Je medewerkers willen telewerken vanuit het buitenland? Hou rekening met deze regels

Door Frédérique Van Hoof - 4 juni 2021 - Leestijd: 4 minuten

Werkplanning -en organisatie

Telewerken gebeurt meestal van thuis uit, maar met een goede internetverbinding kan het net zo goed van op een zuiders terras of vanuit een hut in de bergen. Betekent dit dat je medewerkers zomaar kunnen beslissen waar ter wereld ze hun laptop openklappen? Zo simpel is het niet. Zowel voor werkgever als werknemers zijn er belangrijke spelregels om rekening mee te houden.

cover

Aanvulling op de arbeidsovereenkomst

Als je medewerkers vanuit het buitenland willen telewerken, moeten ze je dat melden. Ga je ermee akkoord – en dat ben je niét verplicht – dan is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst meestal aangewezen.

Zodra je werknemer langer dan één maand in het buitenland wil telewerken, kun je een detacheringsovereenkomst opstellen. Wil je werknemer op meer permanente basis wekelijks een aantal dagen in het buitenland werken? Dan is een addendum voor gelijktijdige tewerkstelling een optie. Je kunt beslissen om het Belgisch arbeidsrecht te blijven toepassen, maar hou ook de plaatselijke arbeidswetgeving in het oog.

Voor sommige werknemers – bijvoorbeeld een Franse werknemer die normaal dagelijks in België werkt – geldt wegens de coronacrisis een uitzonderingsregeling. Zij mogen tijdelijk van thuis uit werken, zonder impact op hun belastbaarheid of sociale zekerheidsregime. Is de reden van hun telewerk niet gelinkt aan de coronacrisis, dan kun je geen gebruik maken van deze uitzonderingsregels.

In welk land betaal je socialezekerheidsbijdragen?

Als werkgever breng je het best je arbeidsongevallenverzekeraar op de hoogte van het telewerk in het buitenland en ga je na wat de bepalingen per land zijn. Idem wat betreft reis- en autoverzekeringen.

Werknemers zijn in de regel sociaal verzekerd in het land waar ze werken. Dat zou betekenen dat je als werkgever plots in een ander land socialezekerheidsbijdragen moet betalen als een werknemer in het buitenland werkt, zelfs als dit maar van korte duur is.

Gelukkig voorzien diverse internationale akkoorden hiervoor een oplossing. Het land waar het telewerk plaatsvindt, bepaalt de te volgen regels. Gaat je werknemer bijvoorbeeld aan de slag in de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, dan kan hij vaak verzekerd blijven onder de Belgische sociale zekerheid. Voor andere landen moet je onderzoeken of er wel of niet een bilateraal socialezekerheidsverdrag van toepassing is.

Ook als er geen internationaal akkoord is, kun je je werknemer tijdelijk uitsturen naar het buitenland onder de Belgische sociale zekerheid,. De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) staat dit voor maximaal 6 maanden toe. Je kunt deze termijn eenmalig met hoogstens 6 maanden verlengen. Onderzoek zeker of je ook moet bijdragen aan de buitenlandse sociale zekerheid bovenop de Belgische.

Wat met administratieve en fiscale verplichtingen?

Bij een inspectie in het buitenland kan je werknemer met een A1-document of ‘certificate of coverage’ (COC) aantonen dat hij in België sociaal verzekerd is. Deze documenten vraag je aan bij de RSZ. Een attest 138-ter is nodig als er geen bilateraal socialezekerheidsverdrag van toepassing is.

Volgens het werkstaatprincipe zijn we belastbaar in het land waar we werken. Om flexibele internationale tewerkstelling mogelijk te maken, is er de zogenaamde 183-dagenregel. Je werknemers blijven dan toch onder het Belgische belastingstelsel vallen als ze niet langer dan 183 dagen in een ander land verblijven.

Ten slotte kunnen er nog andere zaken spelen bij een internationale tewerkstelling. Denk aan een lokale meldingsplicht voor de tewerkstelling van een buitenlandse werknemer of de aanvraag van een lokale arbeidskaart. Je goed informeren is dus de boodschap.

Meer vragen over telewerk? Op onze themapagina vind je alle nuttige info.

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen