Het kiezen van de juiste hr-oplossing voor het post-coronatijdperk - met Mieke Guns

De juiste hr-oplossing verlaagt de kosten, garandeert compliance en geeft je controle over je hr- en payrollprocessen

Na bijna twee jaar van lockdowns, reisbeperkingen en thuiswerken lijkt het nieuwe normaal erg veel op het oude, hoewel er toch veel is veranderd. Op het gebied van hr heeft de coronacrisis de bestaande trends versneld, waardoor de druk op hr-leiders om de bedrijfsdoelstellingen van hun bedrijf te ondersteunen toeneemt.

In de praktijk betekent dit dat de pre-pandemische focus op mensen nog sterker is geworden en dat hr-leiders op zoek zijn naar nieuwe manieren om talent aan te trekken en te behouden dat nodig is om hun bedrijf weer te laten groeien.

"De war for talent sluimerde op de achtergrond tijdens de coronacrisis, maar is zeker nooit verdwenen", zegt Mieke Guns, Solution Marketeer bij SD Worx, dat people solutions biedt aan meer dan

70.000 bedrijven wereldwijd.

"En nu zien we dat het aantrekken en behouden van mensen, het welzijn en de veerkracht van werknemers, het engagement van de werknemers, talentontwikkeling en interne mobiliteit allemaal hoog op de prioriteitenlijst van hr-leiders staan."

Het laatste onderzoek van SD Worx bevestigt dat prestatiebeheer, aanwerving, evenwicht tussen werk en privéleven en hr-dienstverlening aan werknemers tot de top vier van hr-uitdagingen behoren. Dat betekent echter niet dat operationele efficiëntie niet langer van belang is – verre van. Inzichten van bijna 3.000 hr-leiders in heel Europa tonen aan dat operationele efficiëntie cruciaal wordt geacht om de uitdagingen op het vlak van mensen aan te gaan, waarbij bedrijven zowel de tijd- als kostenefficiëntie willen verhogen door middel van digitale transformatie en hr-automatisering.

Mieke beschrijft die dubbele focus op strategische people issues en operationele efficiëntie als twee kanten van dezelfde medaille. "Hr-leiders hebben tijdens deze crisis geleerd dat digitalisering en operationele efficiëntie nog altijd essentieel zijn om hen in staat te stellen al die strategische people projecten te realiseren", zegt ze.

"Als je de operationele basis niet op orde had vóór COVID-19, dan kreeg je problemen tijdens COVID-19. Want als je mensen geen verlof konden vragen of je hr-afdeling niet konden contacteren via digitale weg, als alles nog op papier moest gebeuren, dan had je het lastig om deze crisis te overleven."

De kosten van een gebrekkige basis zijn enorm.  Als bedrijven hun mensen niet tijdig en correct betalen, neemt het engagement af en kunnen complianceproblemen hen in lastige papieren brengen.

Wat kunnen hr-leiders dan doen om die problemen te voorkomen wanneer de volgende crisis zich voordoet of wanneer ze proberen hun weg te vinden in het nieuwe normaal?

De eerste stap is volgens Mieke het opzetten van veerkrachtige systemen, geïntegreerde informatiestromen en de analytische rapportering die nodig is om de business te ondersteunen bij een snelle besluitvorming.

Maar al te vaak zijn de bestaande hr-oplossingen gefragmenteerd en ontbreekt een geconsolideerde rapportering waardoor beslissingen niet op gegevens gebaseerd zijn. Die problemen zijn het duidelijkst zichtbaar bij middelgrote ondernemingen die met weinig kennis van de lokale arbeidsregels nieuwe markten betreden.    

"Ofwel hebben ze helemaal geen systeem, omdat ze maar moeilijk het juiste systeem vinden ofwel hebben ze verschillende systemen omdat ze hier en daar een bedrijf hebben overgenomen", legt Mieke uit.

"Dus hebben ze meerdere hr-systemen die niet geïntegreerd zijn en niet met elkaar communiceren, en die allemaal tegelijk draaien." 

Die systemen komen meestal van verschillende aanbieders onder verschillende service level agreements. "Je hebt daardoor een kluwen aan contactpersonen in verschillende tijdzones en culturen.  Dat kost tijd en je verliest de controle over je hr- en payrollprocessen", zegt Mieke.

Sommige bedrijven, voegt ze eraan toe, investeren in nieuwe centrale hr-systemen, maar vinden dat hun Core HR-informatie niet gedetailleerd genoeg is om payrollprocessen te ondersteunen die werken met zeer specifieke lokale gegevens. De payrollteams maken dan gebruik van hun lokale payrollsystemen.

Om de controle over de hr- en payrollprocessen te behouden, te voldoen aan de lokale wetgeving en de kosten te beheren, hebben bedrijven een volledig geharmoniseerd, wereldwijd hr-ecosysteem nodig, waarbij Core HR-gegevens worden geïntegreerd met payrollgegevens en personeelsbeheergegevens. "Dat is wat SD Worx middelgrote organisaties kan bieden", zegt Mieke.

"Wij kunnen je één contract, één service level agreement en één set KPI's aanbieden.  We bieden je een wereldwijd hr-systeem dat ondersteund wordt door managed payroll services, zodat je lokale experts hebt die je payroll berekenen met onze lokale loonmotoren. Praten met die experts doe je via één algemeen systeem."

Dat verlaagt niet alleen de kosten. Je krijgt ook een duidelijker zicht op de personeelskosten als je beschikt over correcte gegevens over het aantal mensen dat op elke afdeling werkt, in elk land, en over de socialezekerheids- en andere bijdragen.

Minstens even belangrijk is de impact die een gestroomlijnde hr-oplossing kan hebben op de werknemers zelf. Een loonbrief direct op hun smartphone laten bezorgen of hen de tools geven om digitaal verlof te vragen, zijn grote voordelen voor werknemers – vooral voor wie gewend geraakt is aan het zelf beheren van zijn werkleven tijdens de donkere dagen van de pandemie. 

Wat hr zelf betreft, kan een oplossing als SD Worx People voor een heuse transformatie zorgen, waardoor senior teamleden echte businesspartners worden, terwijl hr-managers de tijd krijgen om na te gaan of de werknemers betrokken zijn bij hun werk of van plan zijn het bedrijf te verlaten. Zoals Mieke zegt: "Je kunt alle engagementsonderzoeken in de wereld doen, maar er is geen betere studie dan je gewoon onder je mensen te begeven en te luisteren naar wat ze vertellen bij een kop koffie." 

Dat geldt vandaag misschien nog meer dan voor COVID-19

Wil je meer te weten komen over de SD Worx People solution? Neem een kijkje op onze website.