Coronaproof reizen, businessproof plannen: 6 vragen over je vakantieplanning in tijden van corona

Vanaf 19 april 2021 zijn niet-essentiële reizen naar het buitenland opnieuw mogelijk. Maar wat als straks iedereen tegelijk de zon opzoekt? Kun je wettelijke vakantie weigeren of collectief verlof annuleren? En onder welke voorwaarden moet dit dan? Deze 6 vragen helpen je alvast je vakantiedagenbeleid businessproof te plannen. 

Q1: Kan ik mijn medewerkers dwingen om hun vakantiedagen gespreid op te nemen?

A: Nee, dat kun je niet. Verlof kan alleen in onderling overleg worden opgenomen of geannuleerd. De wet voorziet bovendien dat elke werknemer recht heeft op een aaneengesloten periode vakantie van 2 weken voor volwassenen (en 3 weken voor minderjarigen) tussen 1 mei en 31 oktober.

Maar als meerdere medewerkers tegelijk op vakantie gaan, kan dit wel de continuïteit van je onderneming in gevaar brengen. Probeer dus, waar mogelijk, een opstapeling van verlofdagen te vermijden. Hou het aantal resterende dagen in de gaten en overleg met je medewerkers mocht er zich een probleem voordoen. Een gedeelde vakantiekalender, een opgelegde minimumbezetting, afspraken rond een beurtrolsysteem of opnamemodaliteiten kunnen bijvoorbeeld wel. Zo kun je in het arbeidsreglement vastleggen dat een aantal vakantiedagen moeten worden opgenomen vóór een welbepaalde datum.

Q2: Kan ik mijn medewerkers verplichten om hun vakantiedagen op te nemen tijdens een rustige(re) periode?

A: Nee, ook dat kun je niet eenzijdig afdwingen. Opnieuw: verlof opnemen of annuleren gebeurt altijd in overleg. Soms is het echter wel mogelijk om medewerkers te verplichten inhaalrust of ADV-dagen op te nemen, afhankelijk van de afspraken die binnen de onderneming gelden.

Q3: Kan ik verlof dat al werd goedgekeurd opnieuw intrekken?

A: Eenmaal je verlof hebt toegekend, kun je dit niet eenzijdig ongedaan maken. Overleg dus eerst met je medewerker of hij bereid is om met zijn verlofdagen te schuiven. Zoek altijd naar een oplossing waarin beide partijen zich kunnen vinden, want je wilt natuurlijk niet dat zo’n discussie voor de rechter eindigt. Weet ook dat je (straf)sancties riskeert als je de opname van vakantiedagen zou belemmeren.

Q4: Mijn medewerker annuleert zelf verlofdagen die ik al had goedgekeurd. Kan dit zomaar?

A: Nee, ook je medewerker kan zijn verlof niet uit eigen beweging intrekken, zelfs niet wanneer hij of zij tijdelijk werkloos wordt. Als de vakantie al was afgesproken of ingepland, dan gaat die gewoon door. Jij kunt daarentegen je medewerker niet verplichten om eerst zijn verlof op te nemen vooraleer hij tijdelijk werkloos gesteld kan worden. Zoek samen naar een oplossing die voor beide wenselijk is.

Q5: Mag ik mijn werknemers laten doorwerken tijdens een geplande collectieve vakantie?

A: Nee, dat kan niet zomaar. Collectief verlof wordt ingevoerd via een geijkte procedure. Eenmaal die procedure werd doorlopen, hebben werknemers recht op deze vakantie. Wil je van de voorgestelde periode afwijken, dan heb je hiervoor het schriftelijke en individuele akkoord van elke werknemer nodig. Daaruit moet blijken dat de werknemer niet wordt gedwongen. Bovendien vermeld je ook beter dat de vakantie nog op een later tijdstip kan worden ingepland. Werknemers die tijdens de oorspronkelijke periode van collectief verlof aan het werk zijn, moeten dit individuele akkoord op zak dragen. Informeer ook de dienst Toezicht Sociale Wetten van de wijziging.

Q6: Kan mijn medewerker niet-opgenomen vakantiedagen overdragen naar volgend jaar?

A: Nee, dat kan niet. De spelregels zijn duidelijk: werknemers moeten alle wettelijke vakantiedagen opnemen voor het einde van het kalenderjaar. De coronacrisis vormt daar geen uitzondering op. Enkel voor de zorgberoepen in de zorgsector was minister van Werk Dermagne eind 2020 wat toleranter.

Bovendien mag je werknemer geen afstand doen van zijn recht op vakantie. Jij bent immers verplicht om de wettelijke vakantiedagen toe te kennen en riskeert een administratieve boete als je de regels overtreedt. Waak dus doorheen het jaar over je vakantieplanning en communiceer tijdig aan de betrokken medewerkers dat openstaande dagen moeten worden opgenomen. Doe dat schriftelijk, dan ben je ingedekt in geval van conflict.

Als werkgever kun je wel toestaan dat je medewerkers extralegale vakantiedagen meenemen naar het volgende jaar. Het is wel aangewezen een plafond en een termijn te vermelden in je arbeidsreglement. Onthoud in elk geval dat overgedragen extralegale vakantiedagen niet meetellen voor de berekening van het dubbel vakantiegeld.