Met deze stappen onderbouw je je personeelsbeleid met cijfers

Door Tanguy Nicolay - 26 juli 2017 - Leestijd: 6 minuten

HR Rapportering

Zijn bepaalde werknemers vaker ziek dan anderen? Of sterker: swingt het ziekteverzuim de pan uit binnen je organisatie? Je buikgevoel als personeelsverantwoordelijke antwoordt misschien volmondig ‘ja’ of ‘neen’ op deze vragen, maar klopt dat wel?

personeelsbeleid met cijfers

Je hoeft nochtans geen expert te zijn om dergelijke vraagstukken objectief op te lossen. De inzichten liggen bijna letterlijk voor het rapen in je payrollgegevens. Ontdek hoe je, in vijf eenvoudige stappen, je personeelszaken cijfermatig evalueert, opvolgt en naar nieuwe hoogtes tilt.

1. Bepaal wat je wilt meten

Wat wil je precies te weten komen en waarom? Een cijfermatige hr-aanpak staat of valt met die vraag. De lijst met parameters om op te rapporteren lijkt misschien eindeloos, maar niet alle mogelijkheden zijn even relevant voor je onderneming. Weloverwogen kiezen wat je gaat meten, is dus de boodschap.

In de praktijk: enkele voorbeelden van relevante parameters

  • In de horeca en kleinhandel is de loonkost per medewerker een belangrijke parameter om te monitoren. Alle personeelskosten meegerekend, zijn de winstmarges er immers beperkt.
  • De beschikbare medewerkerscapaciteit en de kortetermijnplanning ervan zijn cruciaal cijfermateriaal voor sectoren met hoge productiepieken en -dalen.
  • Wegens de hoge aanwervingskosten is het voor groeibedrijven, in de IT-sector bijvoorbeeld, belangrijk om het medewerkersverloop in het eerste jaar goed op te volgen.

 

2. Kies voor een geautomatiseerde aanpak

Personeelsgegevens verzamelen, bijhouden, verwerken, analyseren en rapporteren: manueel kan het erg tijdrovend zijn. Met de juiste software haal je echter een pak meer uit je payrollgegevens. En kun je, zonder veel extra inspanningen, rapporten aanmaken voor elke parameter en medewerker.

In de praktijk: personeelscapaciteit

Stel, de afgelopen maanden slaagde je bedrijf er minder goed in om deadlines of leveringstermijnen te respecteren. Nu rijst de vraag: ‘moet ik iemand extra in dienst nemen om het werk rond te krijgen?’

Vóór je een intuïtief antwoord geeft, neem je beter je personeelsgegevens bij de hand om een duidelijk rapport op te stellen. Met een overzicht van prestaties en afwezigheden kun je bijvoorbeeld de gepresteerde uren percentueel afwegen tegen de niet-gepresteerde uren. Zo krijg je een objectief beeld van de bezettingsgraad binnen je bedrijf.

Waren er relatief meer ziekte- of andere ongeplande afwezigheden? Dan is de toegenomen werkdruk eerder daaraan te wijten, dan aan een structureel personeelstekort.

 

3. Plaats het cijfermateriaal in perspectief

Cijfers zeggen pas écht iets in relatie tot andere cijfers. Vergelijk je personeelsdata – van verloop, over absenteïsme, tot uurlonen – met de nationale arbeidsmarkt of met bedrijven uit je regio, je sector of van dezelfde grootte. Zo zie je meteen of je personeelsbeleid op het juiste spoor zit.

In de praktijk: personeelsverloop

Neem nu de vraag: ‘3% verloop, is dat veel of weinig?’ Via het Performance Dashbord, een interactieve benchmarktool van SD Worx, kun je, naast sector- en regiovergelijking, nog een stap verder gaan en ook de mogelijke oorzaken via benchmarking blootleggen.

Een voorbeeld: de hr-verantwoordelijke van een kmo kreeg het gevoel dat veel ervaren medewerkers het schip verlieten. Door dieper in het cijfermateriaal te duiken, werd dat ook zwart op wit vastgesteld. Het verloop bleek zich vooral te situeren bij werknemers met meer dan 10 jaar anciënniteit.

Vervolgens werd het uurloon van die groep medewerkers vergeleken met de markt. Wat bleek? Dat lag lager dan het gemiddelde. Om ervaren medewerkers te behouden, wist het bedrijf wat het te doen stond: de verloningspolitiek bijschaven. 

 

4. Stuur je personeelsbeleid gericht bij

Je bepaalde wat je wilt meten? Check. Je hebt een systeem op poten gezet om die relevante parameters te analyseren? Dubbelcheck. Dan staat je nog één iets te doen: volg alles stelselmatig op. Zo kun je gefundeerde hr-keuzes maken en zie je of je beslissingen ook effectief vruchten afwerpen.

Tip: verlies nooit de context uit het zicht. Bekijk en interpreteer de cijfers altijd binnen een ruimer kader. Bevestigen ze echter je buikgevoel? Dan is dat een sterk signaal om je personeelsbeleid bij te sturen.

In de praktijk: ziekteverzuim

Misschien denk je van een bepaalde medewerker dat hij vaak ziek is. Maar is dat wel zo? Is hij vaker ziek dan anderen? En waaraan zou het kunnen liggen? Merkt je soortgelijk verzuim op binnen een afdeling, dan zit de werksfeer er misschien voor iets tussen. Of zijn er leeftijdsgebonden of andere individuele redenen in het spel? Door verzuimpercentages systematisch op te volgen, kom je vaak tot interessante inzichten – tot op individueel niveau – en kun je daadkrachtig ingrijpen.

Bovendien kun je zo ook realistische hr-doelstellingen bepalen. Stel, je wilt je beleid focussen op het behouden van werknemers. Dan moet je het beter doen dan je sectorgenoten, om verloop te vermijden. Het benchmarkcijfer voor je sector – lees: hoe goed je het doet in vergelijking met je sectorgenoten – is dan het referentiepunt voor beleidsaanpassingen. Let wel: afwijken van het gemiddelde is niet altijd een probleem, bijvoorbeeld als je het beter doet.

 

5. Rapporteer in functie van een welbepaalde doelstelling

je eerste stappen in rapportering? Probeer dan niet meteen alles cijfermatig te evalueren en beperk het aantal parameters in eerste instantie tot het absolute (en relevante) minimum. Bepaal daarbij een duidelijke doelstelling. Ziekteverzuim in kaart brengen, loonkosten onder controle houden, de verloningspolitiek voor elk medewerkersprofiel optimaliseren: aan jou de keuze.

In de praktijk: de 7 interessantste personeelsrapporten

Klaar om je personeelsbeleid cijfermatig te evalueren? Doe het stap voor stap en begin met een van de zeven rapporten die kmo’s het vaakst gebruiken. Ontdek ze in onze whitepaper over interessante personeelsrapporten.


cijfers personeelsbeleid 

 

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen