SD Worx privacyverklaring– marketing and CRM

In deze privacyverklaring willen wij duidelijk uitleggen welke persoonsgegevens wij verwerken, en waarom, in het kader van onze CRM (customer-relationship management) en marketingactiviteiten. Als u als prospect interesse heeft getoond in onze diensten, als u een bestaande commerciële contactpersoon van ons bent (zoals een HR business partner bij een van onze klanten), of als u een van onze evenementen heeft bijgewoond, dan is deze privacyverklaring van toepassing op onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Privacy

Met 'wij' bedoelen we SD Worx People Solutions NV ('SD Worx'). SD Worx is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze activiteiten. Wanneer u zich hebt ingeschreven om meer informatie te ontvangen over onze diensten, wanneer u een van onze evenementen bijwoont, of wanneer u reeds een beroep doet op onze diensten, zal SD Worx People Solutions uw persoonsgegevens verwerken voor marketing- en CRM-doeleinden. Deze privacyverklaring slaat niet op andere verwerkingsactiviteiten van SD Worx. 

SD Worx heeft een functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) aangesteld. Als u vragen hebt over de privacy- en gegevensbeschermingspraktijken van SD Worx, nodigen we u uit om contact op te nemen met onze DPO:

SD Worx Group NV
Attn.: Data Protection Officer
Brouwersvliet 2
2000 Antwerpen
Belgium

via email:
dataprotectionofficer@sdworx.com

In de volgende delen van deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken voor onze CRM- en marketingactiviteiten, en waarom. Andere informatie gaat over wie toegang heeft tot uw persoonsgegevens en hoe lang we deze bewaren. Wij zullen u ook wijzen op uw individuele rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe u die kunt uitoefenen, en andere belangrijke informatie.

1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Voor onze CRM- en marketingactiviteiten verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

  • Identificatiegegevens, zoals uw voornaam, achternaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer;
  • Professionele informatie: uw functie en rol bij uw organisatie;
  • CRM-informatie: of u een prospect bent bij SD Worx of een commerciële contactpersoon, en informatie over uw status als commerciële contactpersoon bij SD Worx;
  • Evenementinformatie: alle informatie die we u vragen te verstrekken om een evenement of webinar te organiseren en uw deelname te ondersteunen, bv. dieetvoorkeuren, tijdstip van aankomst, e-mailadres gebruikt voor registratiedoeleinden.

We kunnen deze informatie rechtstreeks van u verzamelen tijdens RFI/RPF's en aanverwante activiteiten, of via formulieren op onze website waarmee u ons uw contactgegevens kunt bezorgen.

2. Waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken.

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor onze marketing- en CRM-activiteiten, de levering van nieuwsbrieven en het organiseren van webinars en/of evenementen. Deze verwerking wordt uitgevoerd op basis van ons gerechtvaardigd belang in kader van goed klantenbeheer en marketingactiviteiten, of op basis van uw toestemming (bijv. door u expliciet aan te melden voor het ontvangen van een nieuwsbrief over onze diensten).

3. Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

In dit deel willen wij duidelijk maken wie toegang heeft tot uw persoonsgegevens, en waarom. Als strikte regel zorgen we ervoor dat mensen, onze leveranciers of andere derden enkel het echt noodzakelijke ontvangen of er toegang toe hebben. Voor alle duidelijkheid maken we een onderscheid tussen twee soorten ontvangers: ontvangers binnen SD Worx, en partijen buiten onze organisatie.

Ontvangers binnen SD Worx

SD Worx is een wereldwijde organisatie. Onze marketingafdeling omvat teamleden die in onze entiteit in Mauritius en Zwitserland gevestigd zijn. Voor de internationale doorgifte van persoonsgegevens naar Mauritius gelden aanvullende waarborgen, waaronder standaardcontractbepalingen die hier kunnen worden geraadpleegd. De internationale doorgifte naar Zwitserland wordt ondersteund door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Ontvangers buiten SD Worx

Om onze CRM- en marketingactiviteiten goed te laten verlopen, maken wij gebruik van verschillende leveranciers. Deze leveranciers, ook wel verwerkers genoemd, kunnen uw persoonsgegevens hosten, of er toegang toe hebben in het kader van een marketingcampagne. Wij hebben strikte contracten om ervoor te zorgen dat zij de persoonsgegevens die zij ontvangen of waartoe zij toegang hebben, beschermen. Het gaat om de volgende partijen:

  • Marketingbureaus: wij schakelen marketingbureaus in om onze campagnes en evenementenorganisatie te ondersteunen.
  • IT-ondersteuningsbureaus: om te helpen bij het oplossen van problemen en om onze platforms draaiende te houden, kunnen we een beroep doen op externe bureaus.
  • Salesforce.com: deze partij host ons CRM-platform, en is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk.

