Digitalisering personeelsbeleid in Belgische bedrijven ondermaats

17 oktober 2013

De personeelsafdelingen van Belgische bedrijven kampen met digitale koudwatervrees. En dat terwijl medewerkers in hun privéleven steeds vaker de digitale realiteit omarmen. Thuis zijn werknemers goed geëquipeerd. Ze hebben diverse toestellen waarvan ze intensief gebruik maken voor e-mail (94%) of online bankieren (84%). Ze shoppen vaker online (70%) dan de gemiddelde internetgebruiker (55%) en zijn redelijk actief op sociale media (61%).
Eenmaal op het werk lijkt de digitale klok wel teruggedraaid. Dan heeft nog maar 78% van de werknemers e-mail ter beschikking. De helft (51%) kan zijn verlof nog wel digitaal plannen, maar zodra het over administratieve toepassingen gaat, zoals het indienen van onkostennota’s of het aanvragen van een opleiding, biedt nog maar 40% van de bedrijven digitale oplossingen aan. Ook qua communicatie en kennisdeling blijft de digitalisering ondermaats: 31% van de werknemers kan gebruik maken van een kennisdelingsplatform, maar slechts 16% heeft de mogelijkheid om informatie uit te wisselen via een intern sociaal netwerk als Yammer, terwijl dat een efficiënter alternatief is voor oeverloos mailverkeer.

Digitalisering betekent efficiëntiewinst en betere service aan medewerkers
In het kader van zijn jaarlijkse werknemersbevraging ondervroeg SD Worx 2405 werknemers over de beschikbaarheid en het gebruik van 22 e-toepassingen op het werk. Opmerkelijk is alvast dat slechts drie van de 22 e-toepassingen voor meer dan de helft van de werknemers beschikbaar zijn:
e-mail (78%), intranet (66%), en verlofplanning (51%). Met 48% is ook tijdsregistratie redelijk verspreid.

‘Bedrijven laten hier duidelijk kansen liggen,’ zegt Harold Ryckaert, directeur Large Enterprises bij SD Worx. ‘Het digitaliseren van complexe processen betekent niet alleen minder administratie,
maar levert ook een betere service aan je medewerkers. De meest tijdsintensieve processen kunnen volledig of gedeeltelijk worden gedigitaliseerd. Denk maar aan verlofplanning, aanwezigheidsbeheer, de productie van loondocumenten of het beheer van opleidingen en evaluatiecycli. Digitalisering betekent niet alleen efficiëntiewinst, het is ook een grote troef in de relatie tussen werkgever en werknemer.’

e-toepassingen

Werknemers zijn vragende partij. Een grote meerderheid verwacht dat zijn bedrijf inspanningen doet op het vlak van digitalisering. Zowat 60% van de werknemers wil graag e-toepassingen voor verlofplanning, evaluatie en een online overzicht van zijn totale beloningspakket. Niet minder dan 57% van de werknemers vraagt een digitale loonbrief, maar die is in 71% van de bedrijven niet beschikbaar.

Oorzaken van beperkte digitalisering: rendabiliteit, onwennigheid, complexe regelgeving
De terughoudendheid van werkgevers tegenover de digitalisering van deze diensten heeft een aantal oorzaken. In een parallel onderzoek naar beschikbaarheid en gebruik van dezelfde 22 e-toepassingen bij 729 werkgevers stelde SD Worx vast dat bedrijven de voorbije jaren vaak éénzijdig oog hadden voor kostenreductie. Sommige bedrijfsleiders zijn bang dat hun investering in nieuwe digitale technologie niet zal renderen. Ook bleek een zekere terughoudendheid tegenover nieuwe, onbekende technologie te bestaan. Ten slotte bleek de snel wijzigende en vaak te complexe regelgeving tot complexere interne bedrijfsprocessen te leiden.

Anderzijds zijn bedrijfsleiders zich ervan bewust dat nieuwe technologie noodzakelijk is om competitief te blijven en voldoende jonge, capabele medewerkers aan te trekken. Technologie blijkt dus niet alleen een hinderpaal te zijn, maar ook een drijfveer om versneld te digitaliseren. Met de krapper wordende arbeidsmarkt worden werkgevers ook steeds gevoeliger voor de stijgende verwachtingen van werknemers. Tot slot beseffen werkgevers steeds vaker dat digitalisering van complexe en tijdrovende processen zoals het beheer van opleidingen, verlofplanning en evaluatieprocessen tot meer efficiëntie en een betere service aan medewerkers leiden.

Vlaanderen hinkt achterop bij Brussel
Het onderzoek bracht ook grote regionale verschillen aan het licht. Belangrijkste vaststelling is dat de digitalisering over de hele lijn het verst staat in Brussel. Dat heeft te maken met het overwicht aan dienstenbedrijven in het Hoofdstedelijk Gewest, waaronder ook vaak grote en internationale dienstenbedrijven.

Het grote aandeel industriële bedrijven in Vlaanderen zorgt voor een daling van het gemiddelde voor diverse e-toepassingen. Precies ook de sterke aanwezigheid van de industrie in Vlaanderen verklaart de grote verspreiding (51%) van systemen voor tijdsregistratie. Redelijke verspreiding is er in Vlaanderen verder van e-toepassingen voor verlofplanning (51%), kennisdelingsplatformen (31%), e-toepassingen voor ontwikkeling van medewerkers, portaalsites met sociaal-juridische informatie (39%) en systemen waar medewerkers hun persoonlijke data kunnen raadplegen (39%).

Op 7 van de 22 domeinen wordt Vlaanderen echter door zowel Brussel als Wallonië gepasseerd. SD Worx registreerde in Franstalig België een opvallend sterker verspreid gebruik van e-mail, intranet, interne sociale netwerken, social media, het downloaden van content, jobsites voor interne vacatures, elektronisch handtekenen van documenten, de elektronische loonbrief en elektronische deelname aan bijvoorbeeld tevredenheidsenquêtes. Er blijft dus nog een lange weg te gaan. ‘Qua digitalisering is er bij Belgische en zeker bij Vlaamse bedrijven meer sprake van een langzame evolutie, dan van een digitale revolutie,’ zegt Harold Ryckaert.

Onderzoek
In het kader van zijn jaarlijkse werknemersbevraging ondervroeg SD Worx 2405 werknemers, van wie 1788 bedienden en 617 arbeiders, over beschikbaarheid, gebruik en gewenst gebruik van 22 e-toepassingen. Parallel daaraan werden 729 werkgevers over dezelfde thema’s bevraagd.

Meer informatie?
Dirk van Bastelaere, SD Worx. 0498.946.952, dirk.vanbastelaere@sdworx.com  
Harold Ryckaert, Directeur Large Enterprises SD Worx, 0475.985.804, harold.ryckaert@sdworx.com  

Over SD Worx
SD Worx is een Europees HR-consultancybedrijf met hoofdzetel in België. De groep biedt een volledige dienstverlening rond het tewerkstellen van personeel met loonberekening en -administratie, opleiding, HR research, sociaaljuridische, fiscale en HR-adviesverlening, gespecialiseerde software voor personeelsdiensten en ondersteuning ter plaatse.

In België telt SD Worx 26 kantoren. SD Worx biedt oplossingen op het gebied van internationale tewerkstelling in meer dan 20 landen, vanuit eigen kantoren of via kwaliteitsvolle partners. Bijna 2.000 medewerkers bedienen meer dan 40.500 klanten in de privé- en publieke sector, zowel KMO’s als grote organisaties. Met meer dan 1.179.000 loonberekeningen per maand is SD Worx de derde grootste HR-provider in Europa. De consultancyafdeling van de groep telt 550 specialisten en heeft in de verschillende HR-disciplines een toonaangevende positie.