Arbeidsinspectie over de vloer: 5 aandachtspunten

Al heb je slechts één medewerker of ben je nog maar net gestart met personeel, een arbeidsreglement is een verplicht nummer. Meer nog, het moet op de werkvloer – dus ook bijvoorbeeld op werven – aanwezig zijn. Het arbeidsreglement is een vertaling van alle rechten en plichten van werkgever en werknemer binnen de organisatie. Verplichte ingrediënten zijn onder meer arbeidsduur en uurroosters, jaarlijkse vakantie en de toekenning ervan, en acties rond welzijn op het werk.

Verandert er iets aan die voorwaarden, dan moet je het arbeidsreglement aanpassen en volgens een specifieke procedure bekendmaken aan je medewerkers. Stelt de inspecteur van Toezicht Sociale Wetten vast dat jouw reglement niet helemaal volgens de regels van de kunst is opgemaakt, dan zal je een waarschuwing ontvangen en moet je het binnen een bepaalde termijn in orde brengen.

Stel je parttimers te werk, dan komen daar een aantal specifieke verplichtingen bij kijken. Zo moet je aan de inspecteur de deeltijdse arbeidsovereenkomsten kunnen voorleggen met daarin het vaste uurrooster. Van de werknemers met variabele uren moet je het uurrooster vooraf uithangen. Afwijkingen daarop hou je dan weer bij in een zogeheten afwijkingsregister. De inspectie controleert al die verplichtingen en de boetes zijn niet mals in het geval van een inbreuk. In sommige gevallen kan de betaling van RSZ-bijdragen voor een voltijdse medewerker worden geëist. De redenering hierachter: werkt de deeltijdse kracht buiten zijn uurrooster, dan is er een vermoeden dat hij eigenlijk fulltime aan de slag is.

Ook een check van de individuele rekeningen van jouw medewerkersbestand – of een willekeurige steekproef ervan bij grote ondernemingen – is vaste prik tijdens een administratieve controle van Toezicht Sociale Wetten. Op zo’n jaarrekening ziet de inspecteur of de basislonen die je betaalt minstens het minimum bedragen. Maar ook of de lonen en beroepsclassificaties nog overeenstemmen met de realiteit. Naast het basisbarema bevat de cao alle andere voordelen waar jouw medewerkers recht op hebben, van een eindejaarspremie over maaltijdcheques tot een toeslag voor ongezond of gevaarlijk werk. Blijkt er iets niet helemaal pluis te zijn? Dan zal de inspecteur je een regularisatie voorstellen, waarbij hij meestal drie jaar teruggaat in de tijd.

Maken jouw werknemers kosten om hun job uit te oefenen, dan kan je hen die terugbetalen op basis van bewijsstukken zoals parkeerbonnen, kastickets of facturen. Of je geeft hen maandelijks een forfaitaire onkostenvergoeding. In beide gevallen moet je bij een RSZ-controle kunnen aantonen dat de kosten die je aan jouw werknemers terugbetaalt, wel degelijk noodzakelijk waren om hun job uit te oefenen. Is dat niet zo, dan beschouwt de inspecteur de vergoeding als verdoken bezoldiging en moet je er RSZ op betalen.

Zo zal de inspectie nooit struikelen over parkeerkosten voor een vertegenwoordiger, maar bijvoorbeeld wel voor een receptioniste. En een tandartsassistent die structureel thuiswerkt? Ook dat zal op gefronste wenkbrauwen worden onthaald. Ook dubbel betalen is uit den boze: betaal je jouw vertegenwoordiger een forfaitaire vergoeding voor parkeerkosten, dan mag je daarbovenop geen parkeerbonnetjes terugbetalen.

Nog iets wat een RSZ-inspecteur met argusogen bekijkt: allerhande voordelen, zoals een wagen, laptop of smartphone die vaak ook privé worden gebruikt door werknemers. Is dat het geval, dan is dat een zogeheten voordeel van alle aard waarop ze belastingen en RSZ moeten betalen. Voor wagens komt daar ook nog een CO2-bijdrage bij. Zet je die voordelen daarentegen enkel voor beroepsdoeleinden in, dan moet je dat bewijzen aan de hand van een policy met praktische afspraken die je door jouw medewerkers laat ondertekenen.

Naast de controle van standaarddocumenten en loonbrieven is elke sociaal inspecteur bevoegd om jou en je werknemers een aantal vragen te stellen. Verwacht je niet meteen aan een kruisverhoor, maar cruciaal is natuurlijk wel dat alle verklaringen overeenstemmen met wat er op papier staat.