Het preventiecomité en de ondernemingsraad hebben een aanzienlijk bevoegdhedenpakket. Maar over de manier waarop de organen precies moeten functioneren, blijft de wetgever redelijk vaag. De sociale partners zijn aan zet om de spelregels te bepalen. Met het huishoudelijk reglement als onmisbaar instrument.
Exact 45 dagen na de verkiezingsdag (Y+45) moeten de kersverse afgevaardigden van je raad en/of comité voor het eerst rond de vergadertafel. Tijdens die eerste bijeenkomst keuren de ploegen het huishoudelijk reglement goed. Een belangrijk moment, want dat afsprakendocument is een cruciaal instrument bij de organisatie van het social overleg binnen je onderneming.
Naast een ingrediëntenlijst die de wetgever voorschrijft, is het de plaats bij uitstek voor een aantal afspraken om de dagelijkse werking te stroomlijnen. Een overzicht:
Over een aantal praktische modaliteiten spreekt de wetgever zich niet uit. Grijp daarom voor een vlotte werking het huishoudelijk reglement zeker aan om extra afspraken op papier te zetten.
De raad of het comité komt in principe samen op de zetel van de onderneming. Maar de juridische entiteit valt niet altijd samen met de technische bedrijfseenheid (TBE). Door de vergaderplaats op te nemen in het huishoudelijk reglement, neem je elke twijfel weg.
De wet stelt dat de werknemersafgevaardigden ‘de nodige tijd en faciliteiten’ moeten krijgen voor hun mandaat, op voorwaarde dat de normale werking van je organisatie niet in het gedrang komt. Zo hebben ze onder meer het recht om een voorbereidende vergadering samen te roepen. Als werkgever mag je dat niet weigeren, maar je legt er het best wel regels over vast.
Samen met zijn secretaris stelt de voorzitter de vergaderagenda op. Die bevat de verplichte punten en de items die leden aanbrengen. Maar natuurlijk behoort niet elk topic tot de bevoegdheden van de raad of het comité. Met een heldere omschrijving in het reglement voorkom je discussies.
Voor een beperkt aantal beslissingen bepaalt de wet hoe ze moeten worden genomen (bv. de aanstelling van de bedrijfsrevisor). Verder geldt de unanimiteitsregel, waardoor elke afgevaardigde vetorecht heeft. Wil je hiervan afwijken, dan moet je dat aangeven in het huishoudelijk reglement. Vaak wordt een dubbele meerderheid – van zowel werknemers- als werkgeversafvaardiging – gehanteerd.
Bestaat er een huishoudelijk reglement op sectorniveau, dan moet je je daarop baseren. Maar zelfs in dat geval is het raadzaam om wijzigingen of aanvullingen aan te brengen in functie van specifieke organisatienoden.
Conclusie: met je huishoudelijk reglement klop je de palen voor vier jaar sociaal overleg binnen je organisatie. Toch merken we dat het in de praktijk nog vaak stiefmoederlijk wordt behandeld. Er wordt snel een modeldocument gekopieerd of de afvaardiging krijgt het exemplaar van de vorige legislatuur toegeschoven. Een gemiste kans, als je het ons vraagt. Bij SD Worx pleiten we voor een reglement op maat van je organisatie én afvaardiging.
Door Jan Vanthournout - manager Tax & Legal
Jan Vanthournout is legal manager bij SD WORX en als academisch consulent verbonden aan de vakgroep sociaal recht van de Universiteit Gent.
