Welke impact heeft corona op je onkostenvergoedingen als bedrijfsleider?

Door Nathalie Seynaeve - 8 december 2020 - Leestijd: 3 minuten

Loonoptimalisatie

Werknemers werken massaal van op afstand. Maar ook als bedrijfsleider of zelfstandige ben je waarschijnlijk minder op de baan om klanten of leveranciers te bezoeken. Dat heeft zo zijn impact op je onkostenvergoedingen. Bovendien komt de fiscus in deze coronatijden met enkele nieuwigheden op de proppen.

1. De forfaitaire thuiswerkvergoeding

Werknemers hebben recht op een forfaitaire onkostenvergoeding voor thuis- of telewerk. Voor bedrijfsleiders is dat niet anders. Doorgaans wordt het exacte bedrag voor beide bepaald via een ruling bij de Dienst Voorafgaandelijke Beslissingen (DVB).

Tot en met kwartaal 1 van 2020 bedroeg de forfaitaire thuiswerkvergoeding maximaal 126,94 euro per maand. Naar aanleiding van de coronacrisis laat de fiscus nu toe om dat op te trekken tot 129,48 euro. Onder specifieke voorwaarden kan dat zelfs zonder rulingverplichting. Ook bedrijfsleiders kunnen er eventueel aanspraak opmaken, maar dan is een ruling wél altijd verplicht. Dubbel gebruik – bijvoorbeeld de combi van forfait en terugbetaling van effectief gemaakte kosten – blijft sowieso verboden. Aanvullen met de belastingvrije vergoeding van 40 euro voor computer- en internetgebruik is dan weer geen probleem.

Let wel: de fiscus zal zijn zegen niet geven als de maatschappelijke zetel het thuisadres van de bedrijfsleider is. Bovendien moet hij of zij onderworpen zijn aan de bedrijfsvoorheffing om in aanmerking te komen.

2. De forfaitaire dag- of maandvergoeding voor bedrijfsleiders

Net zoals werknemers kunnen bedrijfsleiders maaltijden en andere kleine kosten terugbetaald krijgen wanneer ze op de baan zijn (bv. parkeertickets, taxiritten). Dat kan door alle facturen en bonnetjes te verzamelen, of via een forfaitaire dag- of maandvergoeding.

De forfaitaire dagvergoeding bedraagt 17,41 euro (aanslagjaar 2021) voor elke dag dat je minstens 6 uur onderweg bent. Daarbovenop komen mogelijk verblijfskosten naar rato van 130,58 euro per nacht. Je kunt ook kiezen voor een forfaitaire maandvergoeding, maar dan mag het totaalbedrag niet hoger zijn dan 16 keer de maximale forfaitaire dagvergoeding.

Belangrijk: de forfaitaire dagvergoeding mag enkel worden uitbetaald voor dagen dat de bedrijfsleider effectief onderweg is geweest om zijn of haar functie uit te oefenen. Maaltijdcheques zijn een mogelijk alternatief, op voorwaarde dat dezelfde regeling wordt gehanteerd als voor de werknemers. Vanuit SD Worx kunnen we hiervoor ondersteuning bieden.

Je merkt het: de andere manier waarop we ons werk organiseren in coronatijden, kan een serieuze impact hebben op de onkostenvergoedingen – en dus de inkomsten van bedrijfsleiders en zelfstandigen. Bovendien kijkt de fiscus streng toe op de juiste toepassing van de voorwaarden. Laat je voor de kleine lettertjes bijstaan door een expert ter zake.

Heb je een vraag over je verloning als zaakvoerder?

Neem contact met ons op.

Door Nathalie Seynaeve - juridisch adviseur

Nathalie startte haar loopbaan bij SD Worx bij Tax & Legal, als tax consultant en vervolgens managing consultant. Vandaag is ze aan de slag binnen de fiscale cluster van het Kenniscentrum. Internationale fiscaliteit (bv. expats, salary splits) en specifieke verloningsaspecten (bv. voordelen in natura, kosten eigen aan de werkgever, bezoldiging van bedrijfsleiders) behoren tot haar expertisedomein.