L’externalisation est devenue une notion courante dans le monde des entreprises. La plupart des gens savent plus ou moins en quoi consiste cette approche, mais savez-vous ce qu’implique au juste l’externalisation du payroll et ce que cette solution peut vous apporter au niveau international ?
Au fil des années, l’externalisation est devenue un terme générique qui désigne un large éventail de solutions de support de tiers. La chose la plus importante à retenir est qu’en tant qu’entreprise, vous gardez le contrôle : autrement dit, vous décidez quelles activités vous externalisez ou non et selon quelles modalités. L’externalisation peut ainsi être temporaire ou structurelle, se dérouler dans vos bureaux ou hors site…
Notre guide pratique vous aide à mieux comprendre les principaux modèles d’externalisation du payroll.
Avec une solution managed payroll, vous confiez les fonctions payroll de votre entreprise à un spécialiste externe. Vous concluez un contrat avec un fournisseur qui s’engage à vous fournir un ou plusieurs services RH ou payroll, conformément à des accords de niveau de service et des volumes de travail définis. Ce fournisseur assume en outre les risques et l’obligation de justification, notamment au niveau du traitement, de la conformité, de l’évolutivité et de toutes les activités complexes et chronophages associées à la gestion du payroll. Cette gestion externe s’effectue généralement hors site et pour une période prolongée, ce qui en fait un choix stratégique pour soutenir la croissance à long terme de votre entreprise, y compris à l’international.
Votre entreprise s’est développée sur plusieurs sites et secteurs. Avec divers types de contrats à gérer à travers plusieurs fuseaux horaires, les processus payroll deviennent trop complexes à gérer pour votre équipe payroll interne, même si elle dispose d’une solution SaaS étendue. De ce fait, les risques de problèmes de sécurité et de conformité augmentent aussi. Il est temps de confier votre payroll à un spécialiste externe.
Avec une solution Comprehensive Payroll Services, vous allez encore plus loin : vous confiez l’intégralité de votre payroll à votre partenaire d’externalisation. Celui-ci répondra aussi directement aux questions de vos travailleurs.
Vous voulez prendre le temps de développer votre politique de recrutement et de rémunération dans les années à venir ? Dans ce cas, l’externalisation complète de votre payroll est la meilleure approche. Votre partenaire RH prend en charge le payroll, l’automatise et l’optimise dans la mesure du possible, tout en vous aidant à mettre sur pied une stratégie payroll globale et en vous fournissant des comptes rendus réguliers.
Vous craignez peut-être qu’une externalisation hors site donne à vos travailleurs le sentiment d’être exclus ? Une bonne préparation fait toute la différence. Communiquez clairement à vos collaborateurs quels éléments vous externalisez et pourquoi. Indiquez-leur aussi leur nouveau point de contact en cas de problème. La transparence est essentielle : pendant la phase de mise en œuvre, votre partenaire RH peut organiser des séances d’information et des ateliers dans votre entreprise pour dissiper les doutes éventuels et établir une relation de confiance avec vos travailleurs.
Si votre objectif est avant tout de fournir un support à votre équipe payroll interne pendant les pics de travail, vous pouvez faire appel aux spécialistes du payroll et du personnel administratif de votre partenaire RH, qui connaissent tous les domaines des RH sur le bout des doigts. En s’inscrivant dans le prolongement de votre équipe, ils peuvent non seulement vous fournir l’effectif supplémentaire dont vous avez besoin, mais aussi l’expertise qu’il vous fallait pour donner plus de possibilités à vos collaborateurs. Ils peuvent vous aider à gérer les pics de travail, prévisibles ou non, pour que vous ne deviez rien changer à vos objectifs et à votre feuille de route.
