“Handige digitale toolbox om gefaseerd het HR-beleid te optimaliseren”

29 mei 2018 - Door Filip Van Laecke - Leestijd: 3 minuten
Digitalisering Customer case

Excelfabrieken. Zo vat HR Manager Lies Hooghe de opvolging van het opleidingsproces tot 2017 bij het Leuvense Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart samen. De iets langere versie vermeldt ook nog veel documenten, mailverkeer en manuele registraties. Vandaag automatiseert eBlox HR gradueel het hele traject. En dit is nog maar het begin: “Met deze tool kunnen we stapsgewijs ons hele HR-beleid digitaliseren.”

Begin 2017 vervoegde Lies het HR-team van het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart. Eén collega was toen voltijds aan de slag met VTO (vorming, training en opleiding). “Zware en manuele processen, maar ze bestónden wel en waren goed overdacht”, stipt Lies aan. “Daardoor hadden we snel door dat we relatief eenvoudig efficiëntiewinsten konden boeken.”

Vraag en aanbod matchen

Dat het VTO-proces een digitale transformatie nodig had, was duidelijk. Maar ook wie de operatie in goede banen zou leiden, behoefde weinig verder onderzoek. “Voor loonadministratie rekende het ziekenhuis al op Payroll van SD Worx”, gaat Lies verder. “En of het nu om lonen, accreditaties of andere gegevens gaat: alle personeelszaken staan natuurlijk idealiter op één digitaal platform.”

De doelstellingen van dit project waren meteen tweeledig. Zo wou de zorginstelling niet alleen meer efficiëntie, maar het VTO-beleid ook beter kunnen aansturen. Lies: “Het verkennen van de markt, de noden in kaart brengen, specifieke trainingen onder de aandacht brengen, noem maar op: de vrijgekomen tijd kunnen we nu benutten om de opleidingsvraag en het -aanbod goed te matchen.” En dat zullen de medewerkers ook voelen: “Zij zien eBlox HR stapsgewijs evolueren, en merken dat ze een werkgever hebben die in hen wil investeren.”

Mee aan het roer

Voor het Leuvense ziekenhuis is eBlox HR vooral een omgeving die toelaat om heel gefaseerd, op het eigen tempo te werken. Lies: “Op dit moment zijn we bijvoorbeeld ons VTO-beleid aan het decentraliseren, zodat ook medewerkers hun opleidingen online kunnen raadplegen en beheren. Tegelijk kijken we naar volgende modules, zoals het digitaal werknemersdossier. Die flexibiliteit stel ik erg op prijs. Elke organisatie kan eigen prioriteiten leggen. Van ons was dat nu wel VTO, maar bij anderen is eBlox HR dan weer dé oplossing voor uitdagingen in evaluatie of functionering.”

Heilig Hart Leuven eblox HR digitalisering processen

Ook tijdens de uitrol van eBlox HR bepaalde het ziekenhuis het tempo. Na de kick-off verliep de implementatie vrij snel, al werden processen altijd in vraag gesteld. “Samen met onze vaste SD Worx-projectmanager hebben we elke stap gewikt en gewogen. Hun team drong ook nooit iets op. De aanpak is eerder omgekeerd: op een SD Worx-event voor de zorgsector mochten wij zelfs mee debatteren over de toekomstige features van eBlox HR. Wij zitten dus zelf mee aan het roer.”

Persoonlijke aanpak

Ook in Lies haar job toont eBlox HR zich als een handige houvast. “Ik beschouw dit als een digitale toolbox, die ik kan aanspreken als de tijd rijp is om het volgende HR-aspect te optimaliseren. Daarom komt onze SD Worx-consultant van tijd tot tijd een dag hier ter plekke werken. Die persoonlijke aanpak is voor ons bijzonder handig. En, eerlijk gezegd: lang geleden dat ik nog eens met iemand van een externe partij zo op dezelfde golflengte zat.”

Banner newsletter NL

Schrijf u in op onze nieuwsbrief

Op zoek naar meer informatie?

Contacteer SD Worx

Volg de SD Worx Community