Kostenvergoedingen voor thuiswerk: RSZ en fiscus op één lijn

12 december 2014

Het Nieuwe Werken is niet langer ‘nieuw’. Reeds enkele jaren gaan we ons werk steeds vaker anders (laten) organiseren. Mede door de mobiliteitsproblematiek en de drang naar meer worklife balance is de vraag naar meer flexibele werkregimes toegenomen. Het tijds- en plaatsonafhankelijk werken vormt hiervan ongetwijfeld het bekendste aspect. In de privésector wordt dit tijd- en plaatsonafhankelijk werken omkaderd door de bepalingen rond huisarbeid en/of telewerk.

Materiaal voor thuiswerk of eigen werkmiddelen

Wie enkele dagen per week van thuis uit of vanop een andere locatie dan het vertrouwde kantoor werkt, is een telewerker. De werkgever moet de telewerker de nodige ondersteuning en hulpmiddelen bieden voor de uitvoering van het werk. Dit kan via het ter beschikking stellen van een gsm, laptop en internetaansluiting (met bijhorend abonnement). Een andere mogelijkheid is dat de werknemer een vergoeding krijgt voor het professioneel gebruik van zijn eigen werkmateriaal. Werkgevers die gewonnen zijn voor het Nieuwe Werken verlenen hun werknemers hier nog meer autonomie en verkiezen de ‘choose your own device’ aanpak.

Eigen werkmiddelen: recht op forfaitaire kostenvergoeding

Wanneer een werknemer effectief gebruik maakt van een eigen pc (met randapparatuur en software) en/of internetverbinding (en abonnement) en hiervoor een vergoeding krijgt van zijn werkgever, beschouwt de fiscus dit als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. De RSZ ziet dit als een RSZ-vrije kostenvergoeding.

Zowel RSZ als fiscus aanvaarden hiervoor een forfaitair bedrag van maximaal 40 euro per maand:

  • 20 euro voor het gebruik van het eigen internet
  • 20 euro voor het gebruik van de eigen computerinstallatie

Let op voor hogere vergoedingen!

Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan 20 euro, en de werkgever dit hogere bedrag niet kan verantwoorden, wordt dit extra deel van de vergoeding als loon beschouwd en onderworpen aan RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Telewerk: op regelmatige basis of incidenteel?

Zowel RSZ als de fiscus aanvaarden dus een kostenvergoeding voor telewerk. Toch is er een klein verschil tussen beide standpunten. Voor de RSZ komt deze kostenvergoeding enkel in aanmerking voor regelmatige prestaties, terwijl de fiscus dit ook aanvaardt voor telewerk op incidentele basis. De fiscus definieert telewerk als ‘elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige of incidentele basis buiten de werkvloer worden uitgevoerd’. De fiscus beoogt dus het telewerk dat in de private lokalen van de werknemer (doorgaans thuis) verricht wordt én georganiseerd wordt tijdens de normale werkuren.

De RSZ aanvaardt het forfait van 2 x 20 euro slechts wanneer een werknemer zijn eigen pc en/of internetverbinding (en abonnement) wezenlijk en op regelmatige basis gebruikt voor professionele doeleinden, daar waar de fiscus het forfait ook aanvaardt voor telewerk op incidentele basis.

Concreet betekent dit dat in de ogen van de RSZ het forfait van 20 euro niet geldt voor werknemers die hun eigen pc en/ of internetverbinding slechts occasioneel gebruiken (bv. af en toe ’s avonds een verslag maken of documentatie nalezen, sporadisch thuiswerk bij een staking van het openbaar vervoer, …).

De RSZ beraadt zich momenteel nog over de draagwijdte van de begrippen ‘incidenteel’ en ‘occasioneel’, maar voor werknemers die slechts af en toe van thuis uit werken, is dus enige voorzichtigheid geboden bij het toekennen van kostenvergoedingen.

Forfaitaire kostenvergoeding: cumul met telewerkforfait van 10% en/of bureauvergoeding mogelijk?

Naast het fiscale forfait van 40 euro, aanvaardt de RSZ in het kader van thuiswerken ook volgende vergoedingen: een telewerkforfait van 10% en een bureauvergoeding.

Telewerkforfait van 10%

Deze vergoeding omvat alle kosten voor rekening van de werkgever die aan het telewerk verbonden zijn. Het kan dan gaan om de kosten voor een kantoor of werkplaats (verwarming, verlichting, onderhoud, …) en de kosten voor het gebruik van hulpmiddelen, apparatuur, bureaumateriaal en ander materiaal (inkt, papier, communicatie, machines, internet, …).

Kosten die verbonden zijn aan de aankoop, installatie en/of onderhoud van hulpmiddelen, apparatuur en materiaal (pc, telefoon, printer, …) vallen buiten de 10%. De werkgever kan deze kosten dus bovenop de 10% vergoeden. Beide forfaits van 20 euro voor het gebruik van de eigen computer(installatie) en voor het gebruik van het eigen internet kunnen bijgevolg niét betaald worden bovenop het telewerkforfait van 10%.

Bureauvergoeding

Een bureauvergoeding mag enkel toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen uitvoeren.

De RSZ aanvaardt als bureauvergoeding momenteel een forfaitair bedrag van 117,27 euro per maand. Dit bedrag wordt geacht de kosten voor zaken als verwarming, elektriciteit, telefoon, klein bureaumateriaal, ... te dekken.

Een cumul met de forfaits van 20 euro lijkt niet uitgesloten, uiteraard op voorwaarde dat kan aangetoond worden dat deze kosten niet reeds in de bureauvergoeding zitten vervat.