SD Worx Online Privacy Statement

Laatst bijgewerkt: 25 mei 2018

Uw privacy is zeer belangrijk voor SD Worx. Dit privacybeleid legt uit hoe we uw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken, verwerken en delen en hoe u toegang hebt tot uw persoonlijke informatie en deze kunt wijzigen of verwijderen.

1. Op welke diensten is deze Online Privacy Statement van toepassing?

1.1. Scope
Deze Online Privacy Statement is van toepassing op alle websites en portalen van SD Worx die toegang geven tot onze onlinediensten en met deze Online Privacy Statement zijn verbonden.
Ten behoeve van deze kennisgeving verwijst 'SD Worx' naar SD Worx Group NV, Brouwersvliet 2, 2000 Antwerpen en elke andere onderneming van SD Worx waarvan de websites en portalen naar deze Online Privacy Statement verwijzen.

1.2. Data Controller (Verwerkingsverantwoordelijke)
De SD Worx-onderneming waarvan u de website of het portaal bezoekt, is uw data controller en als zodanig verantwoordelijk voor het verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen van uw persoonlijke informatie conform onze privacynormen, deze Online Privacy Statement evenals toepasselijke nationale wetten.

1.3. Uit scope
De persoonlijke informatie die we voor uw werkgever als klant van SD Worx verwerken betreffende de door ons geleverde HR- en payrolldiensten, wordt geregeld in een afzonderlijke Overeenkomst inzake gegevensverwerking die we met uw werkgever hebben afgesloten. Dergelijke Overeenkomst inzake gegevensverwerking maakt integraal deel uit van de dienstenovereenkomst met uw werkgever en garandeert u dat we uw persoonlijke informatie enkel verzamelen en verwerken zoals opgedragen door onze klant (uw werkgever).

Neem contact op met de personeelsdienst van uw werkgever voor vragen over de persoonlijke informatie die uw werkgever ons verstrekt als deel van de HR- en payrolldiensten die we leveren of uw privacyrechten als werknemer.

2. Welke informatie verzamelen wij van u?

2.1. Informatie die u of uw werkgever ons verstrekt
Wij verzamelen persoonlijke gegevens die u ons verstrekt wanneer u onze websites gebruikt, een contact- of downloadformulier invult, zich registreert voor een nieuwsbrief, zich inschrijft voor een evenement, training of webinar of wanneer u op een andere wijze met ons correspondeert.
We verzamelen uw persoonlijke informatie ook wanneer we een gebruikersaccount voor u aanmaken zodat u toegang kunt hebben tot onze onlinediensten.

Persoonlijke informatie die u of uw werkgever ons geeft, omvat:

  • informatie die u ons verstrekt via een webformulier, zoals de inschrijving voor een nieuwsbrief, evenement of training op de website;
  • identificatiegegevens, zoals uw naam en gebruikersnaam;
  • contactgegevens waarmee wij met u kunnen communiceren, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
  • informatie die wij gebruiken om de toegang tot onze onlinediensten te beveiligen, zoals uw wachtwoord of andere authenticatiegegevens;
  • andere inhoud die u genereert of ons verstrekt in verband met uw account (zoals een foto op uw gebruikersprofielpagina, communicatievoorkeuren of vragen voor ondersteuning).

2.2. Informatie die we automatisch verzamelen

Gedragsinformatie
Als u ons uw persoonlijke informatie bezorgt, kunnen we uw interacties met de websites, landingspagina's en e-mails van SD Worx volgen. Onze technologie respecteert de functie 'Niet volgen' in browsers, dus als u niet wilt worden gevolgd, kunt u deze functie in uw browser inschakelen.

Cookies
We gebruiken ook 'cookies' (kleine tekstbestanden die bij elk bezoek aan onze website door uw computer worden verzonden) om gegevens te verzamelen of op te slaan. Wanneer we cookies gebruiken, maken we gebruik van sessiecookies (die duren tot u uw browser sluit) of permanente cookies (die duren tot u of uw browser ze wissen). Zo gebruiken we cookies om uw taalvoorkeuren of andere instellingen op te slaan zodat u ze niet telkens hoeft in te stellen wanneer u onze websites, portalen of toepassingen bezoekt. Sommige cookies die wij gebruiken zijn gekoppeld aan uw profiel (inclusief informatie over u, zoals uw e-mailadres) en andere cookies niet. Raadpleeg onze Cookie Statement voor meer informatie over hoe we cookies gebruiken en hoe u ze kunt uitschakelen.

Toestelinformatie
Wij verzamelen informatie over het toestel dat u gebruikt bij een bezoek aan onze websites, portalen en toepassingen, zoals het type toestel, besturingssysteem, versie ... Die informatie helpt ons om de beste support te bieden bij problemen en de meest gebruikte browsers en besturingssystemen te ondersteunen.

Beveiligingsinformatie
We registreren de gebruikersactiviteit om tijdig ongeautoriseerd of kwaadaardig gedrag te detecteren, zoals wanneer een gebruiker inlogt of uitlogt, een wachtwoord wordt gereset of bij wijzigingen in toegangsrechten.

3. Hoe gebruiken we deze informatie?

We gebruiken uw persoonlijke informatie voor verschillende zakelijke doelen en volgens verschillende juridische grondslagen voor verwerking, onder meer om het contract met uw werkgever na te komen en u onze diensten te verstrekken, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, om onze legitieme belangen na te streven of op basis van uw toestemming.

3.1. Voor het specifieke doel waarvoor u ze ons hebt verstrekt
Wanneer u een formulier invult om een whitepaper te downloaden, gebruiken we de informatie om u een e-mail te sturen om de whitepaper te downloaden of als u een contactformulier invult, gebruiken we de informatie om uw vraag te beantwoorden.

3.2. Om klanten te informeren over andere relevante oplossingen, evenementen of surveys van SD Worx
Als u klant bent/wordt, kunnen wij uw gegevens gebruiken om u informatie te sturen over andere interessante gerelateerde oplossingen, uitnodigingen voor evenementen of surveys om onze dienstverlening te verbeteren.
U kunt er te allen tijde voor kiezen om onze marketingcommunicatie niet langer te ontvangen of u kunt uw voorkeuren wijzigen via de e-mails die wij u sturen.

3.3. Om uw ervaring op onze websites, portalen en toepassingen te personaliseren
Wij gebruiken uw persoonlijke informatie om onze websites, portalen en toepassingen te personaliseren op basis van uw gebruik en voorkeuren zodat u een goede ervaring hebt.

3.4. Om onze websites, portalen en toepassingen te verbeteren
We verzamelen geaggregeerde analysegegevens van onze websites, portalen en toepassingen om onze digitale platforms continu te optimaliseren. We zorgen ervoor dat alle gegevens die we hiervoor verzamelen, geanonimiseerd zijn.

3.5. Om analyses en marktonderzoek uit te voeren
We gebruiken geaggregeerde gegevens ook om analyses uit te voeren, zoals trendanalyses, marktonderzoek en voorspellende analyses.

3.6. Om toegang te geven tot onze beveiligde portalen en toepassingen en onze onlinediensten veilig en operationeel te houden
Wij gebruiken uw persoonlijke informatie, zoals e-mailadres en wachtwoord, om u toegang te geven tot de portalen en toepassingen waarop u recht hebt. Wij nemen de nodige maatregelen om dit soort informatie goed te beschermen en te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw profiel (bijvoorbeeld via dubbele authenticatie). Daarnaast gebruiken we de informatie in onze veiligheidslogboeken om de beveiliging van onze onlinediensten op te volgen en ongeautoriseerde of kwaadaardige activiteiten tijdig op te sporen.

4. Hoe hebt u toegang tot uw persoonsgegevens, hoe controleert en verwijdert u ze?

Wij respecteren uw recht om toegang te hebben tot uw persoonlijke informatie, ze te corrigeren of te verwijderen en om ons gebruik van uw persoonlijke informatie zoals vereist door het toepasselijk recht te beperken:

  • U hebt het recht om te weten welke persoonlijke informatie wij bewaren.
  • U kunt ons vragen uw gegevens bij te werken als uw persoonlijke informatie onvolledig of onjuist is.
  • U kunt vragen om uw persoonlijke informatie te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.
  • U kunt zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonlijke informatie.

Als u over een gebruikersaccount beschikt, hebt u toegang tot bepaalde contact- en voorkeurgegevens die u zelf kunt wijzigen via ons voorkeurcentrum of onze portalen.
Om toegang te hebben tot andere soorten informatie, ze te controleren of te verwijderen, neemt u contact op met SD Worx volgens de aanwijzingen in het onderdeel 'Contact' hieronder.

5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang ze relevant zijn voor onze commerciële en operationele activiteiten of voor andere essentiële doeleinden zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het handhaven van ons beleid. Dit geldt ook voor iedereen met wie wij uw informatie delen en die namens ons diensten verleent.

