Alsmaar meer werknemers gaan met de fiets naar het werk. Zeker in Vlaanderen, waar bijna 1 op de 5 werknemers (een deel van) het woon-werktraject met de haren in de wind aflegt. Het is dan ook een ideale manier om op een gezonde manier files te vermijden. Wil je als werkgever groene mobiliteit steunen? Met een fietsplan kun je dat volledig budgetneutraal doen. Om optimaal te genieten van de fiscale en andere werkgeversvoordelen zijn deze basisprincipes evenwel cruciaal.
De eerste vraag: koop of huur je fietsen? Dat hangt vooral af van je beschikbare startkapitaal, het aantal medewerkers en eventuele extra’s die je wilt aanbieden.
Heb je de middelen, dan kun je zelf bedrijfsfietsen aankopen. Die schrijf je over een periode van minimaal 3 jaar af, terwijl je de kosten voor de aankoop van de fietsen en voorzieningen mag aftrekken voor 100%. Daar komt evenwel wat administratie bij kijken. Liever meer comfort en gemoedsrust? Bij leasing betaal je gedurende bijvoorbeeld 36 maanden een vast maandelijks bedrag. Daarin zit niet enkel de fiets, maar ook pechverhelping, een diefstalverzekering en een onderhoudspakket, terwijl er voor jou weinig tot geen administratieve taken zijn. Zeker voor grotere bedrijven is dat interessant.
Ook dit speelt mee. Bij leasing is dat bijvoorbeeld eenvoudig: je medewerker betaalt na 3 jaar de restwaarde (16%) en klaar. Maar een aangekochte bedrijfsfiets kosteloos doorgeven, vormt een loonvoordeel ten belope van de restwaarde. Hierop zijn socialezekerheidsbijdragen en belastingen verschuldigd.
In theorie kun je fietsen bovenop je bestaande loonkosten invoeren, maar dan schiet je jezelf onnodig in de voet. Wie liever budgetneutraal tewerk gaat, focust beter op flexibele verloning. En dat kan zowel in grote als kleine organisaties. Hoe het werkt? Je vervangt een deel van het extralegale verloningspakket – inclusief de werkgeverskosten – door een budget dat je medewerkers zelf kunnen besteden. Zo kun je (een deel van) de eindejaarspremie ‘flexibiliseren’, waarmee werknemers nadien kunnen inschrijven op je fietsplan of een ander voordeel. Let wel, dat kan enkel wanneer jouw sector een flexibilisering van de eindejaarspremie toelaat!
Win vooraf voldoende informatie in om van je fietsplan een regelrecht succes te maken. Dit zijn enkele van de thema’s die soms nog vragen oproepen:
Het korte antwoord is ‘nee’. Er is geen wettelijke verplichting, maar eventueel wel sectorale afspraken die je moet naleven. Sommige bedienden uit paritair comité 200 hebben bijvoorbeeld recht op 10 cent per kilometer met een maximum van 4 euro per dag. Maar deze verplichting geldt niet als ze al een andere werkgeverstussenkomst voor woon-werkverkeer ontvangen!
Ken je zelf alle antwoorden en ‘best practices’ niet, ga dan te rade bij een partner die ze wél in huis heeft. Zo bespaar je jezelf heel wat tijd en kopzorgen.
Door Brecht Mangelschots - Senior Reward Consultant
Brecht werkt sinds 2012 bij SD Worx. Als Reward Consultant helpt hij organisaties met alle aspecten van flexibel verlonen, van juridisch advies tot volledige implementatieprojecten.
