Enregistrement du temps de travail : l'ère de la pointeuse est-elle révolue ?

Les entreprises où les employés doivent (encore) pointer ou badger à leur arrivée au travail restent très nombreuses. Huit entreprises belges sur dix où le temps de travail est enregistré, utilisent pour ce faire un système traditionnel Time & Attendance (T&A) : un badge, une pointeuse ou une horloge, une feuille Excel voire même sur papier. Les alternatives numériques et biométriques, comme la connexion à l'aide d'applications ou avec une empreinte digitale, sont beaucoup moins courantes. C'est ce qui ressort d'une étude internationale réalisée par le prestataire de services RH SD Worx et Protime, spécialiste de l'enregistrement du temps de travail et du planning du personnel.

En matière d'enregistrement du temps de travail des collaborateurs, les entreprises belges peuvent encore faire de gros progrès numériques : huit entreprises belges sur dix utilisent un système d'enregistrement du temps de travail assez traditionnel comme un badge (22 %), une pointeuse ou une horloge (22 %), une feuille Excel (22 %) ou un document papier (14 %).

Ce faisant, les entreprises belges se trouvent dans le ventre mou du peloton international. Aux Pays-Bas, le glas de la pointeuse a déjà sonné : 5 % des entreprises l'utilisent encore. Au Royaume-Uni, l'enregistrement du temps de travail et des présences sur papier (22 %) est le plus populaire (voir aperçu graphique 1).

Graphique 1. Modes d'enregistrement du temps de travail et des présences dans les entreprises en Belgique, en Allemagne, en France, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni.

Solutions numériques et biométriques

Néanmoins, il existe d'autres modes d'enregistrement T&A, telles que la connexion à l'aide d'applications (mobiles), qui peuvent utiliser la géolocalisation à des fins de vérification. Parmi les entreprises belges qui enregistrent le temps de travail et les présences, respectivement 7 % et 12 % à peine y ont recours. Les entreprises néerlandaises affichent ici de meilleurs résultats : 17 % demandent à leurs employés de se connecter au moyen d'une appli et 15 % utilisent en outre des applis avec géolocalisation. En Allemagne, cette dernière option n'est absolument pas intégrée pour l'instant : seul 1 % des entreprises fait appel à l'enregistrement des présences par géolocalisation.

Enfin, il existe également des méthodes biométriques pour se connecter, comme les empreintes digitales ou les scans rétiniens. Ceux-ci semblent encore appartenir au futur : 1 % seulement des entreprises belges qui enregistre le temps de travail et les présences les utilise, tandis que la moyenne de tous les pays interrogés s'élève à 2,6 % (voir aperçu graphique 1).

"L'utilisation limitée est due au RGPD", explique Jean-Luc Vannieuwenhuyse, manager du Centre de connaissances juridiques chez SD Worx. "En termes simples, toute atteinte  la vie privée doit être aussi limitée que possible afin d’atteindre l’objectif visé. Les données biométriques sont très sensibles, bien plus qu'un badge ou une connexion électronique par exemple. Vous ne pouvez pas les utiliser pour un simple enregistrement du temps de travail, sauf s'il existe des raisons fondées supplémentaires d'appliquer un contrôle renforcé (comme la prévention de la fraude, la protection de données sensibles ou la sécurité d'un site).

Peter s'Jongers, CEO de Protime : « C'est un paradoxe : avec la montée en puissance des méthodes de travail flexible telles que l'horaire flexible, le besoin de vue d'ensemble devient de plus en plus important. Si personne ne sait combien de temps vous travaillez réellement, le burn-out est à portée de main. L'horloge moderne qui, non seulement enregistre votre temps par le biais d'applications mobiles, mais peut également y associer votre productivité, deviendra donc encore plus importante à l'avenir. Ainsi, la gestion prévisionnelle du personnel peut être adaptée en temps utile si la charge de travail est trop élevée et si l'épuisement professionnel peut être évité. »

Les cadres dirigeants utilisent également les données de présence pour le planning du personnel

D'une étude internationale de SD Worx et Protime, il apparaît que les données T&A sont encore utilisées à d'autres fins dans 55 % des cas. Les applications les plus populaires sont : l'analyse des heures facturables par rapport aux heures non facturables (38 %) et l'établissement d'un planning du personnel afin d'éventuellement engager des personnes supplémentaires (35 %). Ce dernier s'inscrit parfaitement dans le cadre de la gestion de la chaîne d'approvisionnement des talents que les entreprises doivent mettre en place en vue de toujours assurer l'afflux, le déploiement et la rétention des nouveaux collaborateurs appropriés.

L'adaptation flexible de la planification du personnel (35 %) – basée sur les prévisions météorologiques, par exemple, et la planification du personnel (à long terme) (34%) sont deux autres domaines pour lesquels les données T&A sont utilisées. Près de trois personnes interrogées sur dix (29 %) déclarent également qu'elles ont recours à l'outil T&A en association avec des systèmes de rémunération pour déterminer les primes des collaborateurs.

Dans 45 % des entreprises, les données T&A sont purement utilisées pour l'enregistrement du temps de travail et des présences des travailleurs.