De volgende criteria kunnen een invloed hebben op de effectieve bewaartermijnen:

  • Hoelang hebben we de persoonlijke informatie nodig om onze onlinediensten te leveren? Dit omvat het onderhouden en verbeteren van de prestaties van onze producten, het veilig houden van onze systemen en het bijhouden van de juiste bedrijfsdocumenten.
  • Zijn wij om wettelijke, contractuele of soortgelijke redenen verplicht om uw persoonlijke informatie te bewaren? Voorbeelden zijn onder meer verplichte gegevensbewaringswetten, bevelen van de overheid om gegevens te bewaren die relevant zijn voor een onderzoek, of persoonlijke informatie die voor een rechtszaak wordt bewaard.
  • Hebt u toestemming gegeven voor een langere bewaartermijn? In dat geval bewaren wij de gegevens in overeenstemming met uw toestemming.
    Wanneer we uw persoonlijke informatie niet langer hoeven te bewaren, verwijderen we ze uit onze systemen of depersonaliseren we ze zodat we u niet kunnen identificeren.

6. Met wie delen we uw persoonlijke informatie?

We kunnen uw persoonlijke informatie doorgeven aan andere leden van de SD Worx Group en aan derden.

Wij delen alleen gegevens met derden die wij inschakelen om namens ons (data processors), op basis van onze instructies en conform de toepasselijke wetgeving en deze Online Privacy Statement, informatie te verwerken. Bij het openbaar maken van persoonlijke informatie proberen wij de hoeveelheid persoonlijke informatie die wij openbaar maken zoveel mogelijk te beperken tot wat direct relevant en noodzakelijk is om het gespecificeerde doel te bereiken.

Zonder uw toestemming zullen wij uw gegevens nooit verkopen of delen met derden voor hun marketing- en reclamedoeleinden.

We kunnen informatie delen als we van mening zijn dat de openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan een wet, regelgeving of wettelijk verzoek:

  • aan wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties of bevoegde derden als reactie op een geverifieerd verzoek of juridische procedure in verband met een strafrechtelijk onderzoek of vermeende of vermoedelijke illegale activiteit of andere activiteit waardoor wij, u of een van onze andere gebruikers wettelijk aansprakelijk zouden kunnen worden gesteld;
  • aan derden die verwikkeld zijn in een gerechtelijke procedure, indien ze ons een dagvaarding, gerechtelijk bevel of een in wezen vergelijkbare wettelijke basis geven, of we anderszins te goeder trouw menen dat de openbaarmaking van informatie noodzakelijk is om dreigende fysieke schade of financiële verliezen te vermijden of vermoedelijke illegale activiteit te melden.

7. Hoe beschermen we uw informatie?

We zetten ons in om uw gegevens veilig te houden en hebben een team van beveiligingsspecialisten in dienst die toezicht houden op de veiligheidsmaatregelen die we nemen. We hebben een informatiebeveiligingsprogramma met administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen die we implementeren en continu bijwerken om uw persoonlijke informatie te helpen beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Dit omvat beveiligingen zoals firewalls en data-encryptie, fysieke beveiliging en controle op de toegang tot informatie.
Onderneem zelf ook stappen om uw persoonlijke informatie online te beschermen. Kies een sterk wachtwoord en gebruik niet hetzelfde wachtwoord als u voor andere sites gebruikt. Deel uw wachtwoord met niemand. SD Worx zal nooit uw wachtwoord vragen in een ongevraagd telefoongesprek of in een ongevraagde e-mail.

Vertrouw, daar waar beschikbaar, niet enkel op uw wachtwoord en gebruik sterke authenticatiemechanismen die wij u ter beschikking hebben gesteld. Vergeet ook niet om van de website uit te loggen en sluit uw browservenster zodra u klaar bent met uw werk.

8. Wijzigingen aan deze Online Privacy Statement

SD Worx behoudt zich het recht voor om deze Online Privacy Statement van tijd tot tijd aan te passen om wijzigingen in privacypraktijken of nieuwe privacypraktijken in overeenstemming met deze bepaling weer te geven. Als we wijzigingen aanbrengen in deze Online Privacy Statement, plaatsen we de herziene Statement op onze websites en werken we de datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan die Online Privacy Statement bij.

9. Escalatie naar de toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit wanneer u van mening bent dat we de gegevensbeschermingswetten niet hebben nageleefd. Voor SD Worx Group NV kunt u zich wenden tot de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00 commission@privacycommission.be - www.privacycommission.be

10. Contact

Hebt u vragen of klachten over dit privacybeleid of dit onderwerp, neem dan contact met ons op via privacy@sdworx.com.

Bent u een klant en hebt u vragen in verband met privacy, neem dan contact op met uw aanspreekpunt bij SD Worx.