Temps de travail et présences : comment décrypter le processus payroll le plus complexe ?

Nous n’avons pas de boule de cristal, mais nous sommes certains que de nombreuses équipes RH ont placé « une meilleure approche de la gestion du temps de travail et des présences » en tête de leur liste de bonnes intentions pour 2023. Comment le savons-nous ? Notre Payroll Proficiency Index 2023 démontre que pas moins de 45 % des entreprises européennes placent la gestion du temps de travail et des présences dans leur top 5 des sous-processus payroll les plus complexes. Si c’est votre cas, vous pouvez facilement y remédier. Découvrez ici comment.

Aujourd’hui, les travailleurs sont de plus en plus dynamiques. Ils travaillent à différents moments et dans différents lieux, avec des horaires flexibles. Dans de nombreux secteurs, l’horaire traditionnel de « 9 h à 17 h » n’est plus qu’un vague souvenir. Cela complique considérablement le suivi du temps de travail et des présences, comme les heures prestées, les heures supplémentaires, les vacances et la maladie.

D’autre part, les données de temps de travail et de présences sont toujours cruciales pour soutenir les décisions de l’entreprise. Elles vous aident notamment à déterminer les prévisions de chiffre d’affaires, les effectifs nécessaires, le nombre d’heures disponibles pour vos collaborateurs.

Comment parvenir à tenir à jour un enregistrement optimal du temps de travail et des présences dans un environnement de travail aussi dynamique ? Soyons honnêtes : ce n’est possible que si vous utilisez une technologie RH. Et pas n’importe laquelle. Notre conseil : mettez en avant 5 fonctions cruciales.

N° 1 Un portail self-service pour les dirigeants et les travailleurs

Il va de soi qu’un portail self-service peut réduire considérablement la charge de travail administrative pour votre équipe RH. Non seulement les travailleurs peuvent pointer eux-mêmes, gérer les absences et les heures supplémentaires, mais ils peuvent aussi résoudre eux-mêmes les dérogations. Cela signifie que les dirigeants doivent corriger moins d’erreurs, tout en bénéficiant d’une vue d’ensemble en temps réel de la capacité et des coûts du personnel. D’autre part, vos travailleurs peuvent suivre leurs heures supplémentaires et leurs jours de vacances via le portail self-service, tout comme la planification pour toute l’équipe.

N° 2 Intégration avec le logiciel de paie

Un payroll impeccable dépend de données fiables et d’un traitement correct. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises n’exportent plus les données manuellement, ce qui est chronophage et sujet aux erreurs. L’automatisation est le nouveau Saint Graal, et à juste titre. Si vous optez pour un système de gestion du temps de travail et de présences adaptable qui s’intègre parfaitement à votre logiciel de paie, vous faites d’une pierre deux coups. Les fiches de paie de vos travailleurs sont ainsi parfaitement correctes. Cela limite le besoin de rectifications par la suite, ce qui est aussi un processus payroll particulièrement complexe selon notre Payroll Proficiency Index 2023.

N° 3 Une interface conviviale

Le temps et les présences ne sont pas les processus payroll les plus sexy, mais cela ne signifie pas pour autant que votre outil logiciel doit aussi être fastidieux à utiliser. Au contraire, la technologie moderne d’enregistrement du temps de travail suit les dernières normes en matière de confort d’utilisation et d’expérience utilisateur. Les interfaces sont ainsi faciles à comprendre et ergonomiques, les commandes sont claires et un nombre minimal de clics est nécessaire. Pour les utilisateurs, l’outil devient un allié au lieu d’un fardeau technologique. Veillez en outre à ce que le logiciel de votre choix corresponde à la taille, au secteur et au profil de votre entreprise. Cela contribue également à la convivialité.

N° 4 Compatibilité mobile

Avec de nombreux travailleurs qui sont en déplacement ou travaillent à différents endroits, vous voulez un système compatible avec tous les types d’appareils mobiles et accessible depuis n’importe où. Vos travailleurs peuvent ainsi enregistrer facilement leur temps de travail et leur présence, contrairement à un système compliqué qu’ils ne peuvent utiliser qu’à certains moments et à certains endroits. De plus, les travailleurs disposant d’un système mobile reçoivent toujours des notifications proactives lorsqu’ils oublient par exemple de pointer ou lorsqu’ils ont presque atteint le nombre d’heures à prester. Un tel système de contrôle intégré contribue à un enregistrement précis du temps et des présences.

N° 5 Reporting et analyse

Le temps de travail et les présences ne sont pas un objectif en soi. Ils permettent de prendre des décisions plus judicieuses et mieux étayées pour l’entreprise. À titre d’illustration, vous pouvez utiliser des rapports pour prévoir le futur effectif du personnel, mais aussi pour détecter la cause de nombreuses heures supplémentaires ou d’irrégularités de présence. Vous surveillez notamment la fréquence et la durée des absences, la répartition des congés, les coûts salariaux, l’investissement en temps et les différences entre les départements. Réfléchissez donc bien aux possibilités de reporting et d’analyse des données de temps et de présences avant d’investir dans un système logiciel.