1. Home
  2. Nieuws & inspiratie
  3. Verloning en loonkosten
Bedrijfsleider

Ruimere informatieplicht bij aangifte 'kosten eigen aan de werkgever' vanaf 1 januari 2022

Annelies Rottiers
Annelies Rottiers
Leestijd: 3 Minuten

Heel wat werkgevers geven vandaag een onkostenvergoeding. Deze vergoedingen zijn voor jou aftrekbaar, dus moet je ze vermelden op de fiscale fiche 281.10. We herhalen dat er vanaf 1 januari 2022 ruimere regels gelden voor de aangifte van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche. Meer transparantie! Hoog tijd dus om ook in jouw onderneming werk te maken van een doordacht beleid voor de terugbetaling van onkosten aan werknemers.

In de dagelijkse uitoefening van hun job, gebeurt het dat werknemers bepaalde kosten voorschieten, bijvoorbeeld voor parking, brandstof, zakenlunches, etc. Voor de terugbetaling heb je de keuze: je vergoedt de werkelijk gemaakte kosten of je betaalt een forfaitaire onkostenvergoeding. In beide gevallen zijn de vergoedingen vrij van RSZ én bedrijfsvoorheffing.

Waarom een forfaitaire onkostenvergoeding?

Heel wat werkgevers kiezen voor een forfaitaire onkostenvergoeding. Het is een snelle en eenvoudige manier om medewerkers maandelijks te vergoeden voor de gemaakte kosten want je hoeft niet alle rekeningen en bonnetjes bij te houden en te controleren. Vanaf 1 januari 2021 geldt er een ruimere informatieverplichting. Hierdoor krijgt de fiscus meer transparantie over alle kostenvergoedingen – werkelijke en forfaitaire – die worden betaald aan de werknemer.

Deze transparantie heeft tot gevolg dat de fiscus (en bijgevolg de RSZ) strenger zal toezien op de verantwoording en toelaatbaarheid van deze terugbetalingen. Een ondoordachte combinatie van forfaitaire onkostenvergoedingen met werkelijke terugbetalingen en/of een willekeurige toekenning van hoge forfaitaire onkostenvergoedingen zonder enige verantwoording, worden dus riskanter.

Huidige meldingsplicht

Voor jou als werkgever zijn forfaitaire en werkelijke onkostenvergoedingen aftrekbaar als beroepskosten. Dus moet je ze jaarlijks vermelden op de fiscale fiche 281.10 (vak 17, onderdeel b) van je werknemer en de samenvattende opgave. Hoe je dit doet, verschilt naargelang het soort kostenvergoeding:

 

  Vermelding op fiche

  Bedrag vermelden

Op basis van werkelijke en bewezen kosten voor het juiste bedrag
Vb. bonnetjes van carwash of restaurant …)

  JA-bewijsstukken

  NEE

Forfaitaire onkostenvergoeding op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen
Vb. de bedragen die de fiscus heeft bepaald, verblijfskosten voor dienstreizen, telewerkvergoeding, …)
  JA-ernstige normen   NEE
Forfaitaire onkostenvergoeding NIET op basis van ernstige normen
Vb. een bedrag dat door het bedrijf zelf wordt bepaald o.b.v. een gemiddelde aan kosten van de voorbije maanden.
  JA   JA

 

Ook een combinatie is mogelijk. Maar je kunt dezelfde kosten niet twee keer gaan vergoeden, op basis van een bewijsstuk én een forfait.

Voor inkomstenjaar 2021 wordt enkel de weergave van de verschillende categorieën licht aangepast. Bij een combinatie van verschillende categorieën, verschijnen de vermeldingen en/of het bedrag niet langer op één lijn, maar op afzonderlijke lijnen per categorie (3 dus).
 

Wat wijzigt er voor inkomstenjaar 2022 en volgende?

De fiscus sleutelt nu aan dit principe: vanaf inkomstenjaar 2022 moet je in de rubriek ‘diverse inlichtingen’ het volledige bedrag vermelden van ALLE kostenvergoedingen, zowel de werkelijke als forfaitaire. Deze verplichting geldt ook voor kostenvergoedingen die een vennootschap betaalt aan zijn bedrijfsleiders (fiche 281.20). Schematisch ziet dit er als volgt uit:

    Vermelding op fiche   Bedrag vermelden
Op basis van werkelijke en bewezen kosten voor het juiste bedrag
Vb. bonnetjes van carwash of restaurant …)
  JA-bewijsstukken   JA
Forfaitaire onkostenvergoeding op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen
Vb. de bedragen die de fiscus heeft bepaald, verblijfskosten voor dienstreizen, telewerkvergoeding, …)
  JA-ernstige normen   JA
Forfaitaire onkostenvergoeding NIET op basis van ernstige normen
Vb. een bedrag dat door het bedrijf zelf wordt bepaald o.b.v. een gemiddelde aan kosten van de voorbije maanden. 
  JA   JA

 

Ook de werkelijk terugbetaalde kosten, ongeacht of die via de loonlijn werden terugbetaald of rechtstreeks aan de werknemer (via de boekhouding), zul je voortaan moeten vermelden op de fiscale fiche 281.10 of 281.20 (voor bedrijfsleiders).

Wat als je die vermelding niet doet?

Vermeld je de forfaitaire kostenvergoedingen niet op een individuele fiche en/of samenvattende opgave, dan is deze niet-aftrekbaar als beroepskosten. Het niet-opnemen van werkelijke kostenvergoedingen leidt tot een administratieve boete.

Wat verandert er voor jou als klant van SD Worx?

  • Forfaitaire vergoedingen op basis van bewijs en ernstige normen: je vermeldt voortaan ook het bedrag op de fiscale fiche.
  • Forfaitaire vergoedingen niet op basis van ernstige normen: hier verandert er niets. Die bedragen worden vandaag al vermeld op de fiscale fiche.
  • Ook vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten die je nu via de boekhouding aan je werknemer uitbetaalt, moeten binnenkort via de loonlijn verlopen, op die manier kunnen ze vermeld worden op de fiscale fiche van de werknemer. Dit hoeft niet maandelijks, één keer per jaar volstaat.

Is er een concrete actie vereist, dan ontvang je hierover de nodige instructies.

In vijf stappen naar een forfaitair onkostenbeleid

Wij raden klanten aan om werk te maken van een eenvormig forfaitair onkostenbeleid op basis van objectieve criteria. Dit zijn de vijf sleutelelementen:

  • Stap 1: bepaal welke forfaitaire onkostenvergoedingen je kunt verantwoorden voor de werknemers werkzaam in jouw onderneming
  • Stap 2: maak een beleid op ondernemingsniveau
  • Stap 3: stel een addendum op aan de arbeidsovereenkomst
  • Stap 4: verzamel bewijsstukken
  • Stap 5: implementatie in payroll
Stap 1: bepaal welke forfaitaire onkostenvergoedingen je kunt verantwoorden voor de werknemers werkzaam in jouw onderneming

Pas zoveel mogelijk de door de RSZ en fiscus erkende forfaits toe. Beantwoord hierbij volgende vragen: welke functiecategorieën telt mijn onderneming? Welk type forfaitaire onkostenvergoedingen ken ik nu al toe en aan wie? Hoe wil ik de forfaitaire bedragen bepalen?

Stap 2: maak een beleid op ondernemingsniveau

Pas de forfaits correct, consequent en naar realiteit toe. Werknemers die dezelfde functie uitoefenen, hebben recht op hetzelfde type onkostenvergoeding. Breng je onkostenvergoedingen schriftelijk en gedetailleerd in beeld.

Stap 3: stel een addendum op aan de arbeidsovereenkomst

Zorg dat je de toegekende forfaitaire vergoedingen individueel per werknemer kunt verantwoorden.

Stap 4: verzamel bewijsstukken

Bekijk hoe je kunt bewijzen dat de toekenning van de forfaitaire onkostenvergoedingen strookt met de realiteit.

Stap 5: implementatie in payroll

Een transparant overzicht in payroll van de terugbetaalde onkosten is het zwaartepunt van de nieuwe wetgeving vanaf 1 januari 2022.

Graag extra begeleiding?

Bestel onze toolkit onkostenvergoedingen, een handig doe-het-zelf-pakket om je onkostenbeleid correct uit te werken in lijn met de regelgeving. Of schrijf je in voor onze ‘Samen aan de slag’-sessie.

Auteur
Annelies Rottiers
Annelies Rottiers
Manager KMO Consultancy

Annelies Rottiers is 10 jaar werkzaam bij SD Worx. Ze is manager van een team Legal- & HR-experts met een passie voor KMO. Samen met haar team inspireert én begeleidt ze bedrijven bij het uitbouwen van een 'werkend en wervend' personeelsbeleid. Want mensen maken nu eenmaal het verschil, zeker als ze met 'goesting en passie' in hun job staan!

Gerelateerde artikels