Défraiement du télétravail : aperçu des règles fiscales

Le télétravail a fait couler beaucoup d’encre ces derniers mois. De même, on a beaucoup parlé des frais encourus dans le cadre du télétravail, obligatoire ou pas. L’ONSS et le fisc se sont alignés concernant ce défraiement. Voici les grandes lignes des nouvelles règles fiscales, applicables à compter du 1er mars 2021.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous : vous pouvez verser une indemnité forfaitaire, mettre à disposition le mobilier de bureau et le matériel informatique nécessaire ou intervenir financièrement dans le montant du matériel acheté par le collaborateur. Il est également possible de combiner les options. Compte tenu de la crise du coronavirus, le fisc s’est à nouveau penché sur les critères du télétravail et le montant précis du défraiement pour les salariés. Les nouvelles règles s’appliquent uniquement au télétravail structurel et régulier et dépassent le cadre de la problématique du coronavirus.

1. Quand peut-on parler de télétravail structurel et régulier ?

Votre travailleur doit au moins travailler de chez lui l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine, pendant les heures normales de travail. Le travail en soirée ou le week-end ne compte donc pas. Il peut s’agir d’une journée complète, de deux demi-journées ou de quelques heures plusieurs fois par semaine. Les journées sont comptabilisées par mois.

Exemples

• Chaque jour, un salarié travaille les 2 premières heures à domicile pour éviter l’heure de pointe du matin.
• Grâce à un système de rotation, un groupe de travailleurs travaille à domicile 1 semaine par mois.

2. Quelle indemnité forfaitaire est proposée en échange ?

Si vous choisissez de verser à votre collaborateur une indemnité pour les frais encourus dans le cadre du télétravail, le fisc accepte un montant maximal de 129,48 euros par mois. Pour avril, mai et juin 2021, ce montant maximal mensuel est provisoirement relevé à 144,31 euros. Il n’est pas nécessaire de proratiser cette indemnité pour les travailleurs à temps partiel.

Vous pouvez augmenter ce montant maximal de :

• max. 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion Internet privée ;
• max. 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur personnel (PC, portable, tablette), de périphériques et de logiciels ;
• max. 10 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un 2e écran, d’une imprimante ou d’un scanner (5 euros par appareil, sans ordinateur privé, pendant une durée maximale de 3 ans) ;
• le remboursement (selon la période d’utilisation normale) du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaire que le travailleur achète lui-même ;
• La mise à disposition du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaire que le collaborateur peut utiliser.

Le mobilier de bureau et le matériel informatique entrant en ligne de compte pour le remboursement ou la mise à disposition comprennent : un bureau, un siège de bureau, une armoire de bureau (1 fois tous les 10 ans) et une lampe de bureau fonctionnelle (1 fois tous les 5 ans) ; un deuxième écran d’ordinateur, un clavier, une imprimante/scanner, une souris, un casque téléphonique et un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément (1 fois tous les 3 ans).

L’indemnité forfaitaire de 129,48 euros couvre tous les frais qu’un travailleur doit encourir pour pouvoir travailler à domicile de manière normale. Il s’agit du matériel informatique, des fournitures de base, de l’entretien, de l’assurance, du café et des rafraîchissements.

3. L’octroi d’une indemnité forfaitaire est-il obligatoire ?

Non, vous pouvez choisir de seulement intervenir ponctuellement dans le prix d’achat du mobilier de bureau ou du matériel informatique nécessaire. Ou vous faites le choix de mettre ce mobilier ou ce matériel uniquement à la disposition de vos collaborateurs. Toutefois, quel que soit le type de télétravail, il est important de se mettre clairement d’accord à ce sujet.

4. Les collaborateurs reçoivent-ils aussi une indemnité en cas de télétravail non structurel ?

Si votre collaborateur travaille à domicile moins d’un jour par semaine, l’indemnité forfaitaire ne s’applique pas. Vous versez malgré tout à votre collaborateur une indemnité pour les frais encourus ? Vous devez alors pouvoir prouver que l’indemnité sert à couvrir des frais réels et qu’elle a été effectivement consacrée à ces frais. C’est la condition pour que l’indemnité ne soit pas taxée. Pour plus de sécurité, demandez un ruling au service des Décisions Anticipées en matière fiscale.