Vos politiques ou règlement de travail sont-ils clairs et complets ?

Par Annelies Rottiers - 28 juillet 2017 - Temps de lecture: 5

Accords écrits

Vos collaborateurs disposant d’une voiture de société peuvent-ils faire le plein de façon illimitée ? Ou appeler et surfer de façon illimitée avec leur smartphone professionnel ? Peuvent-ils utiliser les médias sociaux pendant les heures de travail ?
Est-il possible qu’ils prennent tous en même temps leurs vacances ? Mais encore plus important : êtes-vous sûr(e) que leurs réponses à ces questions seraient les mêmes que les vôtres ?

policy

Accords sur papier

Si la réponse à cette dernière question est non, rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul. En effet, nombreuses sont les organisations qui n’ont jamais couchés sur papier les accords concernant des avantages extralégaux de l’entreprise. Pourtant, si ne définissez pas d’accords clairs, vous risquez d’avoir de mauvaises surprises et de vous retrouver dans des situations où c'est votre entreprise qui paiera l’addition. Pensez notamment aux obligations sociojuridiques et à la manière d'éviter les abus et les discussions. Ce qui revient souvent à économiser de l’argent.

En mettant les accords par écrit, chaque collaborateur sait ce qu'il peut et ne peut pas faire. Très bien, nous direz-vous. Mais que faut-il reprendre dans un règlement de travail, et dans quelle situation vaut-il mieux opter pour la mise en place d’une politique ou d'un code de conduite ?

Un règlement de travail ...

Tant l’employeur que l’employé ont des droits et obligations, déterminés par la loi. Le règlement de travail doit donc obligatoirement reprendre un très grand nombre d’accords entre employeurs et travailleurs tels que la durée du travail, les fermetures collectives et les conditions de licenciement pour motif grave.

Bon à savoir : Outre les dispositions légales, vous pouvez également y reprendre le règlement intérieur de la société ainsi que les sanctions y afférentes en cas de manquement. En y reprenant ces règles, elles deviennent en principe contraignantes. Vous pouvez ainsi faire savoir clairement quel comportement vous attendez de vos collaborateurs et ce qui n'est pas toléré.

Évitez la multiplication des documents

Pour éviter de multiplier la création de documents, n’hésitez pas à reprendre dans votre règlement les accords spécifiques avec vos collaborateurs .

Pensez notamment :

  • aux accords concernant les demandes de congé ;
  • à un protocole en matière de retard et d’absentéisme ;
  • au dommage causé lors d’un accident de la circulation ;
  • à l’utilisation d’Internet, de l’e-mail et du PC ;
  • ...

Toutefois, posez-vous d’abord les questions suivantes : ces accords s’appliquent-ils à tous vos collaborateurs ? Et tout le monde peut-il ou doit-il être au courant ? Pour des réglementations spécifiques, vous pouvez intégrer des dispositions supplémentaires. Gardez cependant toujours à l’esprit que la plupart des modifications sont uniquement possibles moyennant le respect d'une procédure particulière.

Retenez enfin également que le règlement de travail n’est pas une donnée statique. La législation change, tout comme les manières de travailler : votre règlement évolue-t-il également ?

… ou une politique ?

Dans la pratique, ce type de règlement n'est pas toujours la manière la plus efficace de conclure des accords. Ainsi, si de nombreuses situations ne l'exigent pas légalement, un accord sur papier est néanmoins nécessaire. Vous pouvez définir également un grand nombre de choses via des contrats, un règlement d’ordre intérieur ou une politique. Cela vous permet d’officialiser des accords d’une manière mieux adaptée à des groupes de collaborateurs spécifiques.

Un exemple : si seuls 3 de vos 40 travailleurs disposent d'une voiture de société, il sera plus indiqué de régir leur utilisation via une politique.

Clarté et flexibilité

Une bonne politique vous permet de définir sans ambiguïté les responsabilités, ainsi que les droits et obligations de vos employés. Ainsi, ils savent parfaitement à quoi s’en tenir et quelles sont les conséquences en cas de non-respect des accords. En même temps, une politique vous offre une grande flexibilité. Les adaptations sont possibles lorsque cela s’avère nécessaire, à cette limitation près : les changements ne peuvent entraîner des modifications ayant de conséquences non négligeables pour les travailleurs.

Ainsi, dans votre politique, vous pouvez définir des règles de conduite (par exemple en rapport avec le tabagisme au travail), mais également des règles concernant l'utilisation des avantages extralégaux. Pour chaque avantage que vous introduisez, vous pouvez établir une politique sans pour autant devoir adapter le règlement ou contrat de travail. Veillez toutefois à faire signer systématiquement au travailleur la politique reprenant les accords pratiques en même temps que vous lui attribuez l’avantage afférent.

Conseil: vous pouvez établir une politique même pour des avantages dont vos collaborateurs jouissent déjà depuis un certain temps. Le contenu de la politique ne peut certes pas aller à l’encontre des usages courants au sein de votre entreprise. Si tel est cependant le cas, il vous faudra négocier la politique avec vos travailleurs. Dans certains cas, vous devrez peut-être faire marche arrière par rapport à certains droits octroyés afin d’éviter de devoir déclarer un avantage en nature.


En résumé, les avantages d’une politique sont :

  • les responsabilités, droits et obligations de vos employés sont clairement définis
  • la flexibilité de s’adapter rapidement l’évolution des besoins de vos employés
  • applicable également aux avantages existants
  • applicable aux utilisateurs de l’avantage

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