CFO’s richten zich op de digitalisering als hulpmiddel bij de strategische besluitvorming

4 juni 2021 - Leestijd: 5 minuten

Loonoptimalisatie

Heel wat organisaties zijn door COVID-19 een versnelling hoger geschakeld inzake digitalisering en digitale transformatie als onderdeel van hun strategische doelstellingen. Door de sterke toename van het gebruik van Zoom, Microsoft Teams en Slack werd die behoefte aan digitalisering steeds prangender. Ondernemingen over de hele wereld moesten de deuren sluiten om de verspreiding van het virus in te dijken en werden gedwongen om voor veel van hun activiteiten over te schakelen op thuiswerk.
Opvallend genoeg wordt de versnelling van digitalisering, aangemoedigd door CFO’s en niet door IT’ers. De pandemie heeft immers de centrale rol van die CFO’s bij de strategische besluitvorming bevestigd. Gezien de lagere budgetten en kleinere teams richten CFO’s zich op software en de digitale wereld om het verschil te maken.

Expense management

Verantwoordelijkheden van een CFO

CFO’s werken hoofdzakelijk op de achtergrond, het zijn de miskende kampioenen van heel wat organisaties. Hoewel sommige mensen denken dat hun werk alleen maar bestaat uit gegevens samenvoegen en rapporten opstellen, komt er echt wel veel meer bij kijken. Door de pandemie zijn ze nu ook meer op de voorgrond getreden en hebben ze een belangrijkere strategische positie dan ooit tevoren.

De complexiteit die komt kijken bij het opstellen van prognoses, budgetten en cashflow zijn nog uitdagender geworden in een wereld waarin data (voornamelijk verkoopsdata) meer dan ooit schommelen. Regelmatiger updates zijn een noodzaak geworden en ook de financiële strategie van een organisatie moet flexibeler worden. Eeuwenoude financiële plannen op basis van gegevens die de afgelopen vijf jaar werden verzameld, zijn intussen wel achterhaald nu de behoeften van een wereld in crisis zijn veranderd.

Rapportering was vroeger een maandelijkse taak, maar is intussen een tweewekelijkse of zelfs wekelijkse ‘verplichting’ geworden. Het is de bedoeling om schommelingen op te volgen en de curve waar mogelijk voor te blijven – of die curve nu stijgt of daalt. 
Samengevoegde en geanalyseerde data zijn een cruciale basis om als organisatie wendbaar te zijn en snel te kunnen reageren op (onvoorziene) omstandigheden. Dit heeft CFO’s doen kijken naar softwareoplossingen die hen helpen hierop in te spelen.

De rol van software bij de digitalisering

Er worden nieuwe financiële softwareoplossingen ontwikkeld en bestaande oplossingen worden verbeterd om in te spelen op de digitale behoeften van CFO’s. Uit een industrierapport van 2020 blijkt dat financiële teams nog steeds 65% van hun tijd besteden aan manuele taken, zoals de verwerking van facturen, onkosten, de afstemming tussen beide en het opstellen van rapporten.

Door de stap te zetten naar digitale oplossingen kunnen CFO’s:

  • analyses automatiseren: je krijgt steeds een correct beeld van de financiële situatie van het bedrijf en kan daardoor tendensen voor blijven;
  • werklast beperken: manuele taken met een lage toegevoegde waarde worden geautomatiseerd om zo meer tijd te besteden aan strategische taken met een hogere toegevoegde waarde;
  • continu gegevens verzamelen: door gegevens in real time te verzamelen wordt het financiële plaatje voortdurend bijgewerkt. Hierdoor kan je op elk moment de juiste beslissingen nemen om een krachtige beleidsvoering te ondersteunen.

Technologische ontwikkelingen zoals optische tekenherkenning (OCR), artificiële intelligentie (AI) en machinaal leren hebben een grote rol gespeeld bij de digitalisering van de taken van CFO’s. De automatisering van functionaliteiten voor de naleving van de wetgeving en beleidslijnen aan de hand van tools heeft bedrijven verder op weg geholpen bij hun digitale transformatie en gezorgd voor een vrijwel papierloze werking.

Met de juiste software kunnen CFO’s het betalingsproces naar werknemers vereenvoudigen en houden ze steeds het real time overzicht op de onkosten, van reizen tot verblijfskosten, maar net zo goed facturen van leveranciers.

De impact van COVID op de reis- en onkosten

Als gevolg van de afgelopen 10 maanden trachten bedrijven met heel wat reis- en onkosten, hun rendement op reisuitgaven te maximaliseren. Hoewel er nog steeds behoefte is aan kostenbeheersing, behoren reis- en onkosten - volgens Gartner - tot de belangrijkste kosten die worden omgezet in inkomstenrendementen. In dat kader kwam uit een enquête van IDG een te verwachten nieuwe focus naar voor:  elke euro die wordt uitgegeven aan reizen mag enkel worden uitgegeven als dat echt noodzakelijk is en moet bovendien een maximale bijdrage leveren aan de winstmarges van een organisatie, tegen een minimale kostprijs.

Thuiswerken heeft de nood aan digitale processen benadrukt en dit op alle niveaus en in alle afdelingen in de organisatie, zo ook op het gebied van onkostenbeheer. Van de registratie tot de controle en audit: het is belangrijk dat al deze taken altijd en overal kunnen worden uitgevoerd. Dat kan bijvoorbeeld met behulp van de mobiele onkostenapp.

Daarnaast geven multinationals de voorkeur aan globale reis- en onkostenoplossingen omwille van de betere nauwkeurigheid en standaardisering. Globale oplossingen zorgen er ook voor dat nieuwe strategieën en beleidslijnen snel en eenvoudig op internationaal niveau kunnen worden uitgerold. De digitalisering van het onkostenproces levert voor bedrijven snel resultaten op, op vlak van procesefficiëntie, kostenbeheersing en besparingen op uitgaven. 

Wat betekent dit voor het onkostenbeheer in 2021?

De economische achteruitgang heeft de nood aan een betere kostenbeheersing aan het licht gebracht. Ondanks de sterke daling van onkostenstaten door thuiswerkverplichting en de onderbreking van de meeste reizen, voelen financiële teams en CFO’s nog meer druk om een gedetailleerde uitgavenanalyse voor te leggen, om kansen voor besparingen te identificeren en om inzicht te krijgen in de veranderende inkomsten en uitgaven te midden van bezuinigingen en onstabiele omstandigheden.

Toch spenderen deze teams nog te veel tijd aan het beheer van de onkosten an sich en gaat er nog te weinig tijd naar strategische taken. Meer bepaald de analyses van de uitgaven vormden in 2020 hun meest tijdrovende taak. Dit is weliswaar al een verschuiving ten opzichte van 2019 - waarin ze betaalbewijzen en onkosten moesten opvolgen - , het blijft toch een manuele taak. Het samenvoegen van gegevens voor rapportering blijft hoog op die lijst staan, net als de audit van onkostenstaten en de optimalisering van de uitgaven. En dus schiet er weinig tijd over voor procesautomatisering en verbeteringen aan strategische plannen. En laat dat nu net zijn waar CFO’s uitblinken en een grote waarde kunnen bieden in een organisatie.

Volgens datzelfde industrierapport uit 2020, dat een enquête afnam bij ruim 200 financiële professionals in de VS, zou 91% van hen van plan zijn om in 2021 in ten minste één technologisch initiatief te investeren. COVID heeft niet alleen aangetoond dat technologie nuttig is, maar ook dat het cruciaal is om kwalitatieve diensten te blijven aanbieden in een wereld die van thuis uit werkt. De digitale transformatie van bedrijven is een versnelling hoger geschakeld en de snelste racers in die transformatie zijn er het beste uitgekomen. ‘Traag en laag’ wint niet noodzakelijk de race in COVID-tijden, waar het vaak net beter is om sneller te gaan en onderweg fouten te maken.

Nu is de tijd aangebroken om processen en tools voor onkostenbeheer in gebruik te nemen die onmiddellijk resultaten opleveren zodra we terug kunnen reizen.

68% van de respondenten in het industrierapport heeft, of is dat van plan, de manuele onkosten- en facturatieprocessen gedigitaliseerd
67% heeft, of is dat van plan, de opvolging en rapportering van gegevens verbeterd om de strategische besluitvorming te ondersteunen
66% heeft, of is dat van plan, routinematige processen geautomatiseerd met behulp van AI, machinaal leren en procesautomatisering


Met een volledige end-to-end oplossing voor onkostenbeheer kunnen die plannen eenvoudig worden verwezenlijkt. Onkostenbeheer is een zeer manueel proces dat zonder problemen geautomatiseerd kan worden en dat daarbij waardevolle analyses en inzichten oplevert.

We weten natuurlijk niet wat de toekomst zal brengen, maar één ding is zeker: organisaties blijven evolueren naar meer digitalisering. De verantwoordelijkheden van CFO’s verschuiven en blijven toenemen en er zijn tools die hen daarbij kunnen en zullen helpen. Prognoses, cash flow beheer en rapportering kunnen worden gestroomlijnd en dat hoeft geen handenvol geld te kosten.

Neem je resterende manuele processen eens onder de loep en ga na welke processen je eenvoudig kunt digitaliseren. Het zal je op lange termijn tijd én geld besparen.

Eenvoudige tools zoals een geautomatiseerd onkostenbeheer kunnen een immense impact hebben op je procesefficiëntie en kostenbeheersing en ze helpen je ook omgaan met onzekerheden. Je hebt immers geen controle over dingen die je niet kunt meten. Je onkosten kunnen meten, is een eerste stap in de goede richting.

De digitalisering is niet meer te stoppen en het is aan de organisaties om mee op de boot te springen en de tools in gebruik te nemen om sterker te worden.

Vraag een demo

Het schrijven van een offerteaanvraag is essentieel om de juiste software voor reis- en onkostenbeheer te vinden. Het vereenvoudigt het selectieproces en garandeert dat je een goed gedocumenteerde beslissing neemt.

SD Worx Expense Management biedt oplossingen voor multinationale organisaties die behoefte hebben aan een internationale uitrol met volledige naleving van de regelgeving met betrekking tot landspecifieke belasting- en wettelijke vergoedingsregels.

Vraag vrijblijvend een demo aan om SD Worx Expense Management in actie te zien.

Vraag een demo

 

Download de whitepaper

Lees ook onze whitepaper en ontdek welke gevolgen hr- en finance-leiders mogelijk kunnen zien op hun digitale infrastructuur en hun winstmarges.

Download hier de whitepaper

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen