10 vragen over het Flex Income Plan van SD Worx

Door Lieve Michiels - 30 november 2017 - Leestijd: 5 minuten

Loonbeleid

Overweeg je om flexibel verlonen in te voeren? Of ben je vertrouwd met de principes, maar bots je op een aantal praktische vragen? Deze tien meest gestelde vragen over het Flex Income PlanTM van SD Worx bieden verheldering of nemen de laatste twijfels weg.

10 FAQ Flex Income Plan FIP

Klik op de vraag van je keuze om meteen naar het antwoord te springen. Of scroll naar beneden voor een compleet overzicht.

1. Is er een verschil met een cafetariaplan? 
2. Brengt het niet te veel werk met zich mee?
3. Is het mogelijk voor al onze populaties, bv. ook voor arbeiders, expats, splits…?
4. Hoe krijg ik de ondernemingsraad, vakbonden en werknemers mee in dit verhaal?
5. Eens gekozen, voor altijd gekozen?
6. Is de Belgische wetgeving daar niet te strikt en complex voor?
7. Is het wel mogelijk voor ons, want onze payroll wordt niet beheerd door SD Worx?
8. Is het ook haalbaar voor een kleine organisatie? Is dat niet enkel voor heel grote ondernemingen?
9. Welke voordelen kunnen we aanbieden via Flex Income Plan™?
10. Wat brengt het eigenlijk op?

1. Is er een verschil met een cafetariaplan?

Het cafetariaplan werd in het leven geroepen om medewerkers meer inspraak te geven in hun loonpakket. Helaas werd het in de praktijk vaak gebruikt als een verdoken vorm van loonoptimalisatie, waardoor het een negatieve bijklank kreeg. Wanneer een deel van het brutoloon bijvoorbeeld werd vervangen door een bedrijfswagen was dat vooral voordelig voor het bedrijf omdat er zo minder RSZ moest worden betaald.

Bovendien balanceerden de eerste cafetariaplannen op de rand van wat juridisch is toegelaten. Er werd immers gegoocheld met de individualisering van voordelen die collectief afgesproken waren. En laat de collectieve regeling nu net fundamenteel zijn in het arbeidsrecht: cao’s en arbeidswetten zijn net in het leven geroepen om de werknemer te beschermen. Want een keuze voor bijvoorbeeld meer voordelen in natura ten koste van loon heeft een impact op de latere pensioeninkomsten.

De medewerker bleef als gevolg twee keer met lege handen achter. Gelukkig bestaat er nu wel een oplossing die sociaaljuridisch 100% sluitend is om medewerkers inspraak te geven in hun loonpakket: het Flex Income PlanTM (FIP) van SD Worx.

2. Brengt het niet te veel werk met zich mee?

Een FIP succesvol implementeren vraagt uiteraard de nodige ondersteuning. Aangezien FIP geïntegreerd kan worden met elk payrollpakket, dus ook met pakketten van andere leveranciers, is de workload zeker te overzien. De oprichting van een multidisciplinair projectteam is essentieel om de implementatie in goede banen te leiden.
Elk FIP-traject start met een juridisch onderzoek van de verschillende rechtsbronnen om na te gaan welke voordelen geflexibiliseerd kunnen worden. Daarna ben je mee aan zet om te bepalen welke zaken binnen het hr-beleid effectief in de FIP-shop aangeboden zullen worden, op basis van uw bedrijfs- en hr-strategie. Tot slot volgt de interne communicatie naar alle betrokken stakeholders.

Bij de opening van de FIP-shop (keuzemoment) komen er jaarlijks individuele vragen van medewerkers die in eerste instantie binnen uw bedrijf opgevangen worden. Daartoe wordt een op maat van je bedrijf gepersonaliseerde hr-manual opgesteld. Het keuzeproces zelf gebeurt volledig geautomatiseerd via de FIP-webtool. Manuele berekeningen worden dus zoveel mogelijk uitgesloten, al blijft payrollinzicht elementair omdat de impact van de keuze van de voordelen consequenties heeft voor de uiteindelijke loonberekening. Ter ondersteuning van die loonberekening voorziet de FIP-webtool een payroll export van de gekozen voordelen.

Voor het bestellen of voorbereiden van de gekozen voordelen voorziet de FIP-webtool een gedetailleerde rapportering. Nieuwe medewerkers stappen ofwel in tijdens het eerstvolgende keuzemoment volgend op hun indiensttreding, ofwel bied je hen de mogelijkheid om al een keuze te maken bij de indiensttreding. Er geldt voor hen dan een zogenaamd ‘verkort FIP-jaar’.

3. Is het mogelijk voor al onze populaties, bv. ook voor arbeiders, expats, splits…?

FIP maakt gepersonaliseerde verloning als innovatieve hr-tool mogelijk voor alle doelgroepen. Ook bij meerdere populaties met een verschillend loonbeleid is FIP mogelijk. Elk FIP-traject start met een voorstudie, die de juridische mogelijkheid tot flexibilisering van de huidige loonvoordelen onderzoekt en de voordelen bepaalt die de organisatie uiteindelijk zal aanbieden. Daarin wordt ook een overzicht gemaakt van de potentiële budgetcreatie en keuzemogelijkheden per doelgroep.

4. Hoe krijg ik de ondernemingsraad, vakbonden en werknemers mee in dit verhaal?

Een degelijk juridisch kader voor flexibel belonen is een cruciale stap, net zo belangrijk als er maatschappelijk draagvlak voor creëren. De medewerkers en managers binnen het bedrijf, de overlegorganen, de vakbonden, de RSZ, de fiscus: zij maken flexibel belonen ook in de hoofden mogelijk. Het is noodzakelijk dat alle betrokken partijen akkoord gaan met vijf uitgangspunten:

  • Flexibel belonen respecteert de sociale en fiscale reglementering expliciet en impliciet.
  • Medewerkers moeten hun extralegale voordelen zelf kunnen kiezen en afstemmen op hun privé- en professionele situatie.
  • De keuze tussen loon in geld of in extralegale voordelen moet voor de medewerker zo neutraal mogelijk zijn. Hij mag er nu – en later – geen nadeel van ondervinden.
  • Flexibel verlonen heeft niet als doel het loon te optimaliseren.
  • Loonflexibiliteit heeft slechts 1 écht nieuw voordeel: de keuzemogelijkheid voor de medewerker.

Een dergelijke manier van denken over loon en flexibel verlonen vraagt om een heldere communicatie, op verschillende momenten en met de nodige herhaling. Begin tijdig te communiceren, naar de vakbonden en de medewerkers, zowel individueel als in groep. Vakbonden en medewerkers voelen zich erkend wanneer zij betrokken worden bij dit veranderingsproces. Ze kunnen zelfs ambassadeurs worden van het systeem. Sommige medewerkers kunnen in het begin weigerachtig staan tegenover elke verandering in het loonbeleid. Daarom is het goed om de voordelen en de stappen naar het nieuwe systeem zo duidelijk mogelijk toe te lichten. Ook een graduele invoering kan een aanrader zijn.

5. Eens gekozen, voor altijd gekozen?

Privé- en professionele behoeften veranderen. Om de haverklap veranderen van keuze is niet raadzaam, maar vastroesten evenmin. Een jaarlijkse herziening is ideaal. Dat moment loopt niet per definitie gelijk met het kalenderjaar. Vaak wordt de start van het FIP-jaar, en bijgevolg ook het keuzemoment, bepaald op basis van de budgetten die kunnen gecreëerd worden.

Dat geldt uiteraard voor de kortlopende voordelen zoals een gsm-abonnement of een aanvullende verzekering. Bij langlopende voordelen, zoals een bedrijfswagen, een leasefiets,… spreek je vooraf een looptijd van het voordeel af (bijvoorbeeld de leasetermijn).

6. Is de Belgische wetgeving daar niet te strikt en complex voor?

Het klopt dat het soms even zoeken is naar eenduidigheid in de verschillende rechtsbronnen, maar er zijn altijd veel meer mogelijkheden dan verwacht. De loon- en arbeidsvoorwaarden staan duidelijk beschreven in wetten en cao’s, maar deze rechtsbronnen regelen enkel de minimale loon- en arbeidsvoorwaarden.

De reële arbeidsvoorwaarden, zoals collectieve en individuele extralegale voorwaarden, worden geregeld op bedrijfsniveau. En daar zijn de bronnen vaak minder eenduidig: ze variëren van een geschreven arbeidsovereenkomst over aanvullende wettelijke bepalingen tot mondelinge overeenkomsten, eenzijdige wilsuitingen, gebruiken en gewoontes tot zelfs ‘vrijgevigheid’.

Elk traject start steeds met een inventarisatie van deze rechtsbronnen. Daar kan een bedrijf zeker hulp bij gebruiken, want het vergt heel wat expertise om tot een sluitend juridisch kader te komen. Deze inventaris geeft een beeld van welke door het bedrijf aangeboden voordelen (een Belgisch bedrijf heeft er gemiddeld 30) geflexibiliseerd kunnen worden. Niet dat het aangewezen is om uiteindelijk alle mogelijke voordelen te gebruiken voor de budgetcreatie, maar het geeft wel een indicatie van de mogelijkheden die de wetgeving biedt.

