Dans l’univers du Procurement, le terme « Total Cost of Ownership » (TCO) est souvent utilisé pour se faire une idée des frais réels d’un achat tout au long du cycle de vie d’un produit ou d’un service.
Même si le TCO est traditionnellement associé à des frais tels que l’achat, l’entretien et l’amortissement de l’infrastructure informatique et de voitures de leasing, par exemple, il est également important, en tant qu’employeur, d’évaluer le TCO de vos travailleurs temporaires. Caroline Koterba, Operational Excellence Manager de SD Worx Jobs pour les grandes entreprises, vous prodigue 4 conseils afin de garder le TCO de votre personnel flexible ou intérimaire sous contrôle.
Commencez par cartographier les processus actuels en matière de prévisions, recrutement et sélection, onboarding, pool management et planification, administration et facturation, rapports, HSEQ (Health, Safety, Environment et Quality), etc. Qui fait quoi, quand et comment ? Vous pouvez ensuite examiner quelles étapes de ces processus peuvent être optimisées et où une automatisation est possible.
« Nous avons réalisé un gain de temps d’une heure par semaine en optimisant la préfacturation pour une entreprise active dans l’industrie alimentaire. De plus, le risque d’erreur a été réduit de 90 %, ce qui a permis au client et à SD Worx de gagner du temps supplémentaire », explique Caroline Koterba.
« Dans un autre cas, pour une entreprise de nettoyage, des vêtements de travail étaient déjà fournis aux candidats lors du screening, ce qui entraînait des frais considérables, surtout lorsque les candidats n’étaient finalement pas engagés. En collaboration avec le client, nous avons résolu ce problème en mettant en œuvre une solution centralisée qui a réduit drastiquement les frais. »
Pour optimiser et automatiser les processus, il vous faut les bons outils. Cela nous amène à l’étape suivante pour garder le TCO de votre personnel sous contrôle.
Quels outils utilisez-vous dans les différents processus ? Chaque organisation dispose d’un mélange unique d’outils, allant de SAP à des solutions adaptées. En combinant les outils, vous évitez les erreurs manuelles et vous augmentez l’efficacité.
Un exemple tiré de la pratique : Dans une entreprise du secteur de la logistique, de nombreuses saisies manuelles étaient nécessaires pour transférer des données à caractère personnel d’un système à un autre. Ce processus était sujet aux erreurs et nécessitait toute une série d’interventions de la part de différents collaborateurs.
« Pour ce faire, nous avons développé une solution sur mesure dans laquelle le programme SD Worx envoie automatiquement les données des intérimaires au système du client. Résultat ? Un énorme gain de temps. Pendant les périodes de pointe, nous employons plus de 1.000 intérimaires pour une période de 3 semaines. La saisie manuelle prenait en moyenne 1,5 minute par candidat, de sorte que nous avons gagné 8 heures par semaine », explique Caroline.
Cette automatisation entraîne aussi un gain d’efficacité à chaque étape du processus. Cela a un impact positif sur la précision de la facturation et des rapports, ce qui permet également de gagner 1 heure de plus par semaine.
Identifier des opportunités d’amélioration de l’efficacité nécessite une connaissance approfondie des systèmes existants, un esprit analytique et, surtout, un regard critique. Dans ce cadre, vous évaluez régulièrement la nécessité, la solution existante et les nouveaux systèmes et solutions possibles. Il s’agit d’un processus continu qui conduit au principe primordial de « continuous improvement », ou d’amélioration continue.
En analysant systématiquement les processus actuels et en identifiant les possibilités d’optimisation, vous pouvez augmenter tant l’effectivité que l’efficacité au sein de l’organisation. Il est essentiel de toujours rester critique et de revoir régulièrement les actions existantes. De cette manière, vous continuez à innover et à vous améliorer.
Un troisième conseil pour maîtriser le TCO de votre personnel réside dans le forecasting. Par ce moyen, vous faites des prévisions sur la base de données historiques de votre entreprise, combinées à des données d’entreprises et de partenaires similaires.
