Het huishoudelijk reglement: zo maak je er werk van

Het preventiecomité en de ondernemingsraad hebben een aanzienlijk bevoegdhedenpakket. Maar over de manier waarop de organen precies moeten functioneren, blijft de wetgever redelijk vaag. De sociale partners zijn aan zet om de spelregels te bepalen. Met het huishoudelijk reglement als onmisbaar instrument.

Exact 45 dagen na de verkiezingsdag (Y+45) moeten de kersverse afgevaardigden van je raad en/of comité voor het eerst rond de vergadertafel. Tijdens die eerste bijeenkomst keuren de ploegen het huishoudelijk reglement goed. Een belangrijk moment, want dat afsprakendocument is een cruciaal instrument bij de organisatie van het social overleg binnen je onderneming.

Naast een ingrediëntenlijst die de wetgever voorschrijft, is het de plaats bij uitstek voor een aantal afspraken om de dagelijkse werking te stroomlijnen. Een overzicht:

1. De verplichte ingrediënten

• de termijn voor de inschrijving van een agendapunt door een lid van de ondernemingsraad;
• de termijn voor de oproeping tot vergadering;
• de inhoud van de oproeping met vermelding van de agendapunten;
• de taak van de voorzitter en de regeling van zijn vervanging;
• de taak van de secretaris en de regeling van zijn verkiezing en vervanging;
• regels in verband met het verloop van vergaderingen;
• regels om notulen op te stellen, goed te keuren en mee te delen aan elk lid;
• de werkwijze om het personeel te informeren over de activiteiten van de raad;
• hoe het archief wordt bewaard en door de leden raadpleegbaar is;
• de procedure om het reglement te wijzigen.

2. Organisatorische afspraken

Over een aantal praktische modaliteiten spreekt de wetgever zich niet uit. Grijp daarom voor een vlotte werking het huishoudelijk reglement zeker aan om extra afspraken op papier te zetten.

1. De vergaderlocatie

De raad of het comité komt in principe samen op de zetel van de onderneming. Maar de juridische entiteit valt niet altijd samen met de technische bedrijfseenheid (TBE). Door de vergaderplaats op te nemen in het huishoudelijk reglement, neem je elke twijfel weg.

2. De afspraken rond voorbereidingstijd

De wet stelt dat de werknemersafgevaardigden ‘de nodige tijd en faciliteiten’ moeten krijgen voor hun mandaat, op voorwaarde dat de normale werking van je organisatie niet in het gedrang komt. Zo hebben ze onder meer het recht om een voorbereidende vergadering samen te roepen. Als werkgever mag je dat niet weigeren, maar je legt er het best wel regels over vast.

3. De inhoudelijke scope

Samen met zijn secretaris stelt de voorzitter de vergaderagenda op. Die bevat de verplichte punten en de items die leden aanbrengen. Maar natuurlijk behoort niet elk topic tot de bevoegdheden van de raad of het comité. Met een heldere omschrijving in het reglement voorkom je discussies.

4. Het nemen van beslissingen

Voor een beperkt aantal beslissingen bepaalt de wet hoe ze moeten worden genomen (bv. de aanstelling van de bedrijfsrevisor). Verder geldt de unanimiteitsregel, waardoor elke afgevaardigde vetorecht heeft. Wil je hiervan afwijken, dan moet je dat aangeven in het huishoudelijk reglement. Vaak wordt een dubbele meerderheid – van zowel werknemers- als werkgeversafvaardiging – gehanteerd.

Bestaat er een huishoudelijk reglement op sectorniveau, dan moet je je daarop baseren. Maar zelfs in dat geval is het raadzaam om wijzigingen of aanvullingen aan te brengen in functie van specifieke organisatienoden.