Votre responsable du payroll est en congé de maternité et son collègue RH tombe malade. Que faire ? Faites tout simplement venir un spécialiste payroll deux jours par semaine. Vous pouvez mettre fin à ce support dès que votre équipe fixe est de nouveau opérationnelle. Autre avantage : la prochaine fois que vous aurez un besoin urgent de personnel, vous pourrez faire appel aux mêmes personnes qui connaissent déjà votre équipe et votre entreprise.
Bien que de nombreuses entreprises considèrent cette forme d’externalisation comme une solution d’urgence, c’est aussi un excellent point de départ pour évoluer vers une collaboration plus structurelle. Par exemple, si vous êtes confronté à des pics de travail récurrents en fin d’année ou pendant les vacances d’été, vous pouvez faire exécuter régulièrement certaines tâches par des collaborateurs externes.
Le payroll est soumis à des règles strictes et à des calculs fixes. À ce titre, c’est l’un des processus RH les plus standardisés. Cela signifie aussi qu’il est plus facile d’automatiser le payroll que les processus de recrutement, par exemple. Pourtant, de nombreux services RH s’appuient encore (en partie) sur des processus manuels et perdent ainsi un temps précieux. Votre partenaire RH peut vous offrir une solution en passant en revue votre payroll et vos processus et en proposant des améliorations ciblées.
Vous savez que vos processus payroll pourraient se dérouler beaucoup plus efficacement, mais il est difficile d’identifier les changements à effectuer. Vous demandez à un partenaire RH de passer en revue votre payroll pour évaluer votre personnel, vos connaissances, vos systèmes et vos processus. La révision met en lumière plusieurs points à améliorer, qui font l’objet d’un suivi sous la forme d’un audit du payroll approfondi. En concertation avec votre partenaire RH, vous décidez d’optimiser plusieurs processus et de repartir de zéro.
Une analyse détaillée de vos processus payroll est toujours un excellent exercice, car cela vous donne une vue d’ensemble claire de tout ce qui se cache derrière cette procédure mensuelle complexe. De plus, si tous ces processus sont correctement inventoriés et documentés, d’autres personnes pourront prendre le relais sans aucun problème en cas d’absences imprévues de votre personnel payroll.
Grâce à cette approche, vous garantissez la continuité d’un processus critique pour vos activités.
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En avril, l’équipe cycliste de SD Worx s’élance à l’assaut des pavés, en juillet, le roi prononce son discours annuel et en décembre… les professionnels RH ont leur décompte de décembre. Tout moment fort exige une solide préparation. Comment calculer et contrôler le décompte de décembre de vos employés ? Nicole Meersman et Annelies Mattheus, des formatrices juridiques chevronnées de SD Worx Academy, vous donnent des pistes.
Tenir à jour et indemniser correctement les jours de vacances de vos collaborateurs ? C’est une tâche que le professionnel RH réalise à certains moments fixes de l’année. Les règles relatives aux congés annuels sont donc examinées plusieurs fois par an : du calcul des droits de vacances en janvier au calcul du pécule de vacances en cours d’exécution de contrat et de départ jusqu’au décompte de décembre.
Une restructuration n’est une bonne nouvelle pour personne. Des individus sont concernés et les émotions peuvent prendre le dessus. En tant qu’employeur, vous êtes en partie responsable du déroulement serein de la procédure. Il est donc primordial d’adopter une communication efficace et mûrement réfléchie au cours des trois phases de la restructuration. Nous vous présentons ci-dessous ces trois phases et nous y ajoutons quelques conseils tirés de notre vaste expérience. Mais sachez qu’une restructuration est toujours un travail d’orfèvre.
Dans le premier épisode de notre nouvelle série de podcasts « Tendances Business », nous découvrons que SD Worx est un acteur RH important, en plus d’être le sponsor de l’équipe SD Worx Protime qui peut compter sur la star mondiale Lotte Kopecky. Annelies Rottiers, qui dirige environ 70 experts juridiques et RH au sein de l’entreprise, explique comment SD Worx soutient la croissance des PME en Belgique et en Europe.