1. Budgétisation et plan d’approche : d’octobre à décembre 2022
Si vous organisez un scrutin en 2024 – pour la première fois ou non – vous devez prévoir dès maintenant les fonds nécessaires dans votre budget de 2023 et de 2024. Afin d’y voir clair, penchez-vous sur les questions suivantes : combien de collaborateurs pouvez-vous libérer pour ce projet ? Disposez-vous (toujours) de l’expertise appropriée en interne ou devez-vous chercher des renforts ? Allez-vous investir dans un progiciel qui vous guidera à travers le processus ? Allez-vous externaliser certaines tâches et/ou responsabilités ? Opterez-vous pour un vote papier ou plutôt électronique ? Quiconque est déjà familiarisé avec la procédure des élections sociales doit également répéter l’exercice. C’est en effet la base de votre plan d’approche.
2. Remettre les choses en ordre : printemps 2023
Le printemps 2023 est le moment idéal pour donner encore un dernier coup de boost à la concertation sociale, car à partir de l’automne, les organes de concertation en place entreront en ‘affaires courantes’. Profitez de cette période pour passer votre règlement du travail à la loupe, mettre à jour vos politiques, travailler à la réorganisation des horaires, etc. Vos organes de concertation fraîchement émoulus commenceront ainsi avec une ardoise propre. Décidez avant l'été si et avec quel logiciel ou partenaire d'externalisation vous voulez vous lancer dans l'aventure.
3. La période de référence : peut-être du 1er octobre 2022 au 30 septembre 2023
Nous supposons que le nombre moyen habituelle de travailleurs sera calculé sur la base des effectifs en personnel de ces quatre trimestres.
4. Préparation de la procédure électorale : octobre et novembre 2023
La procédure électorale proprement dite débute en décembre 2023, de sorte qu’un important travail juridique et administratif doit être accompli dans les mois qui précèdent. Assurez-vous que votre équipe organisationnelle est formée et sait ce que l’on attend d’elle. C'est le moment idéal pour se familiariser avec les outils et la procédure administrative. Déterminez la date appropriée pour le scrutin et balisez le calendrier électoral sur cette base.
5. La procédure électorale : de décembre 2023 à mai 2024
Le signal du départ de la procédure de 150 jours est donné le « jour X - 60 » – 60 jours avant l’affichage de l’avis annonçant la date de l’élection. Cela se fait par le biais d’une première communication écrite. Celle-ci mentionne le nombre de travailleurs par catégorie à cette date et les informations nécessaires pour définir les unités techniques d’exploitation. Au jour X, la date et les modalités pratiques du scrutin sont annoncées, ainsi que les listes électorales provisoires. Au jour Y, vos travailleurs se rendent dans l’isoloir.