1. Home>
  2. Nieuws & inspiratie>
  3. Verloning en loonkosten>

Uitbreiding ficheverplichting kosten eigen aan de werkgever

administratie

    De vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever - de zogenaamde ‘onkostenvergoeding’ - wordt in ons land niet belast, want strikt genomen is dit geen loon. Werknemers die onkosten maken om hun werk te kunnen uitoefenen (verplaatsingskosten, parkeerkosten, lunch, …) kunnen een terugbetaling vragen op voorwaarde dat de vergoeding ook effectief aan deze kosten wordt besteed.

    Vanaf inkomstenjaar 2022 moet het volledig bedrag voor elk van de verschillende soorten kostenvergoedingen opgenomen worden in de rubriek 'diverse inlichtingen' van de fiche 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders). Gebeurt dat niet of niet correct, dan zou dit in bepaalde gevallen kunnen leiden tot een administratieve sanctie.

    Hoog tijd dus om te beseffen dat er nu strengere regels zijn voor de aangifte van onkostenvergoedingen. Hoe die nieuwe meldplicht eruitziet, lees je hier.  

      Huidige ficheverplichting

      Voor jou als werkgever zijn deze werkelijke en forfaitaire kostenvergoedingen aftrekbaar, dus moet je ze vermelden op de fiscale fiche 281.10 van je werknemer en de samenvattende opgave. Hoe je dit doet, verschilt naargelang het soort kostenvergoeding:

      • op basis van bewijsstukken: vermelding 'JA - bewijsstukken';
      • forfaitair op basis van ernstige normen: vermelding 'JA - ernstige normen';
      • forfaitair maar niet op basis van ernstige normen: vermelding van het terugbetaalde bedrag.

      Ook combinaties zijn mogelijk.

        Nieuwe regels vanaf inkomstenjaar 2022

        De fiscus sleutelt nu aan dit principe, om een beter zicht te krijgen op de betaalde kostenvergoedingen. Vanaf inkomstenjaar 2022 moet je in de rubriek ‘diverse inlichtingen’ het volledige bedrag vermelden van alle kostenvergoedingen, zowel de werkelijke als forfaitaire. Deze verplichting geldt ook voor kostenvergoedingen die een vennootschap betaalt aan zijn bedrijfsleiders (fiche 281.20). 

          Wat als je die vermelding niet doet?

          Vermeld je de forfaitaire kostenvergoedingen niet op een individuele fiche en/of samenvattende opgave, dan is deze niet-aftrekbaar als beroepskosten. Het niet-opnemen van werkelijke kostenvergoedingen leidt tot een administratieve boete.

            Gebruiksvriendelijke oplossingen voor SD Worx-klanten

            Het manuele beheer van reis- en onkostennota’s is een tijdrovend proces. Dat kan eenvoudiger met de snelle en gebruiksvriendelijke oplossingen die SD Worx heeft voor haar eBlox-klanten.

              Ontdek ze hier
              ByDavid Verreth- Business Unit Manager HR Software

              Gerelateerde artikelen

              webinarFlexIncomePlan
              Event

              Het Flex Income Plan van de toekomst

              De tijd staat niet stil en de ontwikkelingen binnen ons Flex Income Plan™ ook niet. Recent is er dan ook een voordeel bijgekomen: Gezondheid, beweging en welzijn. Zo kan je als werkgever individuele coachingsessies of -pakketten aanbieden voor: Mentaal welzijn, beweging, rookstop, voeding. Ontdek er alles over in deze webinar.

              2021-12-07
              onkost
              Event

              Onkostenbeheer fiscaal-juridisch nader bekeken

              De huidige hybride manier van werken heeft ook zijn impact op onkostenbeheer. Niet alleen zullen er nieuwe onkosten - die voor de pandemie niet eens bestonden - moeten verwerkt worden, het zal er ook op aankomen de juiste tool te kiezen die dit proces voor jouw organisatie ondersteunt. Alvorens je de beste tool kan kiezen, moet je er eerst voor zorgen dat de basis van je onkostenbeleid goed zit. Tijdens deze webinar gaan we dieper in op het fiscaal-juridisch kader, de verplichte spelregels en de mogelijkheden voor jouw organisatie .

              2021-06-01
              consumptie
              Blog

              Solidair in coronatijd: steun je werknemers én de lokale handelaars met consumptiecheques

              Terwijl sommige bedrijven noodgedwongen de deuren moesten sluiten als gevolg van de coronamaatregelen, was het bij andere net alle hens aan dek. Veel werknemers gingen tot het uiterste om de crisis te bekampen. Werkgevers waren vragende partij om die inzet op een voordelige manier te kunnen vergoeden. Het antwoord kwam er in de vorm van consumptiecheques, waarmee je je medewerkers tot 300 euro extra koopkracht schenkt.

              By Geert Vermeir2020-09-03