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Télétravail : les 7 questions les plus fréquentes

Le télétravail est désormais entré dans les mœurs. Aujourd’hui, de nombreuses organisations permettent aux collaborateurs de choisir de travailler à domicile un ou plusieurs jours par semaine. Un atout supplémentaire dans la guerre des talents ! Mais connaissez-vous toutes les règles du jeu ? Pouvez-vous rendre le télétravail obligatoire, les collaborateurs qui télétravaillent ont-ils droit à une indemnité pour frais, et comment mettre en œuvre le télétravail structurel ? Voici les réponses aux questions les plus fréquentes. 

    Q1 : Puis-je imposer le télétravail structurel ?

    A : Non, le télétravail obligatoire en raison du coronavirus appartient au passé. Vous ne pouvez donc pas imposer le travail à domicile unilatéralement. Ceci résulte se fait d’un commun accord. Même si une CCT d’entreprise autorise le télétravail, c’est à votre collaborateur qu’il appartient de décider s’il/elle souhaite y recourir.

      Q2 : Puis-je demander à mes collaborateurs de travailler davantage à domicile temporairement pour limiter les dépenses liées aux coûts élevés de l’énergie ou des carburants ?

      A : Il est possible d’augmenter le télétravail dans des circonstances exceptionnelles, à condition que les deux parties soient d’accord à ce sujet. Une nouvelle fois, vous pouvez proposer mais pas imposer. Parlez-en donc d’abord avec vos collaborateurs et convenez avec eux des jours les plus propices au télétravail.

        Q3 : Que faire si mes collaborateurs demandent eux-mêmes à augmenter le télétravail occasionnellement ?

        A : Le télétravail n’est pas un droit absolu. S’il n’est pas possible dans votre organisation de travailler à domicile structurellement, les collaborateurs ne peuvent ni l’imposer, ni en décider par eux-mêmes. Ils peuvent cependant demander à télétravailler occasionnellement en cas de force majeure ou pour des raisons personnelles (ex. : une visite chez le dentiste ne pouvant être programmée en dehors des heures de bureau). Vous pouvez l’approuver ou non. Attention : si vous refusez le travail à domicile, vous devez motiver votre décision par écrit envers votre collaborateur. 

          Q4 : Les collaborateurs qui télétravaillent ont-ils droit à une indemnité pour frais ?

          A : Le travail à domicile génère des coûts. Les employeurs peuvent, à certaines conditions, intervenir pour leurs salariés à cet égard. L’indemnité de bureau maximale pour le travail à domicile régulier et structurel (équivalent à au moins 1 jour de travail par semaine) s’élève depuis le 1er janvier 2023 à un peu plus de 148 euros/mois. Cette indemnité couvre des frais tels que le chauffage, l’électricité, le téléphone, le petit matériel de bureau et l’aménagement du bureau à domicile. 

          Vous pouvez également verser un forfait exonéré (para-)fiscalement aux collaborateurs qui engagent des frais supplémentaires en raison du télétravail, à savoir entre autres :

          • 20 euros/mois pour l’utilisation professionnelle du matériel informatique propre (PC/ordinateur portable, imprimante, etc.) ;
          • 20 euros/mois pour l’utilisation professionnelle de l’internet privé ;
          • max. 10 euros par mois pour l’utilisation professionnelle d’un(e) deuxième écran, imprimante ou scanner (5 euros par appareil, sans utilisation de l’ordinateur propre, pendant un maximum de 3 ans) ;

          L’indemnité de bureau forfaitaire ne s’applique en principe qu’aux collaborateurs qui travaillent à domicile de manière structurelle ou régulière. Vous pouvez également cumuler l’indemnité de bureau et le forfait de 20 euros à condition de pouvoir prouver que les coûts couverts par les forfaits de télétravail ne sont pas déjà inclus dans l’indemnité de bureau. Lisez ici tout ce que vous devez savoir au sujet du traitement fiscal du défraiement du télétravail.

            Q5 : Comment introduire le télétravail structurel ?

            A : Si vous souhaitez ancrer structurellement le télétravail dans votre organisation, vous devez établir une convention écrite pour chaque télétravailleur. Vous y définirez les modalités pratiques du télétravail (lieu, régularité, indemnisation, accessibilité, etc.). Dans de nombreux cas, il vous faudra également élaborer une politique de télétravail.

              Q6 : Un télétravailleur doit-il toujours travailler à domicile ou peut-il également travailler ailleurs ?

              A : C’est vous qui décidez. Dès lors que vous avez accordé la possibilité du télétravail, vous êtes libre de décider où le travail doit être effectué. La personne peut-elle travailler uniquement de chez elle ou tout endroit disposant d’une connexion wifi stable est-il autorisé ? Certaines organisations permettent même aux collaborateurs de « télétravailler » depuis leur lieu de vacances. Quelle que soit votre décision, il vaut mieux incorporer les règles applicables dans votre politique de télétravail. Veillez également à ce que chaque collaborateur connaisse les règles du jeu, de manière éviter toute discussion à ce sujet ultérieurement.

                Q7 : Les collaborateurs en télétravail peuvent-ils également faire des heures supplémentaires ?

                A : Un télétravailleur peut organiser lui-même son travail en fonction des horaires de travail en vigueur dans l’entreprise et ne peut donc, en principe, pas faire d’heures supplémentaires. Les travailleurs à domicile peuvent toutefois organiser leur journée de travail de manière variable : commencer plus tôt et travailler plus tard, par exemple. Pour continuer à garantir la continuité dans votre organisation du travail, vous devez toutefois mettre en place des conventions claires concernant les moments où les travailleurs doivent être disponibles et joignables. Incluez ces accords dans la convention individuelle de télétravail.

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                    Katleen-Jacobs

                    Katleen Jacobs

                    Business Unit Manager Legal Consultancy