Je medewerkers belonen met een geschenk: zo doe je dat fiscaal én sociaal voordelig

Met een torenhoge impact. Werknemers waarderen waardering, meer zelfs: uit een bevraging van het online geschenkenplatform Kadonation blijkt dat waardering krijgen, bijdraagt aan het werkgeluk. Gelukkige medewerkers – daar streef je toch naar als werkgever? Bij een team dat met plezier naar het werk komt, zie je bovendien de productiviteit en klantentevredenheid stijgen, terwijl het ziekteverzuim daalt.

Daarom doet een cadeau nu en dan wonderen – niet alleen bij feestdagen, maar ook om persoonlijke mijlpalen te vieren. Denk aan een verjaardag, huwelijk of eerste kindje. Uit diezelfde bevraging blijkt dat medewerkers zich daardoor extra gewaardeerd, gerespecteerd, betrokken en verbonden voelen. Meer dan 7 op de 10 wordt er zelfs écht gelukkig van.

Met een fles wijn of geschenkmand zit je altijd goed, toch? Wel, meestal verdwijnen die klassiekers ergens achterin de voorraadkast of worden ze doorgeefcadeaus voor een volgend feestje. Het liefst kiezen je medewerkers zélf hun geschenk uit. Zo zijn ze zeker dat ze er ook echt wat aan hebben.

De cadeaubon scoort dan ook het hoogst op de verlanglijstjes – bij voorkeur een die je kunt inwisselen bij verschillende winkels. Wil je die bon een persoonlijke touch geven, voeg er dan een hartelijk briefje aan toe. Of ga voor de grootste glimlach met een videoboodschap. Na de cadeaubon krijgen medewerkers het liefst een extraatje in cash. Ook dan kiezen ze immers zelf waaraan ze je geschenk besteden. En die fles wijn of geschenkmand? Slechts 1 op de 10 doe je daarmee een plezier …  

Voordat je in al je enthousiasme met cadeaus gaat strooien, neem je het best de voorwaarden hieronder grondig door. Geschenken – hetzij in natura, geld of cadeaubon – zijn immers een vorm van verloning waarop je sociale en fiscale bijdragen betaalt, tenzij je:

• ze geeft naar aanleiding van een van de volgende feestdagen of mijlpalen;
• het maximumbedrag respecteert.

Daarbovenop mag je – uiteraard ook onder de juiste voorwaarden – je uitgaven aftrekken als beroepskosten. Een overzicht per gelegenheid:

Kerstmis, Nieuwjaar en Sinterklaas

Voor deze drie feestdagen samen mag je maximaal 40 euro per werknemer besteden om vrijgesteld te zijn van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Iedereen moet hetzelfde geschenk krijgen, maar je mag het individuele bedrag verhogen met 40 euro per kind ten laste. Check? Dan zijn de kosten ook aftrekbaar.

Verjaardag

Geef je werknemers een verjaardagscadeau, dan zijn die aankopen aftrekbaar en belastingvrij tot 40 euro per werknemer. Ook hier ken je hetzelfde voordeel toe aan alle werknemers. Opgelet: deze geschenken zijn onderworpen aan RSZ.

Huwelijk of wettelijk samenwonen

De liefde bezegelen doe je als werkgever volledig vrijgesteld (sociaal en fiscaal) en aftrekbaar voor collectieve geschenken tot 245 euro per werknemer.

Geboorte of adoptie

Geboortepremies of -geschenken zijn niet aftrekbaar als beroepskosten. Besteed je maximaal 50 euro per werknemer, dan betaal je geen RSZ of bedrijfsvoorheffing.

Anciënniteit

Trouwe medewerkers mag je tijdens hun loopbaan twee keer in de bloemetjes zetten. Deze kosten zijn niet aftrekbaar, maar hou hiermee rekening om vrijgesteld te zijn van RSZ en BV:

• bij minimaal 25 jaar dienst mag je een anciënniteitspremie toekennen die niet hoger is dan het bruto maandloon;
• bij minimaal 35 jaar dienst mag de premie maximaal het dubbele van het bruto maandloon bedragen.

Ook voor andere gelegenheden zoals (vervroegd) pensioen, eervolle onderscheidingen of patroonsfeesten kun je je werknemers een geschenk geven. Hiervoor gelden dan weer andere voorwaarden. Wil je weten hoe zowel de fiscus als de RSZ geschenken voor die en andere gelegenheden beschouwt – en wat de gevolgen zijn als je de voorwaarden niet naleeft? Neem dan contact op. We helpen je graag verder.

De bovenstaande voorwaarden en maximumbedragen gelden voor fysieke geschenken, extraatjes in cash en cadeaubonnen. Bij die laatste zijn er nog enkele bijkomende voorwaarden. Een cadeaubon mag:

• enkel ingeruild worden bij ondernemingen die vooraf een akkoord sloten met de uitgevers van deze bon;
• slechts een beperkte looptijd hebben;
• niet in geld uitbetaald worden, ook niet gedeeltelijk.