7. Is het wel mogelijk voor ons, want onze payroll wordt niet beheerd door SD Worx?

FIP kan geïntegreerd worden met eender welk payrollpakket, ook als dit niet van SD Worx is.

8. Is het ook haalbaar voor een kleine organisatie? Is dat niet enkel voor heel grote ondernemingen?

FIP kan ook bij kleine organisaties geïmplementeerd worden. Meer zelfs, we hebben een speciaal aanbod uitgewerkt op maat van kmo’s. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de basis van het loonbeleid in orde is. Flexibele verloning invoeren heeft namelijk een fundament nodig om op te werken.

We zien soms dat vooral kleinere organisaties ervan uitgaan dat ze te weinig voordelen kunnen aanbieden, maar in praktijk is vaak niets minder waar. Want naast de traditionele blikvangers als een bedrijfswagen of hospitalisatieverzekering, bied je als kleinere organisatie wellicht tal van kleine voordelen aan (denk aan ecocheques of productkortingen of extra vakantiedagen) die samen een mooie bundel vormen.

Of je nu een kleine of grote organisatie bent, de voordelen van het invoeren van FIP (positieve bijdrage aan uw imago, stimuleren van het engagement van je medewerkers, stijging van de waardeperceptie van het loonpakket …) zijn dezelfde.

9. Welke voordelen kunnen we aanbieden via Flex Income Plan™?

Van premies, warrants, telefoon- en internetabonnement, aanvullende verzekering, renteloze lening, over parkeerplaats, was- en strijkdienst, ecocheques, nieuwjaarsreceptie, korting op eigen producten, sinterklaasgeschenk tot kinderopvang… een gemiddeld bedrijf kent al snel heel wat extralegale voordelen toe. Het is niet aangewezen om deze voordelen meteen allemaal in het keuzepakket op te nemen. Je start als werkgever best met een beperkt keuzeaanbod om het systeem goed in de vingers te krijgen.

Bovendien houd je zo nog iets achter de hand om jaarlijks te evolueren en in te spelen op veranderende behoeften van je medewerkers. De meeste populaire voordelen die in zo’n beperkt keuzeaanbod voorkomen, zijn extra vakantiedagen, een kleinere of net grotere leasewagen en individueel pensioensparen. Wanneer alle partijen het systeem van flexibel verlonen in de vingers hebben, kan een uitbreiding van keuzemogelijkheden volgen.

10. Wat brengt het eigenlijk op?

Dankzij FIP krijgt het loonpakket van je medewerkers meerwaarde, zelfs al zit er geen loonopslag in. Medewerkers beschouwen hun loonpakket immers als meer waardevol als ze het zelf kunnen samenstellen. Een grote troef daarbij: FIP is voor jou als werkgever budgetneutraal. Dat betekent dat je de totale kosten van een voordeel in rekening brengt (incl. patronale bijdragen), waarbij je medewerker bij bepaalde keuzes ook effectief meer kan overhouden.

62,6% van de Belgische werknemers wil graag zijn loonpakket zelf samenstellen. In de praktijk biedt (voorlopig) echter slechts 8% van de Belgische bedrijven deze mogelijkheid aan. Het is duidelijk dat dit een element is waarmee je het verschil kunt maken als employer of choice.

Redenen die bedrijven aangeven om met flexibel verlonen te starten zijn: jobtevredenheid verhogen, kostencontrole, talent behouden en nieuwe medewerkers aantrekken. En dat FIP daar een merkbaar effect op heeft, zien we in terug in de ROI-cijfers en in de getuigenissen van bedrijven die FIP ingevoerd hebben. 

Flexibel verlonen: is je organisatie er klaar voor?

Met het Flex Income PlanTM vertaal je alle extralegale loonvoordelen van je werknemer naar één totaalbudget dat hij kan spenderen aan mobiliteit, maar ook aan tools om mobiel te werken (smartphone, tablet, internetverbinding thuis …), extralegale vakantiedagen, aanvullende verzekeringen enzovoort.

Op je loonkosten heeft het principe geen enkele impact: het is een budgetneutrale oplossing. Toch is ze juridisch volledig waterdicht en straalt het principe van de vrije beslissingsbevoegdheid positief af op de tevredenheid van je werknemers. Zij kunnen immers een voordelenpakket op maat samenstellen dat naadloos aansluit bij hun persoonlijke behoeften.

flexibel verlonen


Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen