Ziekteverzuim aanpakken: dit zijn de eerste stappen

Door François Lombard - 6 maart 2018 - Leestijd: 5 minuten

Motiveren & engageren

Vaste prik bij de start van elk jaar: de Belgische verzuimcijfers bereiken een nieuw record. Hoewel het kortdurend ziekteverzuim (minder dan een maand) stabiel blijft – maar nog altijd hoog ligt – zit vooral langdurige ziekte in de lift. Hoog tijd om de strijd aan te knopen met verzuim.

ziekteverzuim aanpakken

Aangezien vergrijzing één van de belangrijkste oorzaken is van langdurig verzuim, zit beterschap er niet meteen in. Voor de werkgever lopen de kosten intussen fors op. Voor kortdurende ziekte kun je dat letterlijk nemen tot 19 euro per uur, voor ziekten langer dan een maand zijn deze kosten eerder indirect (verlies productie, reorganisatie van het werk) of te wijten aan de vervanging (inhuren interim, overuren…).

Wie ziek is, heeft thuis tijd nodig om te herstellen. Een zieke werknemer die tóch komt opdagen, kan meer kwaad doen – collega’s besmetten, bijvoorbeeld – dan goed.
Maar als werkgever of hr-manager is het niet altijd even duidelijk in welke mate de afwezigheid gerechtvaardigd is. Om duidelijke spelregels te creëren én om de gezondheid van je bedrijf op te krikken, is een bedrijfsbreed verzuimbeleid nodig: een preventieve aanpak gecombineerd met corrigerende acties.

Deze zes eerste stappen mogen daarin niet ontbreken.

Stap 1. Analyseer de cijfers

Elke duurzame verandering begint met de juiste inzichten. Om de vinger op de wonde te leggen, graaf je eerst naar onderliggende patronen. Enkele indicatoren helpen je om de situatie in kaart te brengen:

  • Kort of langdurig verzuim
    Maak eerst de opsplitsing tussen minder en meer dan een maand ziekte. De oorzaken en gepaste antwoorden erop kunnen voor kort en lang verzuim namelijk heel verschillend zijn.
  • Globaal, per afdeling en individueel
    Zo spot je mogelijke patronen en kun je op basis daarvan verder graven: is het nodig om preventief te werken aan de gezondheid van het hele bedrijf? Of zijn gerichte acties per afdeling of individu meer aangewezen?
  • Hoe storend is het verzuim?
    Hoe frequenter een medewerker (kort) uitvalt, hoe storender voor de organisatie. Snel de juiste opvolging of vervanging inschakelen is immers niet eenvoudig. Met de Bradfordfactor kun je frequente en kortstondige afwezigheden van nabij opvolgen.

Nadat je de cijfers kent, komt het erop aan om die ook juist te interpreteren. Met het performance dashboard van SD Worx kun je filteren op tal van parameters, waarmee je vervolgens heldere rapporten genereert. Voor een nog vollediger beeld kun je een beroep doen op het HR Analytics-aanbod.

Stap 2. Werk aan engagement

Sommige mensen blijven al sneller thuis bij bepaalde ziektesymptomen dan anderen. Te ziek om te werken is voor de ene iets anders dan voor de andere, en dat heeft voor een deel te maken met betrokkenheid.

Onderzoek toont immers aan dat sterk geëngageerde medewerkers tot wel 50% minder afwezig zijn door ziekte. Kortom: betrokkenheid stimuleren is de preventieve manier bij uitstek om verzuim terug te dringen.

Deze zes factoren kunnen engagement maken of kraken:

1. Jobinhoud: hoe afwisselend, uitdagend en zinvol is de job?

2. Erkenning: worden bijdragen (h)erkend? En heeft de medewerker inspraak?

3. Ondersteuning: is er genoeg hulp enerzijds, en voldoende autonomie anderzijds?

4. Cultuur van vertrouwen: communiceert de organisatie open, eerlijk en volledig?

5. Ontwikkeling: in welke mate kunnen mensen bijleren en doorgroeien?

6. Missie en strategie: hebben medewerkers vertrouwen in het beleid?

Vooral aan de eerste vier factoren kun je relatief makkelijk werken. Autonomie, bijvoorbeeld, heeft een enorme impact op deze 4 factoren. Zo kun je mensen vrijheid gunnen op uiteenlopende manieren: door hen zelf verbeterpunten aan te laten dragen (jobinhoud), door thuiswerk toe te staan (ondersteuning en vertrouwen), of door hen zelf een deel van hun loonpakket samen te laten stellen (erkenning).

Van alle verloningsvormen heeft flexibel verlonen het meeste impact op het engagement, precies omwille van die enorme autonomie.

Stap 3. Heldere procedures en communicatie

Bedrijven waar de spelregels bij ziekte duidelijk zijn, hebben minder te kampen met kort verzuim. Zorg dus voor goede afspraken. Laat zieke medewerkers zich telefonisch ziek melden bij hun leidinggevende. Ook bij de verdere opvolging van de ziekte houd je best persoonlijk contact.

Communiceer ook over deze regels: leg je mensen uit hoe en waarom je wilt bouwen aan een omgeving die een optimale mentale en fysieke gezondheid mogelijk maakt.

Stap 4. Persoonlijk contact

Een sleutelrol is weggelegd voor leidinggevenden. Studies tonen aan dat werknemers sneller geneigd zijn terug te keren uit ziekte als er persoonlijk contact plaatsvond. Dat maakt de terugkeerdrempel – die sterk verhoogt bij drie weken ziekte – kleiner. Die leidinggevenden kunnen ook proactief werken, onder meer door verzuimgesprekken met hun team te voeren.

Uiteraard kunnen ook andere collega’s hun steentje bijdragen. Tip: vraag zieke werknemers of ze een bezoekje van collega’s op prijs zouden stellen. Respecteer die keuze ook.

Stap 5. Re-integratiegesprekken

Hoe langer iemand afwezig is, hoe moeilijker het wordt om terug te keren. Bij lang verzuim loont het daarom om aandacht te besteden aan re-integratie.

Zo kun je de eerste dagen na een terugkeer de overgang verzachten door het takenpakket af te stemmen. En door het gesprek aan te gaan met de werknemer: waarmee kun je nog rekening houden om de gezondheid te verbeteren? Hiervoor kun je eventueel ook een beroep doen op externe preventiediensten voor gepaste begeleiding.

Stap 6. Integreer in een breder hr-beleid

Verzuim tegengaan met een verzuimbeleid is een goede eerste stap. Maar uiteindelijk gaat het over de gezondheid van je team. Omdat het meeste verzuim nog altijd gerechtvaardigd is – ziekte dus – is ook een welzijnsbeleid cruciaal.

Centraal staat niet de aan- of afwezigheid van je medewerkers, maar hun gezondheid, vitaliteit en inzetbaarheid. Een werk van lange adem, maar dat onmiskenbaar positieve effecten heeft voor je bedrijf én je mensen.

Engagement

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen