Efficiënte hr-processen: de gedeelde missie van Total en SD Worx

Met 68 tankstation-shops verspreid over heel België vormen de hr-processen bij Total Belgium – Servauto een complexe klus. “Vooral de onboarding slorpte heel wat tijd op: tot voor kort verliep die via een eindeloze stroom van mails”, getuigt hr-manager Dimitri Pevenage. “eBlox OnSite maakte daar komaf mee: de administratielast halveerde, terwijl de kwaliteit een flinke boost kreeg.”

Je hr-processen optimaliseren? Ontdek hoe eBlox OnSite je daarin ondersteunt.

Op de hr-dienst van Total Belgium – Servauto is het elke dag alle hens aan dek. “Onze payroll telt 860 vaste medewerkers”, getuigt Dimitri Pevenage, hr-manager op de centrale personeelsdienst in Zaventem.  “Daarbovenop komen 380 uitzendkrachten en tot 60 aanwervingen per jaar. Vooral het onboardingproces slorpte heel wat tijd op. De onophoudelijke lawine aan mails en lijsten stond een efficiënte flow in de weg.”

Meer kwaliteit, minder tijd

Daarom gingen ze bij Total Belgium – Servauto op zoek naar een performante tool die de onboarding stroomlijnt. Dimitri: “Onze eisen waren glashelder: een waterdichte kwaliteit en minder administratieve rompslomp. eBlox OnSite kwam als duidelijke winnaar uit de bus: het is de enige oplossing die onze payroll doeltreffend integreert. Daardoor verloopt de loonadministratie een pak vlotter.”

Het concept sprak Total Belgium – Servauto meteen aan. “De filiaalverantwoordelijke geeft de personeelsgegevens in, waarna die in een centrale database komen”, legt Dimitri uit. “Daarna kan het hr-team ermee aan de slag. Zo decentraliseren we de data-invoer zonder het overzicht te verliezen. En dat is exact wat we zochten.”

Een hr-proces op maat

Total Belgium – Servauto  en SD Worx sloegen de handen in elkaar. “Samen met een ervaren consultant stelden we een workflow op maat op”, blikt Dimitri terug. “Voor iedere stap bij de onboarding bepaalden we zelf wie verantwoordelijk is. Niet-payrollexperts worden ondersteund door een wizard, die onze eigen terminologie gebruikt.” 
Eind 2018 testten 4 shops eBlox OnSite uitvoerig uit. “De tool doorstond de testfase met glans”, aldus de hr-manager. “Dat gaf ons het nodige vertrouwen. We gaven dan ook snel groen licht voor de implementatie in de overige shops.”

Verdere uitrol op de planning

Vandaag loopt de onboarding van een leien dakje. “Terwijl er vroeger wel eens fouten in de gegevensinvoer durfden sluipen, zijn de personeelsgegevens nu correct, gestructureerd en up-to-date”, getuigt Dimitri. “De administratieve last is gehalveerd, terwijl we steeds inzicht hebben in de lopende indiensttredingen.”

Het succesverhaal smaakt naar meer, en daarom zet Total Belgium – Servauto binnenkort eBlox OnSite ook bij andere hr-processen in. Dimitri: “De arbeidsregimes van onze medewerkers wijzigen met de regelmaat van de klok. Die frequente aanpassingen verlopen weldra ook via eBlox OnSite, wat de kwaliteit en tijdswinst verder zal versterken. Daarnaast digitaliseren we op dit moment de interne promotie en loopbaanbegeleiding. Ook daarvoor rekenen we op de tool. Door de administratieve tijdsbesparing zullen we meer ruimte hebben om medewerkers met doorgroeimogelijkheden te identificeren. Samengevat: met eBlox OnSite ruilen we manuele en tijdrovende procedures in voor een optimale hr-flow.”

Total Dimitri Pevenage
Dankzij eBlox OnSite verloopt ons onboardingsproces efficiënter en gestroomlijnder. Dat levert ons de helft meer tijdswinst op. Dimitri Pevenage Total Belgium – Servauto Hr-manager