."

De basis onder de knie krijgen

De kenniskloof zorgt niet alleen voor uitdagingen inzake rekrutering, maar leidt ook tot het maken van fouten binnen de payrollafdeling. De meest voorkomende fouten komen door het gebrek aan interne kennis van de lokale wetgeving (24%), gevolgd door interne naleving van processen en beleidslijnen (21%) en foutieve betalingen (21%). Daarom is bijkomende opleiding in payrollafdelingen nodig, zodat werknemers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om correct en nauwkeurig te werken.

Els Hanssens van SD Worx gaat verder: “Naast opbouw van lokale kennis vergt een efficiënt en effectief internationaal payroll beheer de inzet van de adequate tools.  Deze dragen bij tot een gestroomlijnd payroll & HR beleid over de landen heen, in combinatie met een goed evenwicht tussen lokaal en centraal gestuurde verantwoordelijkheden. Dit betekent vaak een zoektocht naar een operationeel model dat past bij de land- en bedrijfsspecifieke noden rekening houdend met lokale gebruiken, het jargon en met de administratieve en fiscale complexiteit waar je niet omheen kan.”

Mike Dautzenberg, HR Director van logistieke dienstverlener H.Essers - actief in 17 landen met 6560 medewerkers - herkent de uitdagingen: “In landen waar we met meer dan 60 à 80 mensen zijn, werken we met een lokale payroll afdeling, met 1 à 2 lokale medewerkers die we opleiden; in landen waar we met 15 à 20 mensen zijn, werken we met een gespecialiseerde partner, omdat dit de garantie is om juridisch helemaal in orde te zijn. Anders riskeren we achteraf maar de factuur te krijgen, omdat een aangifte niet correct gebeurt of omdat er onvoldoende pensioenrechten zijn afgehouden. Dat verschilt allemaal van land tot land. Bovendien willen we een uniforme rapportering richting het hoofdkantoor, waarbij bv. loon- en ziektekosten op dezelfde manier zijn gedefinieerd en vergelijkbaar zijn, want ook daarin gelden per land andere spelregels.”