Checklist: wat moet u regelen vóór de eerste werkdag?

17 juli 2017 - Door Raf Janssen - Leestijd: 4 minuten
Schriftelijke afspraken Starten met personeel

Veel startende werkgevers zien als een berg op tegen de opstartformaliteiten van een eerste tewerkstelling. Begrijpelijk, want er komt wel een en ander bij kijken. Maar weet dat u er niet alleen voor staat: als erkend sociaal secretariaat begeleidt SD Worx u in de verschillende stappen. Deze zeven stappen moet u zeker op voorhand nemen:

formaliteiten-opstart-werkgever

1. RSZ-nummer aanvragen

Vóór uw eerste werknemer in dienst treedt, dient u als startende werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) een RSZ-nummer aan te vragen. SD Worx kan dat voor u doen, mits volmacht. De aanvraag van dit nummer gebeurt eenmalig, en kan op korte termijn.

2. DIMONA-aangifte doen

Tegelijk moet u uw werknemer onmiddellijk en elektronisch aangeven bij de RSZ. Dit is de zogenaamde DIMONA-aangifte (Déclaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte). Vermijd een laattijdige aangifte: als u de verplichtingen niet op tijd nakomt, riskeert u een strafrechtelijke sanctie of boete van de RSZ.

3. Arbeidsovereenkomst tekenen

Er moet een arbeidsovereenkomst (contract) afgesloten worden ten laatste op het moment dat de werknemer in dienst treedt. Meestal gebeurt dat schriftelijk. Wij hebben enkele standaardmodellen ter beschikking, die u online kunt raadplegen of telefonisch kunt aanvragen. In sommige gevallen is het aangewezen een contract op maat te laten opmaken. Hiervoor laat u zich het best bijstaan door een van onze consultants.

4. Arbeidsongevallenverzekering afsluiten

Onontbeerlijk is de arbeidsongevallenverzekering. Deze verzekering beschermt uw personeel en uzelf tegen ongevallen op het werk en van en naar het werk. Ontbreekt de arbeidsongevallenverzekering, dan wacht u een fikse boete. Hiervoor neemt u contact op met uw verzekeringsmakelaar.

5. Arbeidsreglement opmaken

Het arbeidsreglement omschrijft de rechten en plichten van een werknemer ten opzichte van zijn werkgever. Uw medewerker vindt er onder meer de afspraken over verlof, uitbetaling en ontslag in terug. Net als de arbeidsovereenkomst moet u dit document op voorhand opmaken. Ook al telt uw bedrijf nog maar één werknemer.

In tegenstelling tot de arbeidsovereenkomst kent het arbeidsreglement geen standaardmodel, en wordt dit steeds op maat opgemaakt. U kunt uw reglement zelf opstellen door online een vragenlijst in te vullen. Maar u kunt zich uiteraard ook laten bijstaan door een van onze ervaren consultants.

6. Aansluiten bij kinderbijslagfonds

Als u personeel tewerkstelt, moet u zich aansluiten bij een kinderbijslagfonds. Dit fonds staat in voor de betaling van kinderbijslag aan uw werknemers die hiervoor in aanmerking komen. De aansluiting is gratis, maar is verplicht binnen de 90 kalenderdagen na de aanwerving van uw eerste personeelslid, zelfs al heeft uw werknemer geen kinderen. SD Worx zorgt ervoor dat u aangesloten wordt bij het Xerius Kinderbijslagfonds.

Voor sommige sectoren is er geen vrije keuze van kinderbijslagfonds, zoals in de horecasector. In dat geval dient u zich aan te sluiten bij FAMIFED, het Federaal Agentschap voor de Kinderbijslag. 

7. Aansluiten bij externe dienst voor preventie en bescherming

Ten slotte dient u zich aan te sluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW). Op die manier garandeert u de hygiëne, ergonomie en veiligheid van uw medewerkers op uw werkvloer. Deze dienst organiseert bijvoorbeeld ook de medische onderzoeken. U betaalt een aansluitingskost en een jaarlijkse bijdrage.

Tot uw dienst

Startende werkgevers durven weleens te schrikken van de hoeveelheid aan formaliteiten, en de (eenmalige) kosten die ze met zich meebrengen. Gelukkig kunt u vandaag daarvoor volledig terugvallen op onze SD Worx Startersservice. Neem tijdig contact met ons op, zodat er voldoende tijd is om uw dossier voor te bereiden. Belangrijke zaken omtrent loonkost en sectorale bepalingen kunnen we dan nog eens samen overlopen.

Wij bezorgen u de nodige contracten, en nemen ook de volgende regelingen voor onze rekening:

  • het afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering (onze partner: Allianz);
  • de aansluiting bij een kinderbijslagfonds (onze partner: Xerius);
  • de aansluiting bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (onze partners: Mensura en Mediwet);
  • aanvragen van uw RSZ-nummer als werkgever.

Tijdens onze samenwerking treedt SD Worx in uw naam op als mandataris bij de RSZ en de Federale Overheidsdienst Financiën. 

Nog meer handige tips bij uw eerste aanwerving? Download gratis onze brochure ‘Start u als werkgever? 10 vragen vóór u uw eerste medewerker aanwerft’.

banner starten als werkgever NL

Schrijf u in op onze nieuwsbrief

Op zoek naar meer informatie?

Contacteer SD Worx

Volg de SD Worx Community