Komatsu vertrouwt voor loonadministratie van internationale profielen volledig op SD Worx

De loonadministratie van internationale medewerkers stroomlijnen, het is geen eenvoudige klus. Komatsu Europe International vond de ideale ondersteuning bij SD Worx. Frank Heuts, General Manager HR, en Evi Reynaert, Talent Manager bij Komatsu Europe doen hun verhaal.
De verwachtingen waren hoog gespannen, maar SD Worx loste die volledig in. Het team wist ons te overtuigen met heldere antwoorden en gestroomlijnde processen.
Evi Reynaert Talent Manager Komatsu Europe International

Komatsu Ltd. is de op een na grootste fabrikant ter wereld van machines voor de bouw-, bosbouw- en mijnbouwsector. De Japanse reus telt om en bij de 60.000 medewerkers, verspreid over alle continenten. Vanuit Vilvoorde stuurt de Europese poot Komatsu Europe International verschillende activiteiten in Europa aan.

Daarbij komt nog dat het bedrijf sterk inzet op internationale uitwisseling van medewerkers. Frank Heuts, General Manager HR bij Komatsu Europe International, licht toe: “Veel van onze ingenieurs komen uit het buitenland. Zo hebben we een Turkse en Australische collega die in Europa komen werken. Daarnaast stuurt ons hoofdkantoor in Tokio ook elke drie tot vijf jaar een vijftiental managementprofielen om hier ervaring op te doen. Voor elke expat of gedetacheerde medewerker is de loonberekening anders en zeer ingewikkeld. Die bonte mix in onze kantoren en fabrieken zorgt dus voor een hoop extra werk.”

Foute uitbetalingen en stroeve communicatie

De Japanse onderneming rekent al jaar en dag op SD Worx als sociaal secretariaat voor de ‘lokale medewerkers’, maar had tot in 2015 een andere dienstenverlener in de arm om de internationale tewerkstelling te regelen. Al liep dat niet altijd even gesmeerd, vertelt Evi Reynaert, Talent Manager bij Komatsu Europe International: “Vaak was er onduidelijkheid in de uitbetaling van het loon voor onze internationale medewerkers en hadden wij hier weinig zicht op. Bovendien waren er verschillende contactpersonen, waardoor het voor ons niet altijd even duidelijk was tot wie we onze vragen moesten richten.”

Duidelijkheid en efficiëntie voorop

Omdat een oplossing uitbleef, gingen Frank en Evi op zoek naar een andere partner. “We klopten ook aan bij SD Worx voor advies”, vervolgt Frank. “De jarenlange goede samenwerking boezemde alvast vertrouwen in.” Evi: “De verwachtingen waren hoog gespannen, maar SD Worx loste die volledig in. Het team haalde ons over de streep met heldere antwoorden en gestroomlijnde processen.”

Daarenboven had SD Worx een extra troef. “We gebruiken al geruime tijd eBlox HR als tool om onze personeelsadministratie te regelen”, verklaart Frank. “Dankzij de naadloze link met de payrollmodule verloopt de loonverwerking uiterst efficiënt – geen gedoe meer met gegevens dubbel invoeren of informatie die niet up-to-date is.”

Ook over het procesverloop is Komatsu positief. Evi: “We kozen ervoor om lopende contracten bij onze vroegere partner te laten uitdoven, SD Worx nam op zijn beurt de opstart van nieuwe expats voor zijn rekening. Vandaag beheren zij alle lopende dossiers.”

Efficiënt en juridisch waterdicht

“Met SD Worx aan onze zij kunnen we nu op beide oren slapen – we zijn er zeker van dat de formaliteiten voor elke internationale medewerker voldoen aan alle regels én dat ze tijdig en correct hun loon op hun rekening gestort krijgen”, klinkt het bij een tevreden Frank. “SD Worx bereidt bovendien nauwkeurig de belastingaangiften van onze expats voor én geeft fiscaal advies. Ook zij beamen dat alles nu veel vlotter verloopt.“

Kan de loonberekening van jouw internationale medewerkers efficiënter?

Ontdek hoe SD Worx je ondersteunt