Van parkeertickets in het kader van een bedrijfsbezoek tot de internetrekening voor thuiswerk: maken je medewerkers kosten in het kader van hun job, dan moet je die vergoeden. Een forfaitaire kostenvergoeding compenseert al deze uitgaven. Wil je een kostenvergoeding invoeren of je bestaande regeling op punt zetten? Dit stappenplan helpt je op weg.
Als werkgever kun je de werkelijke professionele uitgaven van medewerker terugbetalen op basis van de rekeningen en facturen die ze bijhouden. Dit laat weinig ruimte voor discussie, maar brengt wel een administratieve rompslomp met zich mee. Daarom kun je ook een forfaitaire kostenvergoeding voorzien. Daarbij stel je een maandelijks bedrag ter beschikking dat alle uitgaven dekt, zonder dat medewerkers voor elke betaling een bewijs voorleggen.
De kostenvergoeding staat los van het loon, dat een beloning is voor gepresteerde arbeid. Een essentieel onderscheid, want op loon betaal je RSZ-bijdragen en belastingen, op een kostenvergoeding niet. Een regeling die wel eens wordt misbruikt. Bepaalde bedrijven kennen immers een loonsverhoging toe in de vorm van zo’n vergoeding. Met deze 4 stappen zet je een regeling op papier volgens de spelregels.
Breng de aard en het niveau van de verschillende werknemerscategorieën binnen je organisatie in kaart. Op basis van die denkoefening beslis je voor welke groep een kostenvergoeding van toepassing is. Kijk verder dan de functietitel. Een hr-expert staat misschien hoger in de hiërarchie, maar heeft misschien amper professionele uitgaven.
Specifieer welke kosten je medewerkers maken en voor welke betalingen je een forfaitair bedrag toekent. Het moet steeds om professionele uitgaven gaan. Voorbeelden zijn parkeertickets in het kader van een bedrijfsbezoek, telewerk (internet, elektriciteit, klein bureaumateriaal …), het gebruik van eigen toestellen (laptop, smartphone en de bijbehorende internet- en telecomrekening), uitgaven voor de (bedrijfs)wagen (carwash, stalling) en specifieke beroepskledij.
Als werkgever draai je evenwel niet voor elke betaling in werkverband op. Koopt een werknemer bijvoorbeeld een chique outfit om eenmalig een exclusief klantenevent bij te wonen, mag hij of zij de rekening niet naar jou doorschuiven.
Het bedrag moet in verhouding staan met de reële uitgaven. Met andere woorden: het is niet de bedoeling dat je medewerker er op het einde van de maand een groot deel van overhoudt.Een steekproef helpt je tot een realistisch bedrag te komen. Daarbij houden per functiecategorie enkele medewerkers een bepaalde periode hun professionele uitgaven nauwgezet bij. Aan de hand van die facturen en bonnen bepaal je een som. Daarnaast vormen de normbedragen van de RSZ een leidraad. Let wel: je mag deze forfaits nooit zomaar toekennen. Je moet elk deel van de vergoeding kunnen staven. Ook een percentage van het loon of de omzet als bedrag nemen, is uitgesloten.
De ondernemingspolicy omschrijft welke werknemerscategorieën aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding en welke specifieke uitgaven onder die som vallen. Zo vermijd je dubbel gebruik, waarbij je kosten terugbetaalt die ook zijn opgenomen in het forfaitaire bedrag.
Verduidelijk ook de algemene regels en neem die op in een clausule bij de arbeidsovereenkomst: wat als een medewerker (langdurig) ziek is? Krijgen werknemers een kostenvergoeding als ze vakantie hebben? En wat bij tijdskrediet, onbetaald verlof of ouderschapsverlof? Beantwoord ook die vragen in je policy.
Tip: speel op zeker en sluit een ruling af
Door een ruling af te sluiten met de FOD Financiën ben je zeker dat je kostenvergoeding juridisch waterdicht is. De rulingprocedure bestaat uit een voorlopige aanvraag, een onderhandelingsfase en een definitieve aanvraag. Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen.
Bij een doorlichting houdt de inspectie steevast de kostenvergoeding tegen het licht. Botst hij op onregelmatigheden, dan kan hij (een deel van) de vergoeding herkwalificeren als loon. Daardoor betaal je plots niet alleen RSZ-bijdragen, maar hoest je ook werknemersbijdragen, interesten én een boete op. Kortom, een kostenvergoeding op losse schroeven leidt vroeg of laat tot een financiële kater. Schakel daarom steeds een expert in.
Michael Van Looveren
Senior Legal Consultant
Michael Van Looveren is Senior Legal Consultant bij SD Worx. Samen met zijn team adviseert hij werkgevers over alle juridische aspecten van het hr-beleid. Met duidelijk en pragmatisch advies wil hij ondernemingen helpen om een doordacht en wervend personeelsbeleid te voeren.
Journalist Xavier Taveirne gaat in gesprek met Virginie Verschooris, experte Reward en Tom Cuyvers, Portfoliomanager, over verloning. Ze hebben het over het belang van een strategisch loonbeleid en hoe benchmarking daarin een grote rol speelt.
De eindejaarsperiode komt er opnieuw aan. Een moment waarop veel werknemers een geschenk van hun werkgever krijgen. Het is een goede manier om je waardering voor je medewerkers te tonen, maar is het ook fiscaal gunstig om medewerkers te bedanken via geschenken?
Een herstructurering is voor niemand goed nieuws. Het gaat om mensen en de emoties kunnen hoog oplopen. Hoe sereen de procedure verloopt, heb je als werkgever deels zelf in de hand. Goed en doordacht communiceren tijdens de drie verschillende fases van een herstructurering, is cruciaal. Hieronder schetsen we de drie fases met enkele tips uit onze ruime ervaring. Maar weet: een herstructurering is altijd maatwerk.