Hoe kies je de juiste core hr-software? [Checklist]

Voorbereiding is alles wanneer je de wereld van hr-technologie gaat bekijken. Alleen als je precies weet wat je zoekt, kun je de perfecte match vinden.

• Analyseer grondig je huidige uitdagingen: je belangrijkste vereisten omvatten het automatiseren van je bestaande hr-processen en het voldoen aan je huidige behoeften. Dat moet resulteren in een lijst met essentiële functies, van efficiënt documentbeheer en veilig gegevensbeheer tot geautomatiseerde onboarding

Supertip: overweeg om payroll te integreren in je core-hr-systeem. Payrollgegevens zijn vaak de meest betrouwbare gegevens in een organisatie. Als je die gaat combineren met andere hr-gegevens krijg je erg waardevolle inzichten in bedrijfskritische zaken

• Denk buiten de lijnen: onderzoek wat er mogelijk is met de nieuwe hr-software in de markt. Er zijn vast en zeker digitale mogelijkheden waar je nog niet aan gedacht hebt. De snelle technologische evolutie heeft bijvoorbeeld de ontwikkeling mogelijk gemaakt van een brede reeks selfservicetools voor werknemers.
• Wees voorbereid op groei: zelfs als je organisatie vandaag niet internationaal actief is, kan dat morgen wel het geval zijn. Als je er niet in slaagt schaalbaarheid en wereldwijde functionaliteiten aan de mix toe te voegen, dan kan één bedrijfsbeslissing al je digitale hr-inspanningen ondermijnen. De oplossing: een betrouwbaar systeem voor multicountry core hr.
• Breek de silo’s af: core-hr-systemen worden niet alleen gebruikt door hr-medewerkers, maar ook door niet-hr-medewerkers. Het is dus belangrijk dat je ook hun behoeften kent. Financiële professionals, IT-specialisten, C-suite managers en zelfs je medewerkers, ze zijn allemaal nauw betrokken en kunnen verschillende wensen hebben.

Tijd voor het echte werk. Je weet immers pas of iets werkt als je het in de praktijk omzet.

• Stel een evaluatieteam samen: core-hr-systemen hebben een invloed op veel mensen op de werkvloer. Je wilt dus de buy-in van de teams die regelmatig met de software zullen communiceren. Selecteer daarom vertegenwoordigers die de demo samen zullen evalueren.
• Organiseer een D-day (of week): nodig na het selecteren van de meest veelbelovende core-hr-systemen de leveranciers uit voor uitgebreide demo's. Idealiter worden die meteen na elkaar getoond en is het hele evaluatieteam aanwezig. Omdat demo's meestal lang duren, kan het verstandig zijn om een demoweek te organiseren en na elke presentatie de eerste indrukken te laten bezinken. Neem in geen geval overhaaste beslissingen.
• Focus op technologische beslissingsfactoren: meestal zijn er slechts enkele elementen die de uiteindelijke beslissing echt bepalen. Een demo kan er geweldig uitzien, maar als die niet scoort voor je belangrijkste vereisten, dan gaat de vlieger niet op. Mogelijke redenen voor beslissingen zijn: configureerbaarheid, schaalbaarheid, service en ondersteuning, wereldwijde capaciteiten, werknemersgerichtheid, functionaliteit, enz.
• Beoordeel mogelijke leveranciers: je wilt een partner met veel ervaring en expertise, bij voorkeur in jouw sector. Ga dus zeker de referenties na. Kijk ook uit naar partners die in staat zijn om nieuwe systemen te integreren met bestaande systemen, die trainingen voor je team organiseren, die voortdurend ondersteuning bieden en vertrouwelijkheid en veiligheid als topprioriteiten zien.
• Vergelijk, vergelijk, vergelijk … Maar vergeet niet dat je een leverancier die misschien minder scoort voor een punt dat belangrijk is voor jou, niet meteen aan de kant moet schuiven. Maak duidelijk waar je over twijfelt. De 'net niet perfecte' kandidaat kan misschien wel de ideale oplossing voor je bedenken.