Comment faire pour licencier de façon humaine ?

Personne ne se réjouit de mener un entretien de licenciement. Mais lorsqu’on est employeur, professionnel RH ou cadre, c’est parfois une étape nécessaire. Il va sans dire qu’il vaut mieux aborder l’ensemble de la procédure de la façon la plus humaine possible. Car tout le monde a à y gagner, aussi bien vous que le travailleur concerné. Dans l’idéal, le licenciement se déroule en deux phases : l’entretien de licenciement et l’entretien de départ. Découvrez comment faire.

1. L’entretien de licenciement : factuel, mais humain

En réalité, si vous menez une politique de RH durable, le travailleur saura à l’avance que son licenciement est dans l’air. Car vous l’aurez déjà convoqué pour un entretien de recadrage. Cette discussion sert à faire savoir à votre travailleur qu’il ne répond pas aux attentes et à vous mettre d’accord sur les mesures concrètes à adopter pour changer les choses.

Comment se préparer à l’entretien de licenciement ?

Réfléchissez à l’avance à la façon dont vous pallierez l’absence du travailleur licencié afin de ne pas faire peser la charge de travail sur le reste de l’équipe. Avant l’entretien, renseignez-vous aussi sur certains éléments obligatoires, comme la durée du délai de préavis et sa date d’entrée en vigueur ainsi que sur la date et le mode de délivrance de la lettre de licenciement. Pour obtenir ces informations importantes, vous pouvez vous adresser à votre service RH ou à votre secrétariat social comme SD Worx. Cet article vous présentera déjà quelques aspects juridiques importants à respecter dans le cadre d’un licenciement.

Le chef d’équipe définit les grandes lignes de l’entretien de licenciement. Vous pouvez aussi impliquer un collaborateur RH, par exemple si le chef d’équipe n’a pas suffisamment d’expérience avec ce genre d’entretiens ou s’il estime ne pas disposer (pour l’instant) des compétences nécessaires. Mais dans tous les cas, le plus simple est le mieux. Le travailleur licencié ne doit pas se sentir seul face à un trop grand nombre de personnes.

Comment se déroule l’entretien de licenciement ?

Mieux vaut aller droit au but. Soyez franc et sincère ; vous n’avez aucun intérêt à noyer le poisson.

Limitez-vous aux faits

« Tenez-vous-en aux faits et justifiez votre décision à l’aide de trois arguments maximum. Faites par exemple référence aux engagements mesurables pris lors de l’entretien de recadrage qui n’ont pas été respectés. Il s’agit d’un licenciement dû à un problème d’attitude, ce qui est plus difficilement mesurable ? Vous pouvez également informer votre collaborateur à l’avance, lors d’un entretien de recadrage, que certains comportements ne sont pas acceptables et préciser les changements que vous souhaitez voir, explique Sandra Dellevoet, Unit Director Career et Talent Development chez SD Worx Staffing & Career Solutions. Vous aurez ainsi un élément concret sur lequel vous appuyer et le licenciement ne sera pas une surprise. »

Faire face aux émotions

Un entretien de licenciement suscite aussi bien sûr des émotions. « Le collaborateur concerné peut avoir une réaction de colère, de déception ou de tristesse. Soyez humain et laissez les émotions s’exprimer, mais ne vous laissez pas submerger, recommande Sandra. Indiquez toutefois que le travailleur peut revenir vous voir plus tard s’il a des questions. Beaucoup de gens sont trop sous le coup de l’émotion au début, cette proposition les tranquillisera. »

Mesures pratiques et administratives

Certains points pratiques et administratifs sont aussi abordés à la fin de l’entretien de licenciement. Indiquez au travailleur la durée du délai de préavis. Votre entreprise a pour habitude de laisser partir les travailleurs licenciés immédiatement sans qu’ils prestent leur préavis ? Mettez-vous d’accord sur la restitution de la voiture de société ou la poursuite à titre individuel de l’assurance hospitalisation. Enfin, vous pouvez proposer au travailleur un reclassement professionnel ou des conseils de carrière. Ces services permettent au travailleur de se réorienter plus rapidement et de rétablir sa confiance.

Comment informer les collègues ?

Après l’entretien, informez au plus vite les collègues, car le licenciement aura aussi des répercussions sur eux. Ne vous appesantissez pas sur les raisons du licenciement. Mais évoquez avec l’équipe la manière dont le travail du collègue licencié sera réparti. Dans les plus grandes organisations, vous pouvez ensuite envoyer un message bref et neutre pour annoncer la nouvelle. Insistez sur le fait que les collègues peuvent toujours exprimer leurs préoccupations auprès du service RH ou de leur supérieur.

Si le licenciement suscite de fortes émotions au sein de l’équipe, une réunion informelle autour d’un café pourra amener de l’apaisement. Les collègues pourront ainsi exprimer leurs sentiments, ce qui renforcera la cohésion de l’équipe et l’assimilation de la nouvelle.

2. L’entretien de départ : des leçons à tirer pour l’employeur comme pour le travailleur

L’entretien de départ a pour but de clore au mieux la relation avec le travailleur. C’est l’occasion, pour les deux parties, de tirer des leçons de la collaboration qui vient de s’achever.

Quand l’entretien a-t-il lieu ?

Il se déroule de préférence la dernière semaine de la période de préavis. Même si le collaborateur n’est pas tenu de prester son préavis, il reste judicieux de distinguer l’entretien de licenciement de l’entretien de départ. Et de laisser suffisamment de temps entre les deux pour que le travailleur concerné ait digéré la nouvelle de son licenciement.

Comment se préparer à l’entretien de départ ?

Le responsable RH est la personne la plus indiquée pour mener l’entretien de départ. Mais vous pouvez aussi faire intervenir un acteur externe pour garantir plus de neutralité lors de la conversation. Il est préférable que le chef d’équipe n’y participe pas.

« La présence du chef d’équipe peut constituer un obstacle si le travailleur licencié a quelque chose à dire au sujet de l’équipe ou du supérieur. Toutefois, le chef d’équipe peut formuler des suggestions qui seront transmises à la personne chargée de mener l’entretien. Qu’est-ce qui s’est bien passé au cours de la collaboration ou quels étaient les points forts du travailleur concerné ? Tout ce qui peut aider à réorienter le travailleur licencié est bon à prendre », précise Sandra.

Comment se déroule un entretien de départ ?

Pendant l’entretien de départ, vous évaluez l’état d’esprit du travailleur licencié et revenez sur le chemin parcouru au sein de l’organisation. Mais cet entretien n’est pas une conversation à sens unique : comment le travailleur vous évalue-t-il ? Le contenu de la fonction correspondait-il à ses attentes ? L’intégration était-elle claire ? Comment s’est passée la collaboration avec l’équipe ? Ainsi, vous en saurez plus sur les procédures qui peuvent encore être améliorées au sein de votre structure.

Le regard tourné vers l’avenir

Un bon entretien de départ est durable et tourné vers l’avenir. Aidez le collaborateur à identifier ses moments forts au sein de votre organisation. Grâce au retour du chef d’équipe, vous pouvez l’aider à évaluer ses nouvelles ambitions professionnelles en fonction de ses forces. « C’est un moyen pour vous, employeur, de contribuer de façon importante à l’orientation du travailleur et l’encourager à retrouver un nouvel emploi, explique Sandra. Certaines entreprises vont même jusqu’à recontacter le travailleur quelques mois après son départ pour lui demander comment ça va. »