Kosten voor telewerk als beroepskosten opnemen in de belastingaangifte: niet altijd voordeliger

Door Isabelle Cornelis - 4 juni 2021 - Leestijd: 3 minuten

Verloning

Kosten die je medewerkers maken om hun beroep behoorlijk te kunnen uitoefenen, zijn in principe fiscaal aftrekbaar. Loontrekkenden hebben de keuze tussen de werkelijke beroepskosten bewijzen of een kostenforfait. Werknemers die het afgelopen jaar ineens veel van thuis uit moesten werken, kunnen dus een deel van hun huisvestingskosten fiscaal inbrengen als werkelijke kosten. Maar dat is niet noodzakelijk de interessantste optie.



Het wettelijke kostenforfait wordt automatisch toegekend aan elke belastingplichtige die zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst. Voor werknemers gaat het om 30%van het inkomen, met een maximum van 4.880 euro. Dat bereiken ze met een brutojaarinkomen van meer dan 16.266,67 euro.

De invloed van corona

Het wordt pas interessant voor je werknemers om hun werkelijke beroepskosten aan te geven als ze boven dat bedrag kunnen uitkomen. Experts zien voor het coronajaar 2020 eerder de omgekeerde beweging: minder loontrekkenden die hun werkelijke beroepsinkomsten zullen aangeven.

De coronacrisis zorgde namelijk wel voor hogere kantoorkosten, maar ook voor een terugval in de kosten voor woon-werkverkeer, minder restaurantbezoeken enz. Krijgen je werknemers een onkostenvergoeding voor telewerk of een aanvullende vergoeding voor internet of computermateriaal, dan dienen ze deze bovendien in mindering te brengen van de bewezen werkelijke beroepskosten.

Wat mogen werknemers wel/niet inbrengen met betrekking tot hun thuiskantoor?

Huisvesting

Wie huurt, kan een deel van de huur inbrengen, met een grote maar: de huurovereenkomst moet professioneel gebruik specifiek toelaten. De meeste contracten verbieden dit, omdat de verhuurder zwaarder belast wordt bij beroepsmatig verhuur. Bij huren via een vennootschap is het vaak geen probleem.

Je werknemers hoeven trouwens niet over een aparte kantoorruimte te beschikken. Een bureau in de hoek van de woonkamer mag ook. Ze moeten de kosten wel duidelijk uitsplitsen in een privé- en een beroepsgedeelte. Het beroepsgedeelte kan onder meer worden bepaald door de verhouding tussen de oppervlakte van de werkruimte en de totale oppervlakte van de woning. Ook de tijd die ze daar doorbrengen voor het werk is van tel.

Kantoormateriaal

Kleine kantoorspullen als papier, pennen, telefoon- en internetkosten kunnen ze volledig inbrengen. Laptops, software, smartphones en kantoormeubelen worden afgeschreven, meestal op 3 jaar.

Andere kosten

Ook de interesten van woonleningen, premies voor brand- en diefstalverzekering, verwarming, elektriciteit, water en onderhoud zijn aftrekbaar, maar moeten ook duidelijk uitgesplitst worden tussen privé- en professioneel gebruik.

Hoe de aangifte invullen?

Om hun werkelijke beroepskosten in te brengen, moeten je werknemers het totaalbedrag invullen op de aangifte, in vak IV bij code 1258/2258. Een detailoverzicht voorzien bij de aangifte is aangewezen. Informeer je werknemers ook dat ze facturen, bonnetjes en andere bewijsstukken het best apart bijhouden voor controle.

Alles over thuiswerk op één plek

Onze themapagina telewerk bundelt alle nuttige info rond thuiswerk. Neem gerust een kijkje en kom regelmatig terug voor de laatste updates.

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen