Als één team een crisissituatie aanpakken

9 november 2020 - Leestijd: 7 minuten

Corona

Zorg en ziekenhuizen gaan hand in hand, maar meestal wordt daarbij aan patiëntenzorg gedacht. Bij het Oostendse Az Damiaan trekken ze die zorg met evenveel focus door tot bij de medewerkers. Zo haalt Az Damiaan geregeld de pers met originele employer branding-campagnes. Uiteraard moet er meer zijn dan alleen het imago van zorgzame, creatieve werkgever met ‘een hoek af’. Zonder ondersteunend en uitgebouwd hr-beleid staat die reputatie op losse schroeven. Tijdens de eerste coronagolf toonde het ziekenhuis dat ze beschikken over een stevige grondslag op dat vlak. Directeur HR, Dirk Van de Velde, doet zijn relaas:

“Hoeveel jaren ervaring je ook op de teller had staan, toen de coronacrisis voor het eerst toesloeg, was het voor iedereen zoeken. Hoe gaan we extra capaciteit creëren en tegelijk zo veel mogelijk angst, stress en verzuim reduceren? Vooral de onzekerheid woog: hoe erg wordt dit? Niemand had hét antwoord. We konden dit alleen in groep aanpakken: samen oplossingen bedenken, zonder wetenschappelijke evidenties als richtingaanwijzer.

AZ Damiaan

Overleggen en beslissen in groep

Als ziekenhuis waren we verplicht door de overheid om een crisiscel te installeren. Daarin zetelden onder meer een pneumoloog, een spoedarts en het hoofd klinisch labo. Zij valideerden de voorstellen van de verschillende werkgroepen Personeel, Ziekenhuishygiëne, Escalatie, De-escalatie en Materiaal. 

Dagelijks zochten we in de werkgroepen naar oplossingen: op welke manier en met welke middelen kunnen we iedereen zo goed mogelijk beschermen? Welke afdelingen kunnen sluiten om coronapatiënten op te vangen en naar waar moeten de bestaande patiënten dan verhuizen? Welke competenties hebben we daarvoor nodig en waar vinden we die capaciteit? Enzovoort.

De voorzitters van de werkgroep maakten ook deel uit van de crisiscel en bespraken daarin ’s middags wat die ochtend was voorgesteld. In de namiddag werden de gevalideerde acties gecommuniceerd. Een hels ritme, maar omdat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hadden, lukte het om dat aan te houden.

“Het was een hels ritme, maar omdat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hadden, lukte het om dat aan te houden.” – Dirk Van de Velde, directeur HR bij Az Damiaan

Capaciteitsplanning in realtime

In onze werkgroep Personeel waren planning en zorg de twee pijlers. Essentieel voor de planning was dat we continu zicht hadden op onze werkelijke capaciteit. Opnieuw konden we niet terugvallen op ervaring. Want in tegenstelling tot een week een ‘gewone’ griep uitzieken, duurt het bij COVID-19 vaak veel langer om terug fit op de werkvloer te verschijnen. Bovendien vergen coronapatiënten meer zorg dan bij andere ziektebeelden het geval is. Normaal stellen de hoofdverpleegkundigen de planning op, maar omdat zij toen zo werden opgeslokt door de zorg voor patiënten, werd dat door de werkgroep Personeel centraal aangestuurd.

Voor extra capaciteit op de corona-afdeling schakelden we poliverpleegkundigen in. Hun afdelingen lagen immers zo goed als stil door de angst voor consultaties of het wegvallen van niet-essentiële behandelingen. Als buddy hielpen ze bijvoorbeeld mee om de zware beschermingskledij aan te trekken of bij het transport van patiënten. Daarnaast breidden we onze instroom uit met uitzendkrachten, studenten en kandidaten uit de werfreserves. 

In overleg met de leidinggevende hebben we elke afwezige medewerker gebeld om na te gaan of het verzuim werkgerelateerd was. Door de angst – voor henzelf of hun gezin – omdat ze tot een risicogroep behoorden, zonderden ze zich soms zelf af thuis. Door hen rustig en grondig doorheen onze voorzorgsmaatregelen te loodsen, konden we hen veelal geruststellen en terugbrengen naar de werkvloer.

“SD Worx heeft ons enorm geholpen bij al die complexe steunmaatregelen, wijzigingen in sociale wetgeving, individuele vragen van medewerkers én de vertaling naar onze payroll. Alle credits daarvoor aan SD Worx.” – Dirk Van de Velde, directeur HR bij Az Damiaan

Zorgen voor elkaar en elkaar ontzorgen

Daarnaast had hr vooral oog voor de zorg en het welzijn van onze collega’s. Elke medewerker die zich liet testen, belden we persoonlijk op met het resultaat. Bij slecht nieuws regelden wij hun ziekteattesten, wat hen een consultatie uitspaarde. Met de betrokken teams traden we samen met de werkgroep ziekenhuishygiëne in dialoog tijdens de Teamzorgmomenten. Want een positieve test geeft ook binnen het team enorme stress. 

Bij de erkenning van COVID-19 als beroepsziekte, het corona-ouderschapsverlof en de coronawerkloosheid van vooral arbeiders die niet konden thuiswerken, hebben we zoveel mogelijk administratie uit handen genomen van de betrokken medewerkers. SD Worx heeft ons enorm geholpen bij al die complexe steunmaatregelen, wijzigingen in sociale wetgeving, individuele vragen van medewerkers én de vertaling naar onze payroll. Alle credits daarvoor aan SD Worx. Dat kon snel en efficiënt, doordat ze onder meer payrollsoftware specifiek op maat van onze organisatie hebben en al sinds 2006 de hr-partner van Az Damiaan zijn. Ze kennen ons dan ook door en door.

In de Escape rooms konden medewerkers tot rust komen, iets drinken, ontspannen in relaxzetels of op bepaalde uren een psycholoog en externe preventieadviseur psychosociale aspecten raadplegen. Daarnaast gaven we in webinars advies en tips rond gezond eten, goed slapen, voldoende bewegen, omgaan met stress enzovoort. Samen met Stad Oostende, tot slot, zorgden we voor kinderopvang tijdens de paasvakantie.

AZ Damiaan

Ferm ingezet op communicatie 

De interne nieuwsbrief Digiflits, gericht naar onze artsen en medewerkers, bracht dagelijks de cijfers binnen Az Damiaan over het aantal coronapatiënten, het sluiten of heropenen van afdelingen enzovoort. Ook praktische afspraken, zoals de sluiting van het cafetaria of de installatie van warmtecamera’s aan het onthaal, kwamen daarin aan bod.

Net zoals vele andere organisaties, hebben ook wij MS Teams ontdekt. Dat komt met voordelen zoals thuiswerk dat mogelijk wordt of de kans om meetings te organiseren met alle hoofdverpleegkundigen zonder ze in één ruimte fysiek te moeten samenbrengen. Deze nieuwe manier van werken had evenzeer nadelen. Zo vermindert het contact met de collega’s. Daarnaast gebruikten we MS Teams ook voor externe meetings. Zo bleven de selectiegesprekken virtueel plaatsvinden, wat wel een pittige opdracht was. Mochten we terug moeten naar verplicht thuiswerk, zullen we ook meer oog hebben voor die nadelen van telewerk.

“De eerste golf hebben we doorstaan dankzij ieder zijn inspanningen. Toch hebben we dé wijsheid nog altijd niet in pacht.” – Dirk Van de Velde, directeur HR bij Az Damiaan  

Lessons learned

Want ook al hebben we de eerste golf doorstaan dankzij ieder zijn inspanningen, we hebben nog altijd niet dé wijsheid in pacht. Vlak voor de zomer organiseerde elke werkgroep daarom een Lessons learned-sessie. Binnen deze workshops werd besproken wat goed was gegaan en wat anders kan worden aangepakt tijdens een volgende golf. Alles kan immers altijd beter. Als groep kunnen we daar alleen maar uit leren en groeien. Zo worden we samen sterker.

Wil jij ook de best mogelijke hr-partner die met je meedenkt?

Ontdek hoe SD Worx je kan helpen

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen