Aquafin looft drang en zoektocht naar efficiëntie en optimalisering

 
Dat onze SD Worx-consultant spontaan mee op zoek gaat naar meer efficiëntie en optimalisering, waardeer ik enorm.
HR-Office-Kjell
Kjell Bakkovens Manager HR Office waterzuiveringsspecialist Aquafin

 Outsourcingopdrachten zijn erop of eronder. Want niemand kent de organisatie zo goed als je eigen medewerkers, toch? Maar wanneer de expertise en attitude helemaal matchen met de opdracht, is het een schot in de roos. Kjell Bakkovens, Manager HR Office bij waterzuiveringsspecialist Aquafin, kon al een paar keer proeven van zo’n succes: “Dat onze SD Worx-consultant spontaan mee op zoek gaat naar meer efficiëntie en optimalisering, waardeer ik enorm.”

Om de data- en rapporteringsanalist binnen het HR-team tijdelijk te vervangen, deed Kjell Bakkovens een beroep op de outsourcingdiensten van SD Worx. In het verleden was hij op die manier al zo goed geholpen, dat hij vroeg naar dezelfde expert. Maar een volgeboekte agenda besliste daar anders over. Met een duidelijke takenlijst ging SD Worx op zoek. “Uiteraard kent SD Worx als payroll- en hr-provider van Aquafin het bedrijf en zijn cultuur goed, wat de kans op een succesvolle match doet groeien”, licht Kjell toe.

Samen op zoek naar nog beter

Het HR Office-team kreeg met de SD Worx-consultant drie dagen per week versterking on-site. “Al snel was er een klik toen we merkten dat hij niet alleen zijn gevraagde opdrachten vervulde, maar spontaan meedacht over hoe bepaalde processen nog beter en efficiënter konden”, herinnert Kjell zich. “Zo zet Aquafin sterk in op interne mobiliteit. Kandidaten die in huis solliciteerden voor diverse vacatures als gevolg van een groeianalyse, moesten vroeger hun cv en motivatie mailen, terwijl het cv al beschikbaar was van bij hun indiensttreding. De SD Worx-expert ontwikkelde een tool waarin onze rekruteerders de naam ingeven en meteen het cv te zien krijgen. Bovendien hebben ze nu ook meteen zicht op recente evaluaties, de huidige looncategorie en andere relevante personeelsinfo in functie van de sollicitaties. Al die info moest voordien worden geplukt uit vier systemen.”

“Al snel was er een klik toen we merkten dat ook onze SD Worx-consultant meedacht over hoe bepaalde processen nog beter en efficiënter konden.”

 

Optimalisatie is het codewoord

Kjell: “Nog voorbeelden: maandelijks rapporteren we aan het directiecomité over de actuele en voorspelde VTE-situatie – vaste en externe medewerkers. Dat is erg gedetailleerd: onder meer vakantieplanning, verlof en ziekte komen daar op individueel niveau in. Zo heeft onze directie continu een accuraat zicht op de huidige capaciteit en wat budgettair nog mogelijk is. Een intensieve voorbereiding, waar we voorheen zo’n drie dagen per maand zoet mee waren. Door zijn upgrade van onze business intelligence reporting kon de SD Worx-expert die voorbereidingstijd aanzienlijk inkorten. Ook heeft hij voor de integratie van onze fietsleasing in eBlox Payroll de manuele input tot een minimum herleid, ook is het proces van de fietsvergoeding verder verbeterd.”

Meerwaarde met een staartje

“Om dit soort profielen in te schakelen, is SD Worx niet de goedkoopste aanbieder, maar we krijgen wel veel terug. Onze samenwerking verliep zo goed dat we zijn rol hebben uitgebreid en zijn contract verlengd”, vertelt Kjell.

“Met nieuwe software willen we de digitalisering van onze hr nog een versnelling hoger schakelen. Daarbovenop boekten we onder meer dankzij de optimalisaties van SD Worx tijds- en efficiëntiewinst en verlaagden we onze foutenmarges. Binnenkort start er een nieuwe collega in ons HR Office-team die hierdoor zowat de helft van zijn/haar tijd aan hr-kerntaken zoals analyse & reporting en wagenparkbeheer kan besteden. Die afwisseling met pure payroll verhoogt de voldoening en aantrekkelijkheid van de job.”

“Door onze processen te digitaliseren en optimaliseren, hebben we nu veel meer ruimte voor hr-kerntaken.”

 

Uitbesteed is welbesteed

Wil ook jij een expert van SD Worx inschakelen in je organisatie? Dat kan, en helemaal volgens jouw ritme, behoeften en wensen.

Ontdek hoe SD Worx je kan helpen