Balls & Glory, SD Worx en Onlinewerkrooster: personeelsplanning met ballen

Anno 2012 lanceert Wim Ballieu zijn innovatieve gehaktballenconcept. Het eerste Balls & Glory-restaurant van de gewezen tv-kok blijkt een schot in de roos. Vandaag telt de keten 6 ‘shops’. Die zijn samen goed voor om en bij de 40 medewerkers in een bonte mix van statuten. De software van Onlinewerkrooster vormt de ruggengraat van de personeelsplanning en communiceert feilloos met het sociaal secretariaat van SD Worx: “Fenomenale efficiëntiewinst”.

Naast vaste medewerkers zetten de shopmanagers van de Balls & Glory-filialen freelancers, jobstudenten, extra’s en flexi-jobbers in om de zaal en de keuken te bemannen. De werkplanning  bijgevolg een ingewikkelde puzzel, zeker voor de grote stores die 7 dagen op 7 open zijn. Daarvan werden de stukken tot enkele jaren geleden volledig manueel gelegd.

Knip- en plakwerk

Business Development Manager Stephanie Van Ooteghem: “Dat tweewekelijkse plannen verliep ongeveer zo: elke shopmanager kreeg de beschikbaarheden van zijn personeelspoule door via Messenger, WhatsApp of sms. Die tikte hij over in Excel. Vervolgens mailde hij dat overzicht door en plakte hij het aan in de zaak. Ook elke wijziging achteraf – een shiftwissel of lastminutesnipperdag – hield hij bij in zijn rekenblad. De effectief gepresteerde uren gingen eveneens manueel naar SD Worx, ons sociaal secretariaat.”

Lang verhaal kort: de personeels- en loonadministratie slokten enorm veel kostbare tijd op. Even leek de oplossing zich aan te dienen in de vorm van een Nederlandse hr-automatisatiesoftware. Stephanie: “Een veelbelovend totaalplatform, maar de ontwikkelaars liepen vast op onze complexe arbeidswetgeving. Dus gingen onze plannen de koelkast in. Tot de payrollconsulent van SD Worx ons tipte over Onlinewerkrooster.” Met deze software kunnen horecabedrijven hun hr-processen automatiseren, volledig in lijn met de regelgeving in de sector. SD Worx tekende immers voor de sociaaljuridische onderbouw van Onlinewerkrooster.

Slimme koppelingen

Balls & Glory besloot om proef te draaien met het platform in één restaurant, maar was snel overtuigd. Stephanie: “Onze shopmanager boekte een fenomenale efficiëntiewinst. Via de smartphoneapp voeren medewerkers hun beschikbaarheden, verlof- en ziektedagen rechtstreeks in Onlinewerkrooster in, net zoals eventuele shiftwissels achteraf. Via diezelfde app checkt elk personeelslid vervolgens zijn planning. Maar daar stopt het niet bij: de tool haalt de effectief gepresteerde uren uit het geregistreerde kassasysteem en seint die door naar SD Worx voor de loonberekening. Verder lopen ook arbeidscontracten en Dimona-aangiftes over hetzelfde platform.”

Uit de handige dashboards die SD Worx mee uitdokterde, kan de shopmanager zijn gebudgetteerde en gepresteerde dagomzet in realtime aflezen en koppelen aan zijn personeelsplanning. Stephanie: “Dit laat toe om in de loop van de dag nog in te grijpen in de bezetting. Stephanie is formeel: “Elke horecamanager of zelfstandige uitbater die met veel flexibele statuten werkt, mag niet twijfelen: met deze tool en de sociaaljuridische ondersteuning van de horeca-experts van SD Worx bespaar je hopen tijd en kun je je personeelsplanning heel gericht aansturen.”


Benieuwd wat Onlinewerkrooster voor jouw zaak kan betekenen?
Neem een kijkje op www.onlinewerkrooster.be en test gratis.

Je bespaart een hoop tijd en je kunt je planning heel gericht aansturen Stephanie Van Ooteghem Business Development Manager Balls & Glory