Comment Aluvin s'est préparée pour l'inspection du travail
Il y a quelques mois, le fabricant d'aluminium Aluvin d'Herentals recevait une lettre de l'inspection sociale. Avec l'aide d'une consultante juridique de SD Worx, le chef d'entreprise Koen De Bie et la responsable de la gestion du personnel Erna Smits ont préparé la visite d'inspection jusque dans les moindres détails. Et cela a porté ses fruits. Erna Smits : « Pas la moindre infraction n'a été constatée ».
Koen De Bie : « SD Worx est depuis plus de 20 ans déjà notre partenaire payroll attitré, mais nous leur demandons parfois aussi des conseils juridiques. Parce que rester toujours au fait de la législation sociale en perpétuelle évolution, c'est tout simplement impossible. À moins bien sûr d'engager un spécialiste en la matière, mais ce n'est pas envisageable pour une PME de 20 personnes. »
Aluvin a vu le jour en 1947 à Herentals et doit son nom aux capsules en aluminium (« alu ») pour bouteilles de vin (« vin ») qui étaient produites durant les premières années. Aujourd'hui, l'entreprise de fabrication campinoise produit une centaine de types d'emballages en aluminium différents pour des entreprises des secteurs de l'alimentaire et de la distribution, en Belgique et à l'étranger.
Une question de détails
Erna Smits : « Lorsque nous avons reçu une lettre d'un inspecteur du Contrôle des lois sociales il y a quelques mois, j'en ai immédiatement mis SD Worx au courant. Il s'agissait apparemment d'un contrôle de routine de certains documents. Notre gestionnaire de payroll a alors proposé d'organiser un audit juridique pour préparer la visite d'inspection. »
Koen De Bie : « Nous avons directement fixé un rendez-vous. Attention : chez Aluvin, nous travaillons en respectant scrupuleusement toutes les règles. Il est néanmoins évident que nous ne sommes pas des experts en législation sociale et un détail peut nous avoir échappé quelque part. Certaines règles et obligations administratives sont par ailleurs très spécifiques ou particulièrement complexes, comme les contrats à temps partiel ou le régime relatif aux avantages extralégaux. »
Audit préparatoire
En guise de tâche préparatoire, la consultante a élaboré une liste de documents que la responsable du personnel devait pouvoir présenter : le règlement de travail, le registre du personnel, les grilles horaires temporaires, les comptes individuels, etc.
Erna Smits : « Elle a parcouru chacun des documents avec nous et nous a posé des questions que l'inspecteur social pourrait lui aussi poser. Elle ne s'est d'ailleurs pas limitée aux documents mentionnés dans la lettre d'inspection. L'inspecteur peut en effet demander de voir des documents supplémentaires. »
À la fin de l'audit, la consultante a remis à Aluvin un rapport détaillé de l'analyse. Erna Smits : « L'une des remarques portait sur l'avenant à nos contrats de travail relatif au travail à domicile. Certaines formulations pouvaient donner lieu à une mauvaise interprétation. Nous l'avons dès lors adapté. »
Pas de tracas
Aluvin a également pris les autres recommandations au sérieux. À raison, car la visite d'inspection s'est extrêmement bien passée. Erna Smits : « L'inspecteur était très satisfait, car aucune infraction n'a été constatée. »
Koen De Bie : « Donc si vous recevez une lettre d'un inspecteur social, n'hésitez pas à faire appel à un spécialiste. Même avec une administration du personnel d'une extrême rigueur, il existe toujours un risque qu'une imprécision ou une erreur vienne s'y glisser. Enfin, il n'y a pas de tracas à se faire pour une visite de l'inspection sociale. Celui qui respecte les limitations de vitesse sur la route ne doit pas craindre chaque radar qu'il croise en chemin. »
L'inspecteur était très satisfait, car aucune infraction n'a été constatée.