Le forecasting vous permet d’optimiser au maximum votre planification du personnel. Vous évitez ainsi d’occuper trop de personnel pendant les périodes calmes et trop peu pendant les périodes chargées. Pour l’un de nos clients du secteur alimentaire, nous avons déduit des prévisions que nous pouvions facilement faire appel à des étudiants bien formés pendant les vacances scolaires.
À la clé : moins de frais de personnel pendant cette période, soit de coquettes économies sur une base annuelle. En misant effectivement sur le forecasting, vous pouvez mieux anticiper les besoins futurs en personnel. Vous économisez ainsi des frais et vous augmentez l’efficacité.
Chez l’un de nos clients, le ratio des travailleurs-étudiants par rapport aux travailleurs fixes est passé de 10-15 % à 25-30 % durant certains mois, même en dehors de l’été. Cela a eu un effet positif considérable sur les coûts salariaux et a apporté une flexibilité supplémentaire pendant les périodes chargées. Les coûts salariaux moyens ont baissé de 1 à 3 € par heure pendant les périodes où de nombreux étudiants étaient sollicités.
Quatrième astuce pour maîtriser le TCO de votre personnel : concentrez-vous sur la rétention et la satisfaction des travailleurs. En effet, remplacer du personnel sortant implique des frais considérables. En outre, l’absentéisme (de longue durée) pour cause de maladie provoque une charge de travail plus élevée pour les autres collaborateurs, ce qui augmente à son tour le risque d’absence.
Un environnement de travail sain et stimulant, suffisamment attentif au coaching interne et au développement personnel, permet d’augmenter la satisfaction des travailleurs et, par conséquent, la rétention.
Vous souhaitez vous concentrer davantage sur le développement personnel de vos travailleurs et maîtriser vos frais ? Vous pouvez récupérer des frais de formation à l’aide de subventions, y compris le salaire journalier complet d’un intérimaire pendant la formation. Chez SD Worx Jobs, nous prenons en charge le processus de subvention de A à Z pour nos clients.
Ou de commencer directement à améliorer vos processus liés au personnel et au recrutement ? Contactez les experts en recrutement de SD Worx Jobs et découvrez comment nous pouvons vous soutenir. Nous élaborons ensemble des solutions durables et rentables pour le personnel.
Patsy Farrazijn
Business Unit Manager Large Enterprises SD Worx Jobs
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises comptent au moins quatre générations qui travaillent ensemble. C'est assez spécial : de jeunes talents côtoient des collègues ayant des dizaines d'années d'expérience. Et bien que les différences générationnelles sur le lieu de travail puissent parfois conduire à des malentendus, il y a surtout beaucoup de potentiel. Car si vous abordez la diversité des âges de la bonne manière, vous obtenez en retour toute une série de compétences, d'idées et de perspectives nouvelles.
Pourtant, selon une étude de SD Worx, seules 18 % des entreprises encouragent activement la collaboration intergénérationnelle. Un chiffre étonnamment bas, surtout quand on sait qu’un bon mélange des âges renforce l’agilité et l’attractivité d’une organisation. Voici cinq pistes concrètes pour y parvenir.
En raison du marché du travail sous tension et vieillissant et des taux élevés d’absentéisme, certains postes restent longtemps non pourvus. Il est dès lors crucial de maintenir la motivation de vos travailleurs. En misant sur la DEI (diversité, égalité des chances et inclusion), vous créerez un environnement de travail agréable, sain et sûr qui attirera et retiendra le personnel. Mais comment faire ? Il n’existe pas de plan d’approche standard pour créer de l’inclusion, mais ces cinq mesures sont indispensables. r inclusie bestaat niet, maar deze 5 acties zijn cruciaal.
Le monde dans lequel nous vivons est de plus en plus diversifié. Il est donc logique que nos entreprises reflètent elles aussi la diversité de notre société. C’est aussi ce qu’attendent les clients, les collaborateurs, les candidats et toutes les autres parties prenantes. Mais, amener de la diversité n’est que la première étape du processus. Car pour que l’environnement de travail soit sûr, sain et permette à chacun de travailler de façon optimale, il faut aussi de l’inclusion.