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Processus RH efficaces : la mission conjointe de Total et SD Worx

Total

Avec 68 stations-service disséminées à travers toute la Belgique, les processus RH de Total Belgium – Servauto se révèlent plutôt complexes. « C’est surtout l’accueil des nouveaux collaborateurs qui prenait beaucoup de temps. Jusqu’il y a récemment, le processus générait des avalanches de courriels, raconte le directeur RH Dimitri Pevenage. SD Worx OnSite nous a permis de remédier au problème. La charge administrative a été réduite de moitié et, parallèlement, nous avons réussi à améliorer considérablement la qualité. »

    "Grâce à SD Worx OnSite, notre processus d'intégration est plus efficace et rationalisé. Nous gagnons ainsi deux fois moins de temps."

    Enzo Mertens, Payroll Manager Servauto Belgium

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      Au département RH de Total Belgium – Servauto, les collaborateurs sont tous les jours sur la brèche. « Nous comptons 860 salariés fixes, explique Dimitri Pevenage, directeur RH du service central du personnel à Zaventem. À cela, il faut encore ajouter 380 intérimaires et 60 recrutements par an. C’est surtout l’accueil des nouveaux collaborateurs qui nous prenait beaucoup de temps. Les torrents continus de courriels et de listes nuisaient à la fluidité du service. »

        Une charge de travail diminuée pour une qualité renforcée

        Partant de ce constat, Total Belgium – Servauto s’était mise à la recherche d’un outil performant pour fluidifier l’accueil des nouvelles recrues. D. Pevenage : « Nos exigences étaient limpides : une qualité irréprochable et moins de désordre administratif. SD Worx OnSite est alors apparue comme la solution toute désignée. C’était la seule capable d’être intégrée efficacement dans notre système de payroll. Aujourd’hui, le traitement des salaires est devenu beaucoup plus fluide. »

        Total Belgium – Servauto a tout de suite adhéré au concept. « Le responsable de la filiale introduit les données du personnel, après quoi celles-ci arrivent dans une base de données centralisée, précise D. Pevenage. C’est ensuite que l’équipe RH intervient. Grâce à cette solution, nous pouvons décentraliser la saisie des données tout en gardant une vue d’ensemble. C’est exactement ce que nous souhaitions. »

          Un processus RH sur mesure

          Total Belgium – Servauto et SD Worx ont conjugué leurs forces. « Nous avons fait appel à un consultant expérimenté pour établir un flux de travail sur mesure, indique D. Pevenage. On décidait nous-mêmes pour chaque étape de l’accueil des nouvelles recrues qui était responsable de quoi. Ceux qui ne sont pas experts en matière de payroll peuvent s’appuyer sur un guide, qui utilise notre propre terminologie. »

          Fin 2018, la solution SD Worx OnSite a été testée abondamment dans quatre stations-service. « Cette solution a passé la phase d’essai avec brio, poursuit le directeur RH. Cela nous a apporté la confiance nécessaire. Aussi, nous avons rapidement accordé notre feu vert pour un déploiement dans les autres stations-service ».

            Le déploiement se poursuit

            Désormais, l’accueil des nouvelles recrues se déroule sans heurts. « Tandis que, auparavant, on avait parfois des erreurs dans les données saisies, les données du personnel sont aujourd’hui correctes, structurées et à jour, affirme D. Pevenage. La charge administrative a été réduite de moitié, tandis que nous gardons une vue d’ensemble sur les entrées de service en cours. »

            Cette réussite étant très engageante, Total Belgium – Servauto a prévu de déployer prochainement SD Worx OnSite pour encore d’autres processus RH. D. Pevenage : « Les régimes de travail de nos collaborateurs changent très fréquemment. Ces modifications, aussi, seront bientôt réalisées avec SD Worx OnSite, ce qui renforcera encore la qualité et le gain de temps. Parallèlement, nous sommes en train de numériser les promotions internes et l’accompagnement professionnel. Nous comptons utiliser SD Worx OnSite pour ces aspects également. Grâce au gain de temps administratif, nous aurons ainsi plus de latitude pour identifier les possibilités d’évolution de nos collaborateurs. Pour le dire simplement, avec SD Worx OnSite, nous remplaçons des procédures manuelles chronophages par un flux RH optimal. »

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