SAP est l’un des fournisseurs les plus connus de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). Ce logiciel permet de rationaliser et de gérer des processus et des données (en matière de ressources humaines et de finance, par ex.) au sein d’une entreprise. En tant que Gold Partner de SAP, SD Worx vous aide à créer et maintenir votre architecture RH, et s’occupe aussi du payroll, bien entendu.
Quand vous composez le 112, votre appel est traité par l’infrastructure d’ASTRID : un réseau distinct pour nos services de secours et de sécurité. ASTRID a été créé en 1998, lorsque les GSM avaient encore des touches et que l’internet mobile en était encore à ses premiers balbutiements. Tout comme pour les opérateurs privés, il y a eu pas mal de changements chez ASTRID. Carine : « Les besoins des services de secours et de sécurité ont également évolué au fil des ans. Ils utilisent eux aussi bien plus de données qu’auparavant. On peut comparer ASTRID à un autre opérateur télécom, mais notre réseau est encore mieux sécurisé et toujours disponible. Quand vous envoyez une vidéo privée et qu’elle arrive en retard, c’est ennuyeux. Si cela se produit au niveau des services de secours, cela peut être une question de vie ou de mort.
Carine y est directrice du personnel depuis le tout début. « Je faisais partie des cinq premiers salariés. À mesure que notre réseau est devenu plus complexe, notre effectif du personnel a augmenté, et même toujours plus rapidement ces dernières années. Nous nous sommes brusquement retrouvés à 140, alors que toutes les opérations RH se déroulaient encore au moyen du traitement de texte, de spreadsheets et par e-mail. Ce système avait atteint ses limites. Nous manquions d’une vue d’ensemble : toutes les données étaient réparties dans différents dossiers et boîtes de messagerie, ce qui ne facilitait pas l’identification des besoins d’apprentissage. Quand on est cinq, cela va de soi. 140 salariés, cela demande un système structuré.
Nous avons recherché un package intégrant tous les processus RH, du recrutement à l’apprentissage, en passant par l’évaluation. SAP SuccessFactors semblait idéal pour une entreprise telle que la nôtre et SD Worx SAP Solutions s’est distinguée parmi les fournisseurs de la phase-test. Toutes les données sont désormais centralisées, ce qui améliore sensiblement la transparence du processus pour l’ensemble de l’organisation. Je passe aussi beaucoup moins de temps à envoyer des e-mails.
Un exemple : avant, les candidats postulaient par e-mail. Une fois ma sélection terminée, j’informais le dirigeant par e-mail. Ce dernier envoyait son feedback par e-mail, j’invitais ensuite le candidat par e-mail, le candidat m’envoyait les documents par e-mail et des courriels étaient envoyés pour toutes les étapes suivantes. Très chronophage De plus, à la fin, nous devions rapporter sur le processus afin d’estimer le degré de difficulté des vacances, car les candidats pour des postes techniques ne courent pas les rues.
Les candidats postulent maintenant sur une plateforme. Ils uploadent immédiatement les documents requis et toute la communication emprunte ensuite la même voie. Le dirigeant peut suivre le processus sans interruption. Il ou elle voit d’emblée le degré de difficulté d’une vacance et peut ajuster les attentes si nécessaire.
Nous utilisons également SAP SuccessFactors pour l’évaluation. Chez ASTRID, nous procédions toujours à une évaluation très approfondie : un collaborateur s’autoévalue, mais est également évalué par un dirigeant et trois collègues de son choix. Avant, ces opérations se déroulaient au moyen de spreadsheets, que le dirigeant devait ensuite traiter. Cela créait également un gigantesque flux d’e-mails.
À présent, nous procédons aux évaluations à l’aide de SAP SuccessFactors. Le collaborateur choisit ses trois collègues sur la plateforme. Ces personnes reçoivent automatiquement une invitation, qu’elles doivent accepter ou décliner dans le système et en indiquer la raison. Pour finir, la plateforme combine même tout le feedback dans un rapport.
Le système offre une grande flexibilité : nous avons transmis notre dictionnaire de compétences complet à SD Worx SAP Solutions, qui aréalisé son intégration parfaite. À l’avenir, nous pourrons réaliser encore plus d’évaluations sur mesure.
Nous sommes par ailleurs en train de mettre en œuvre un module d’apprentissage. Nous savons de quelles compétences nos collègues doivent disposer pour évoluer vers une autre fonction. Néanmoins, ces informations sont également réparties dans différents fichiers, et nous allons les centraliser. Le but est de fournir à chaque collègue, grâce à la gestion de l’apprentissage, un récapitulatif de toutes les formations suivies et de celles qui sont nécessaires pour évoluer. Ils pourront ainsi prendre leur carrière en main.
Ce système présente aussi des avantages pour le management : en cas de nouvelles vacances, les dirigeants disposent d’une meilleure vue d’ensemble des profils adéquats en interne. De ce fait, ils ne devront peut-être pas chercher de candidats externes. Dans une petite structure, tout le monde se connaît et cela va de soi, mais dans une plus grande entreprise, une approche systématique est nécessaire.