Payrolloutsourcing zorgt voor gemoedsrust bij internationaal advocatenbureau

Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP was in 1960 het eerste Amerikaanse advocatenbureau dat in Brussel neerstreek. De Belgische afdeling telt intussen 85 advocaten uit meerdere landen en is een begrip in de juridische wereld. Interne mobiliteit zorgde er echter voor dat er om de 3 jaar een nieuwe payrollverantwoordelijke werd aangesteld. Tot het advocatenbureau in 2018 besliste om de payroll integraal toe te vertrouwen aan SD Worx. Die structurele outsourcing zorgt nu voor gegarandeerde continuïteit én kwaliteit.

De uitdaging: de continuïteit van de payroll vrijwaren

Bij Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP groeit nieuw talent vrij snel door. Daardoor moest het advocatenbureau gemiddeld om de 3 jaar op zoek naar een nieuwe payrollmedewerker om hem of haar vervolgens op te leiden en wegwijs te maken in de sociale wetgeving. Was die persoon afwezig, dan kwam de payroll meteen onder grote druk te staan. Geen ideale situatie, beseften ze bij Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP. Een langetermijnoplossing drong zich op.

De oplossing: structurele outsourcing

Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP rekent al jaren op de diensten van SD Worx op het vlak van loon- en personeelsadministratie, een succesvolle samenwerking. De stap van sociaal secretariaat naar structurele outsourcingpartner was dan ook een logische keuze. Sinds het voorjaar van 2018 is SD Worx verantwoordelijk voor de volledige payroll.

Tijdens de overgangsperiode speelden beide partijen kort op de bal. Voor een maximale transparantie tekende SD Worx zorgvuldig alle processen op volgens vaste formuleringen. Tegelijk informeerde het advocatenbureau zijn medewerkers over de ontwikkelingen. Een systeem dat goed werkte, want in de daaropvolgende maanden hadden de werknemers nagenoeg geen vragen over de payrolloutsourcing. Hadden ze die toch, dan was er nog altijd een interne contactpersoon binnen het hr-team of ze stuurden hun vragen naar een gedeelde mailbox.

Het resultaat: gemoedsrust

Door de structurele outsourcing van de payroll kan de hr-afdeling van het advocatenbureau voortaan opgelucht ademhalen. De terugkerende behoefte aan gerichte opleidingen om nieuwe payrollmedewerkers te trainen, behoort tot het verleden. Ook wanneer er iemand ziek is, doorgroeit of het bedrijf verlaat, blijft de payroll gegarandeerd. En hoewel de outsourcing off-site gebeurt, is SD Worx nooit veraf: via een gedeelde mailbox krijgen de medewerkers snel een antwoord op al hun vragen.

Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP
We hadden meteen een goede klik met de projectleider van SD Worx. Niet onbelangrijk, want een vlotte communicatie maakt of kraakt je uitbestedingsverhaal. Het blijft een people business. Bert Van der Wee Director of Administration Cleary Gottlieb Steen & Hamilton LLP