Ter ondersteuning van de internationale doorgifte van gegevens naar Salesforce.com, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd, de zogenaamde "standaardcontractbepalingen", die hier kunnen worden geraadpleegd.

4. Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens niet langer dan nodig worden bewaard. In de regel worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of worden verwerkt. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Wanneer een bewaartermijn is verstreken, zullen wij de persoonsgegevens waarop die termijn van toepassing was, veilig wissen of veilig anonimiseren.

5. Uw rechten over uw persoonsgegevens

Privacyrecht kent u een aantal rechten toe t.a.v. uw persoonsgegevens die wij verwerken. Wij willen u hier uitleggen wat die rechten inhouden, en hoe u ze kunt uitoefenen. U hebt de volgende rechten:

  • Recht op inzage 
    Dit recht geeft u de mogelijkheid om een aantal zaken bij ons op te vragen. U kunt vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, indien dat het geval is, om meer informatie. Dit recht geeft u ook het recht om ons te vragen u een kopie te bezorgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Wanneer u om een dergelijke kopie vraagt (zelfs wanneer u slechts om een specifieke reeks gegevens vraagt), hebben wij het recht om bepaalde gegevens achter te houden indien de verstrekking ervan inbreuk zou maken op de rechten van anderen.
  • Recht op rectificatie
    U kunt ons altijd vragen om onjuiste persoonsgegevens over u te rectificeren. Als uw persoonsgegevens onvolledig zijn of als er iets ontbreekt, kunt u ons de ontbrekende informatie verstrekken, zodat wij deze kunnen aanvullen.
  • Recht op gegevenswissing
    Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons vragen om al uw persoonsgegevens of een deel daarvan te wissen. U kunt ons bijvoorbeeld vragen uw persoonsgegevens te wissen indien een nationale of EU-wet ons daartoe verplicht, indien u met succes bezwaar hebt gemaakt, of indien de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze oorspronkelijk hebben verzameld. Wij kunnen een verzoek om persoonsgegevens te wissen weigeren als wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
  • Recht op beperking van verwerking
    Dit recht geeft u in sommige gevallen het recht om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken. U kunt ons bijvoorbeeld vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken totdat wij uw gegevens hebben gecorrigeerd, indien u beweerde dat deze onjuist waren.
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid
    Dit recht geldt alleen onder specifieke omstandigheden, en omvat mogelijk niet alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. U kunt vragen om een kopie, in een gangbaar en machineleesbaar formaat, van de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt en die wij verwerken met uw toestemming of omdat wij ze nodig hebben om een contract uit te voeren. U kunt ons ook vragen om dezelfde persoonsgegevens rechtstreeks aan een derde te verstrekken.
  • Het recht om bezwaar te maken
    U hebt het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking die wij uitvoeren met het oog op een rechtmatig belang.
  • Het recht om toestemming in te trekken
    Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken met uw toestemming, kunt u die altijd intrekken. Als u bijvoorbeeld een prospect bent en ervoor gekozen hebt om onze marketinge-mails te ontvangen, kunt u zich altijd afmelden voor het ontvangen van deze e-mails. Onze verwerking van uw persoonsgegevens voordat u uw toestemming introk, blijft rechtmatig.

6. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?

Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, vragen wij u contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via een e-mail aan dataprotectionofficer@sdworx.com. 

Het helpt ons als u uw verzoek zo specifiek mogelijk maakt. In sommige gevallen zullen wij contact met u opnemen om uw identiteit te verifiëren. Zo voorkomen we dat persoonsgegevens op de verkeerde plaats terechtkomen. Wij doen ons best om binnen een maand na ontvangst of na verificatie van uw identiteit te reageren op uw verzoek. Als uw verzoek complex is, kan dit langer duren.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. Een volledig overzicht van deze autoriteiten vindt u hier.

7. Versiecontrole

Wanneer wij wijzigingen aanbrengen in onze CRM-activiteiten, zullen wij deze privacyverklaring indien nodig bijwerken. 

Deze versie van onze privacyverklaring is gepubliceerd op 15 juni 2021