Les CFO se tournent vers la numérisation comme outil de prise de décision stratégique

Les CFO travaillent principalement dans les coulisses : dans de nombreuses entreprises, ce sont des héros méconnus. Bien que certains pensent que leur travail consiste uniquement à fusionner des données et à rédiger des rapports, ce n’est là qu’une petite partie de leurs tâches. Avec la pandémie, ils sont davantage sur le devant de la scène et occupent une position stratégique plus importante que jamais.

En effet, la complexité de l’établissement des pronostics, des budgets et de la trésorerie s’est accrue dans un monde où les données (et principalement les données de vente) fluctuent plus que jamais. Des mises à jour plus régulières s’imposent et la stratégie financière d’une entreprise doit également gagner en flexibilité. Les plans financiers traditionnels, fondés sur des données collectées au cours des cinq dernières années, sont devenus obsolètes au regard des besoins d’un monde en crise.

Le reporting était jadis une tâche mensuelle : c’est désormais une « obligation » bimensuelle, voire hebdomadaire. Son objectif est de suivre à la trace les fluctuations et de garder une longueur d’avance sur la courbe, que celle-ci monte ou descende. 
À cet égard, des données fusionnées et analysées constituent une base cruciale pour faire preuve de flexibilité en tant qu’entreprise et pour pouvoir réagir rapidement à des circonstances (imprévues). Les CFO se penchent sur les solutions logicielles qui peuvent les y aider.

Pour répondre aux besoins numériques des CFO, de nouvelles solutions logicielles financières ont été développées et les solutions existantes s’améliorent. Il ressort d’un rapport industriel de 2020 que les équipes financières consacrent toujours 65 % de leur temps à des tâches manuelles, comme le traitement de factures et de notes de frais, la réconciliation des deux et l’établissement de rapports.

En sautant le pas vers les solutions numériques, les CFO peuvent :

• automatiser les analyses : vous obtenez toujours un aperçu correct de la situation financière de l’entreprise, ce qui vous permet de garder une longueur d’avance sur les tendances ;
• limiter la charge de travail : les tâches manuelles à faible valeur ajoutée sont automatisées afin de consacrer plus de temps aux tâches stratégiques à plus haute valeur ajoutée ;
• collecter des données en continu : la collecte de données en temps réel permet une mise à jour permanente de la situation financière. Grâce à cela, les bonnes décisions peuvent être prises à tout moment pour soutenir une politique forte.

Des évolutions technologiques telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR), l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine ont joué un rôle important dans la numérisation des tâches des CFO. L’automatisation des fonctionnalités, notamment en vue du respect de la législation et des politiques d’entreprise, a permis aux entreprises de progresser dans leur transformation numérique et leur assure un fonctionnement quasiment sans papier.

Avec les bons logiciels, les CFO peuvent simplifier le paiement des travailleurs et disposer en permanence d’un aperçu en temps réel des frais – des voyages aux frais de séjour –, mais aussi d’autres coûts tels que les factures des fournisseurs.

Ces 10 derniers mois, les entreprises qui ont habituellement des frais de voyage élevés ont tenté de maximiser le rendement de ces frais. Bien que le besoin de maîtriser les coûts se fasse toujours sentir, Gartner estime que les voyages et les frais font partie des coûts les plus importants qui sont convertis en recettes. Dans ce cadre, une enquête d’IDG a mis en avant un nouvel impératif attendu : chaque euro dépensé en voyages ne pourra être dépensé que si c’est vraiment nécessaire et devra en outre contribuer au maximum aux marges bénéficiaires d’une organisation, à un coût minimal.

Le travail à domicile a souligné le besoin de processus numériques, à tous les niveaux et dans tous les services de l’organisation – y compris dans le domaine de la gestion des frais. De l’enregistrement au contrôle et à l’audit, il est important que toutes ces tâches puissent être exécutées partout et à tout moment. C’est notamment possible à l’aide d’une application mobile de gestion des frais.

En outre, les multinationales privilégient des solutions globales de voyage et de frais pour leur précision et leur standardisation. De telles solutions globales permettent aussi de déployer rapidement et facilement de nouvelles stratégies et politiques à l’échelle internationale. La numérisation des notes de frais fournit rapidement des résultats aux entreprises, tant sur le plan de l’efficacité des processus que de la maîtrise des coûts et des économies de coûts. 

La détérioration des conditions économiques a mis en lumière le besoin d’une meilleure maîtrise des coûts. Malgré la forte chute des frais avec l’obligation de télétravail et l’interruption de la plupart des voyages, les équipes financières et les CFO subissent une pression accrue pour présenter une analyse détaillée des dépenses, identifier les opportunités d’économies et mieux comprendre l’évolution des revenus et des dépenses dans une période de vaches maigres et d’instabilité.

Pourtant, ces équipes consacrent encore trop de temps à la gestion des frais en soi et trop peu de temps aux tâches stratégiques. Plus précisément, les analyses des dépenses ont littéralement constitué leur tâche la plus chronophage en 2020. Il s’agit certes d’un glissement par rapport à 2019 – quand ils devaient assurer le suivi des preuves de paiement et des frais –, mais cela reste une tâche manuelle. La fusion de données à des fins de reporting demeure en tête des priorités, tout comme l’audit des états de frais et l’optimisation des dépenses. Avec cela, il reste peu de temps à accorder à l’automatisation des processus et à l’amélioration des plans stratégiques. Or, c’est précisément à ce niveau que les CFO se distinguent et peuvent représenter une grande valeur pour l’entreprise.

Selon ce même rapport industriel de 2020, qui a interrogé plus de 200 professionnels financiers aux États-Unis, 91 % d’entre eux auraient l’intention d’investir dans au moins une initiative technologique en 2021. La COVID a démontré non seulement l’utilité de la technologie, mais aussi l’importance de continuer à offrir des services de qualité dans un monde qui travaille à domicile. La transformation numérique des entreprises est passée à la vitesse supérieure – et les plus rapides s’en sont le mieux sortis. « Se hâter lentement » n’est pas nécessairement une bonne formule en période de COVID : souvent, il vaut mieux appuyer sur l’accélérateur, quitte à commettre des erreurs en route.

Il est donc temps de mettre en service des processus et des outils de gestion des notes de frais qui donneront des résultats immédiats dès qu’il sera à nouveau possible de voyager.

De tels projets sont faciles à mettre en œuvre grâce à une solution complète de bout en bout pour la gestion des dépenses. La gestion des coûts est un processus très manuel, mais qui peut être automatisé sans problème, avec des analyses et des perspectives précieuses à la clé.

Nul ne sait bien sûr ce que l’avenir nous réserve, mais une chose est sûre : les entreprises continuent à évoluer vers davantage de numérisation. Les responsabilités des CFO changent et continueront d’augmenter. Les outils adaptés qui les aideront à y faire face existent. Les pronostics, la gestion de la trésorerie et le reporting peuvent être rationalisés sans nécessairement engager des frais importants.

Passez en revue vos processus manuels restants et vérifiez ceux que vous pouvez facilement numériser. À long terme, vous y gagnerez du temps et de l’argent.

Des outils simples, tels qu’une gestion automatisée des frais, peuvent avoir un impact énorme sur l’efficacité de vos processus et la maîtrise de vos coûts. Ils vous aident aussi à gérer les incertitudes : ce qui ne se mesure pas ne se contrôle pas. Rendre les frais mesurables est donc un premier pas dans la bonne direction.

La numérisation bat son plein et elle ne s’arrêtera plus. Les entreprises doivent prendre le train en marche en adoptant les outils nécessaires pour se renforcer.