Presteert een werknemer niet zoals afgesproken? Hangt het woord ‘ontslag’ in de lucht – van jouw kant of die van de werknemer? Dan is het hoog tijd voor het 5-voor-12-gesprek. Zo pak je dat aan volgens de regels van de kunst.
Is er een verandering in de prestaties of het gedrag van een medewerker en bereikt die niet het potentiële of verwachte niveau? Enter het 5-voor-12-gesprek. Daarin bespreken de leidinggevende en de betrokken werknemer openlijk wat fout loopt en hoe dat beter moet. Het kan gaan over de prestaties van de werknemer: onder- maar evengoed bovenprestaties, want die zijn evenmin duurzaam. Of over onveilig gedrag, zoals pesten. Kortom, alles wat alarmbellen doet afgaan.
Het 5-voor-12-gesprek is niet de fase die voorafgaat aan een ontslag. Integendeel, je wilt er net een ontslag mee vermijden. Omdat het jammer is om iemand met bedrijfskennis en ervaring te zien vertrekken. Ook is het in deze krappe arbeidsmarkt moeilijk om snel goede vervanging te vinden. Bovendien weegt verloop op een geoliede teamwerking. Maar iedereen aan boord houden gaat niet vanzelf. Dat vergt inspanningen van je medewerkers én leidinggevenden. De bal ligt in beide kampen.
Leidinggevende: moet snel de koe bij de horens vatten en de verantwoordelijkheid nemen om deze dialoog op touw te zetten en te kaderen.
Betrokken werknemer: moet de info en omkadering krijgen zodat hij/zij zich kan voorbereiden op het 5-voor-12-gesprek. Wat staat hem/haar te wachten? Waarvoor dient dit gesprek en hoe zien de volgende stappen eruit? Hoe zul je de beoogde verandering meten of vaststellen? Maar ook: wat gebeurt er als er geen of onvoldoende verandering is?
Bedrijfsleider: moet zorgen voor een cultuur van constructieve feedback, open en transparante dialoog, sterk leiderschap en duurzaam hr-management. Bedrijven laten zich sturen door cijfers, je mensen door hun hart. Een kloof die jij moet zien te dichten. Geef je leidinggevenden dan ook het mandaat om daartoe bij te dragen.
Training en ervaring van je leidinggevenden zijn daarom essentieel, want de theorie klinkt makkelijker dan de praktijk is. Sowieso geef je in dit soort feedbackgesprekken je leidinggevenden een meer emotionele rol. Train je leidinggevende om je medewerker doorheen dit intensieve 5-voor-12-gesprek te leiden, want niet iedereen gaat daar even sociaal handig mee om. Met primaire fight-, flight- en freezereacties als gevolg.
Om ervoor te zorgen dat leidinggevenden objectief blijven tijdens het gesprek, kan bijvoorbeeld het ‘impeccable leadership’-model van Frits Wilmsen handig zijn. Dat brengt op een intuïtieve manier meetpunten in het gesprek en spreekt het reflectievermogen van de werknemer aan.
Ook al dient het 5-voor-12-gesprek niet als de laatste stap voor een ontslag, het kan het wel worden. Zet daarom alle gemaakte afspraken en bijbehorende gevolgen officieel op papier en volg nauwgezet zoals afgesproken. Als het 5-voor-12-gesprek geen soelaas bracht, kan dit document wel dienen ter argumentatie tijdens het ontslag- en/of exitgesprek. Is de afgesproken verandering er wel, blijf dan de loopbaan van de betrokken werknemer actief mee vormgeven.
Akkoord dat ontslag het laatste redmiddel moet zijn? Geef je leidinggevenden dan ook de juiste handvatten voor een succesvol 5-voor-12-gesprek. Situaties leren herkennen die leiden naar een 5-voor-12-gesprek, conflicten vermijden, effectieve actieplannen opstellen … Onze 3-delige webinar covert dit alles en meer. Of vraag advies op maat, we helpen je graag!
Wim Coppieters
Sr HR Consultant | Expert Outplacement | Co-auteur | Loopbaanbegeleider | Trainer | Facilitator
Met een passie voor communicatie en gespecialiseerd in outplacement en loopbaanbegeleiding, helpt Wim mensen hun professionele pad te vinden. Als co-auteur van Jobzoeken: Check! en A little more conversation, richt Wim zich op het maximaliseren van de impact van gesprekken, het aangaan van verbindende dialogen en het flexibel interacteren met collega’s, leidinggevenden en teams.
In deze podcast vertellen Annemie Desal en Barbara Van Goeye, respectievelijk kantoordirecteur van Roeselare en Brugge, over het belang van aanwezig te zijn in je regio om zo je klanten en hun uitdagingen nog beter te kennen.
In 2024 is de rol van een sociaal secretariaat verder geëvolueerd dan enkel het verzorgen van loon- en personeelsadministratie. Ondernemers kunnen tegenwoordig rekenen op hun sociaal secretariaat voor advies, als klankbord en voor het leveren van de juiste tools.
In de eerste aflevering van onze nieuwe podcastreeks "Tendens in Business" ontdekken we dat SD Worx naast sponsor van team SD Worx Protime met als wereldster Lotte Kopecky, ook een belangrijke HR-speler is. Annelies Rottiers leidt ongeveer 70 juridische en HR-experts binnen het bedrijf en vertelt hoe zij KMO’s in België en Europa ondersteunen bij hun groei.